Сотрудник работает удаленно в соответствии с приказом по организации. Он решил уволиться из организации. Гражданин находится за пределами Российской Федерации, приезжать для оформления увольнения не планирует. Как правильно оформить такое увольнение? Можно ли руководствоваться сканами заявлений работника, пересланными по электронной почте или с помощью мессенджеров
23.04.2020 распечатать Удаленно уволиться с дистанционной работы несложно, но эта процедура имеет свои особенности, связанные с характером такой работы. Как расторгнуть трудовой договор, если сотрудник работает дистанционно и как правильно оформить кадровые документы, читайте в статье.
Что отличает дистанционную работу от офисной
По действующему законодательству работник по согласованию с работодателем может работать не на рабочем месте, созданном работодателем, а в удалении от него. Удаленный труд без привязки к определенному месту выполнения работы называется дистанционным (гл. 49.1 ТК РФ).
Так же как и обычная работа в офисе, дистанционная подчиняется правилам Трудового кодекса и оформляется трудовым договором с работником. В то же время дистанционный труд имеет свои особенности.
Оформление дистанционного работника Читать далее…
Во-первых, поскольку дистанционная работа не привязана к какому-либо месту, это позволяет работнику самостоятельно распределять время труда и отдыха. Во-вторых, дистанционщик не привлекает к работе других лиц. В-третьих, дистанционная работа может выполняться средствами труда, принадлежащими как работнику, так и работодателю.
А работник может претендовать на выплату ему компенсации за использование личного имущества. В-четвертых, при дистанционной работе создаются только интеллектуальные продукты. Наконец, взаимодействие работника с работодателем происходит через электронные средства связи или обычную почту.
Для работника можно также оформить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП), что позволит ему создавать документы, электронная форма которых имеет юридическую силу.
Электронный обмен документами с дистанционщиком Читать далее…
к содержанию ↑Как оформить кадровые документы на дистанционщика
- трудовой договор;
- трудовая книжка;
- паспорт, свидетельство СНИЛС, документы о воинском учете и об образовании и т.д.;
- оригиналы документов, дающих право на получение пособий, выплачиваемых из ФСС;
- бумажные справки от работодателя, полученные по запросу работника;
- заверенная копия приказа об увольнении работника.
Как оформить приказ об увольнении
В виде электронных документов работник и работодатель могут обмениваться:
- согласованным вариантом трудового договора для дальнейшего подписания на бумаге;
- внутренними нормативными актами;
- приказами, распоряжениями, уведомлениями и требованиями работодателя;
- заявлениями и объяснениями работника;
- справками, оформляемыми в виде электронного документа по запросу работника.
Электронный документ подписывают УКЭП отправляющей стороны. Принимающая сторона должна ответить электронным подтверждением о получении этого документа.
к содержанию ↑Как расторгнуть трудовой договор с дистанционщиком
Расторгнуть трудовой договор о дистанционной работе можно по тем же основаниям, которые содержит Трудовой кодекс. А можно и по дополнительным, которые указаны в трудовом договоре. Таким дополнительным основанием может стать, например, однократное нарушение срока выполнения работы без уважительной причины.
Увольнение по основаниям, внесенным в трудовой договор, равнозначно увольнению по инициативе работодателя. Правда, наличие таких оснований работодателю придется доказать. Если увольнение состоялось, то в приказе об увольнении и в трудовой книжке нужно ссылаться на статью 312.5 ТК РФ.
Удаленного работника невозможно уволить за прогулы, опоздание или появление на работе в состоянии опьянения, поскольку работодатель не имеет возможности это проконтролировать.
Увольнение удаленного работника происходит в обычном порядке. При этом нельзя увольнять:
- в периоды болезни, отпуска, беременности;
- женщин с малолетними детьми и одиноких родителей.
Если дистанционный работник увольняется по собственному желанию, то заявление на увольнение он может подать как на бумаге, так и в виде электронного документа, заверенного УКЭП.
Увольнение по собственному желанию
Приказ об увольнении направляют работнику электронно, но его копию, оформленную на бумаге, обязательно отсылают работнику заказным письмом.
Бумажную трудовую книжку и справки о доходах – 2-НДФЛ и о сумме заработной платы по форме 182н, также будут направлены работнику по почте заказным письмом. А вот заявления с просьбой переслать трудовую книжку по почте и оформить справки о доходах на бумаге можно подать работодателю электронно.
Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»
к содержанию ↑Заявление на увольнение по электронной почте
Действующее законодательство позволяет сотруднику расторгнуть договор трудоустройства с организацией по собственной воле. О своем решении необходимо заблаговременной уведомить руководителя организации. Для этого может быть направлено заявление на увольнение по электронной почте.
Судебная практика показывает, что дистанционное увольнение может привести к серьезным последствиям для каждой из сторон из-за того, что не были учтены многочисленные нюансы.
Ч.2 статьи 80 Трудового кодекса Российской Федерации, обязывает работника заблаговременно оповестить руководителя организации о своем желании прекратить сотрудничество. Для этого составляется заявление об увольнении, в котором работник должен изъявить просьбу о разрыве ранее заключенного трудового договора. Сделать это необходимо за 2 недели до наступления желаемой даты увольнения.
Как отправить заявление, выбирает сам работник. Наилучшим вариантом будет личная передача документа в отдел кадров, так как такой способ гарантирует полное соблюдение сроков увольнения. Однако, бывают ситуации, когда гражданин не может лично присутствовать в организации для передачи заявления, например, из-за нахождения в отпуске, на больничном или по иным уважительным причинам.
В таких ситуациях работник может подать заявление дистанционно.
Сразу возникает вопрос – можно ли отправить заявление по электронной почте. На законодательном уровне было установлено, что заявление, отправленное в электронном виде, имеет равную юридическую силу с документом, представленном на бумажном носителе. Данное право предусмотрено ФЗ №63.
Главным требованием является наличие цифровой подписи, заверенной у нотариуса.
Важно знать! Если работник первоначально составил заявление в письменной форме и заверил его своей подписью, а после этого отсканировал и отправил по электронной почте, то в такой ситуации увольнение будет неправомерным. Для того, чтобы прекращение сотрудничества было полностью законно, работник должен предоставить в кратчайшие сроки руководителю оригинал заявления.
Заявление должно быть составлено в документе Microsoft Word в формате doc. На законодательном уровне не установлен единый образец, что позволяет работнику составить его в произвольной форме. При этом, в документе обязательно должна быть отражена следующая информация:
- точное наименование организации;
- должность и ФИО лица, на чье имя составляется документ.
- структурное подразделение, должность и ФИО лица-заявителя;
- наименование документа – «Заявление»;
- просьба сотрудника прекратить трудовые отношения по его желанию. В данном пункте работник может указать желаемую дату увольнения. Кроме этого, если у сотрудника имеются уважительные причины, позволяющие не проходить отработку, то он может проинформировать об этом руководителя. Например, «Прошу уволить меня по собственному желанию 14.01.2021 года без отработки в связи с необходимостью ухода за ребенком».
Важно знать! Если сотрудник знает, что не сможет лично присутствовать при увольнении, то он может в заявлении выразить просьбу об отправке всех документов по почте. В такой ситуации работодатель в последний день должен отправить трудовую книжку и иные документы по почте с помощью заказного письма с уведомлением о получении.
В конце документа обязательно должна стоять дата его составления, а также цифровая, нотариально заверенная, подпись работника, без которой заявление не имеет юридической силы.
Образец заявления об увольнении по собственному желанию
Перед пересылкой документа работник должен удостовериться о наличии в организации электронной почты, а также узнать точный адрес для отправки.
Важно знать! В течение всего двухнедельного периода работник имеет право на отзыв заявления. Сделать это можно также по электронной почте, путем подачи еще одного заявления с просьбой аннулирования предыдущего документа. В данной ситуации также необходима заверенная цифровая подпись заявителя.
При отправке заявления об увольнении работник должен соблюдать сроки, предусмотренные на законодательном уровне. Так оповестить директора организации о своем уходе необходимо минимум за 2 недели до даты увольнения. Отсчет данного срока начинается со следующего дня после получения от работника заявления и его регистрации.
В случае отправки документа по электронной почте дату его получения можно узнать во входящих сообщениях.
При наличии указанных уважительных причин срок отработки может быть сокращен.
Важно! Любая уважительная причина подкрепляется документом, который является доказательством необходимости сократить или убрать срок отработки.
Главным нюансом является правильное составление документа. Это относится как к заявлению, так и к доказательной базе, которая регламентирует уважительную причину. Среди основных особенностей, которые работники упускают при отправке электронной почтой:
- все документы, которые отправляются совместно с заявлением, также должны быть закреплены электронной печатью или заверены нотариально;
- для отправки документов при увольнении, потребуется указать каким образом это работодатель может сделать, так как по умолчанию вся документация, в том числе трудовая, выдаются на руки;
- также можно указать способ расчета, например, расписать необходимый счет, на который перевести деньги.
Все эти моменты могут значительно упростить процедуру. Стоит учесть, что по умолчанию основным является личное получение документационного пакета и расчета в крайний рабочий день.
Если работник не может лично явиться в отдел кадров или воспользоваться услугами почтовой связи, то законом предусмотрено отправка заявления на увольнение по электронной почте. Важными моментами считаются правильное заполнение всех данных, а также использование подписи цифрового типа. При любых нарушениях в заполнении документа работодатель вправе не принимать такой документ.
к содержанию ↑Удалить/уволить, как правильно попрощаться с сотрудником на удаленке?
После пандемии коронавируса удаленка плотно вошла в жизнь российского бизнеса. Плюсов много: сокращаются расходы на аренду офиса, коммунальные платежи и так далее. После победы на медицинском фронте, многие так и не вернулись к до пандейминому режиму работы, «удалив» сотрудников окончательно.
Но новый формат работы вызывает вопросы: как правильно оформить и уволить сотрудника на дистанционке. Эксперты консалтинговой компании «Простые решения» поделились опытом в этом вопросе.
к содержанию ↑Равные права и обязанности
Удаленный сотрудник является сотрудником, на которого распространяются все нормы Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ), включая увольнение. Расторжение трудового договора с удаленным сотрудником может производиться по желанию сотрудника, согласованию сторон, а также по инициативе работодателя в соответствии со статьей 81 ТК РФ.
Но у работодателей есть два дополнительных основания для увольнения удалённого сотрудника (ст. 312.8 ТК РФ).
Пункты 312.2 и 312.3 ТК РФ позволяют заключать или прекращать соглашения с удаленным сотрудником путем обмена электронными документами. Здесь работодателю требуется обладать улучшенной квалифицированной электронной подписью, в то время как работнику достаточно улучшенной неквалифицированной электронной подписи.
Однако работодатель обязан в течение трех рабочих дней отправить уволенному сотруднику официально заверенную бумажную копию приказа об окончании трудового договора (пункт 312.8 ТК РФ).
Если у сотрудника есть возможность посещать офис компании лично, он может заключить или расторгнуть договор стандартным способом – приходя в офис и подписывая бумажные документы.
Однако, если сотрудник работает на удаленке и живет в другом городе, регионе или стране, то рекомендуется включить в договор условие о необходимости получения сотрудником электронной подписи уже на этапе приема на работу. В таком случае, работодатель может возместить сотруднику расходы, связанные с оформлением электронной подписи. Это позволит впоследствии при увольнении обмениваться электронными документами без каких-либо проблем с подписью.
Наилучшей практикой будет оформление электронной подписи при заключении трудового договора с удаленным сотрудником, даже если в настоящий момент он проживает в непосредственной близости от офиса компании. Ведь возможен не только переезд сотрудника, но и релокация всей компании. И в будущем никто не вспомнит о необходимости электронной подписи, что может вызвать проблемы только при увольнении.
Если на момент увольнения все же отсутствует электронная подпись, и сотрудник не может лично приехать в офис в последний рабочий день, работодатель должен направить ему письмо с полной необходимой информацией.
Роструд разъяснял, что, если работник не может получить документы, связанные с его работой, в день увольнения (например, из-за его отсутствия), работодатель имеет право отправить их по почте. Не требуется получение согласия работника на отправку таких документов по почте. Однако можно уведомить работника о отправке, например, по телефону.
А вот с расчетом проблем быть не должно. Деньги могут быть переведены на банковскую карту, где бы сотрудник ни находился.
к содержанию ↑Выдача трудовой книжки
В трудовую книжку можно внести информацию об удаленной работе, но можно этого и не делать, если сотрудник сам того пожелает (согласно статье 312.2 Трудового кодекса РФ).
Если у сотрудника все еще есть бумажная трудовая книжка, и он не отказался от нее в пользу электронной, книжку следует выдать ему при увольнении. Проще всего если сотрудник сможет явиться в офис компании в день увольнения и получить книжку.
Когда удаленный сотрудник этого сделать не может вариантов действий у компании два (согласно статье 84.1 ТК РФ). Первый – отправить трудовую книжку заказным письмом с уведомлением о вручении, но для этого требуется предварительное письменное согласие работника. Второй – если такого согласия на день увольнения нет, нужно послать работнику письмо с просьбой получить трудовую книжку или разрешить отправку по почте.
В случае, если работник в конце концов решит получить трудовую книжку лично, работодатель обязан выдать ее в течение трех рабочих дней, после того как получит письменный запрос.
Если у сотрудника нет бумажной трудовой книжки, потому что он отказался от нее в пользу электронной и не получил ее на руки при устройстве на работу, то работодателю требуется лишь отправить отчет СЗВ-ТД в ПФР не позднее следующего дня после увольнения.
Кроме того, в этой ситуации в день увольнения работнику необходимо предоставить информацию о его трудовой деятельности в виде формы СТД-Р.
к содержанию ↑По собственному желанию или соглашению сторон
При увольнении по собственному желанию сотрудник может принести заявление как лично в офис, также отправить его в электронном формате или почтой заказным письмом с уведомлением о получении. В этом случае сотрудник должен отработать две недели перед увольнением. Срок начинается со следующего дня после получения работодателем заявления (согласно статье 80 Трудового кодекса Российской Федерации).
Если сотрудник принес заявление на бумаге, дату получения определить можно по отметке работодателя на втором экземпляре. В случае отправки в электронном виде, дата получения будет видна в реквизитах электронного документа. При почтовой пересылке работник получит карточку-уведомление с указанием даты вручения письма работодателю.
При увольнении по соглашению сторон работник и работодатель заключают специальное соглашение, в котором оговаривают все условия расторжения трудового договора. В данном случае нет необходимости отработать две недели, так как дату увольнения стороны немедленно устанавливают в соглашении. Соглашение можно подписать как на бумаге, так и в электронном формате.
к содержанию ↑Увольнение по инициативе работодателя
Уволить сотрудника по инициативе работодателя является сложной задачей. Работник обычно не соглашается с предложенным увольнением и даже может активно противодействовать ему. Поэтому необходимо строго следить за соблюдением всех сроков и правил оформления документов.
В случае удаленной работы возникают дополнительные трудности.
Увольнение за нарушение правил работы
На удаленной работе очень сложно доказать, что сотрудник нарушал правила работы. Для этого требуется проведение медицинского освидетельствования, но если сотрудник не находится на территории работодателя, то его провести практически невозможно. Даже если сотрудник живет в том же городе, где находится офис работодателя, он не обязан пускать членов комиссии в свою жилую площадь.
Увольнение за прогул
С прогулом сложная ситуация. Прогул — это, когда сотрудник отсутствует на рабочем месте весь день или более 4 часов подряд. Однако основная идея удаленной работы заключается в том, что сотрудник работает вне объектов, которые контролирует работодатель (согласно статье 312.1 Трудового кодекса РФ).
Поэтому у удаленного сотрудника нет точно определенного рабочего места, как это определено в статье 209 Трудового кодекса РФ – место, которое находится под контролем работодателя. Вариантом увольнения за прогул является увольнение за невыход на связь, о чем мы расскажем далее.
Удаление удаленного сотрудника за прогул возможно, если согласно условиям контракта он работает в смешанном формате, что подразумевает присутствие в офисе в определенные дни и удаленную работу в другие дни. Такой способ организации удаленной работы описан в статье ст. 312.1 ТК РФ.
В случае отсутствия сотрудника на рабочем месте в дни, когда он обязан быть там согласно контракту, работодатель имеет право уволить его за прогул на общих основаниях.
Как забрать трудовую книжку
При увольнении по доверенности вашу трудовую книжку получит представитель. В остальных случаях направьте руководству заявление, в котором дайте согласие отправить трудовую книжку вам почтой. Укажите адрес, на который необходимо выслать документ.
При отсутствии такого заявления выслать вам трудовую книжку работодатель не сможет, даже при дистанционном увольнении (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ ).
Но помните, что трудовые книжки за границу работодатель выслать не сможет (см. статью 3 закона СССР от 24.06.1991 № 2261-1 ).
Следующая