Как правильно заполнить конверт
Ни для кого не секрет, что с появлением современных цифровых технологий почтовая переписка отошла на второй план. Люди стали активно общаться посредством электронной почты или в социальных сетях. Однако и сейчас в нашей жизни возникает множество ситуаций, когда нам необходимо отправить письмо на тот или иной адрес.
Взять, к примеру, деятельность какой-либо крупной компании. Отправка договоров, бланков соглашений с печатями, массовые рассылки и т.д. производятся именно в почтовых конвертах.
При этом очень важно правильно заполнить конверт, ведь от качества его оформления напрямую зависит скорость обработки и доставки корреспонденции.
Если доставка письма будет осуществляться в пределах России, данные об отправителе и получателе заполняются на русском языке. При международных пересылках вся информация должна быть представлена на английском языке. При необходимости рядом можно продублировать данные на языке страны-получателя.
Для того, чтобы правильно заполнить конверт, адрес отправителя должен быть указан в левом верхнем углу, адрес получателя — в правой нижней части конверта. В настоящее время Почта России использует новейшие технологии сортировки почты, поэтому очень важно соблюдать правила заполнения почтового адреса и индекса на конверте.
Вся информация должна быть написана разборчивым почерком (лучше печатными буквами) или с помощью принтера. Второй вариант наиболее актуален при организации масштабных почтовых рассылок. Оптимизировать процесс отправки почтовых сообщений поможет специальная программа для печати конвертов , например «Почтовые Конверты» от AMS Software.
Продукт прост и удобен в использовании и позволяет правильно заполнить конверт и распечатать по ГОСТу в формате C6, DL, C5, C4, B4, а также в любом произвольном размере. С помощью программы можно создавать как отдельные почтовые конверты, так и производить массовые рассылки любого масштаба. Редактор поможет вам правильно заполнить конверт, указать все необходимые данные, а также подобрать уникальный дизайн конверта.
Утилита предусматривает ведение базы адресатов, где хранится вся необходимая информация об отправителях и получателях.
В настоящее время действуют следующие правила заполнения адреса на конверте.
1. Наименование адресата
2. Улица, номер дома, номер квартиры
3. Населенный пункт (город, поселок, село)
5. Название области, округа, республики и т.п.
7. Почтовый индекс
Почтовый индекс получателя указывается не только в адресе, но и в поле так называемого кодового штампа. Для того, чтобы правильно заполнить конверт, кодовый штамп должен содержать цифры, записанные по образцу.
Иногда при организации массовых рассылок требуется изготовить конверты в «фирменном» стиле. Программа «Почтовые Конверты» поддерживает печать конвертов с логотипом , добавление фирменных надписей и других элементов декора.
При указании адресов не допускаются орфографические ошибки, исправления, а также сокращения наименований. Для того, чтобы правильно заполнить конверт, заранее проверьте правильность написания элементов адреса. Подойдите к процессу заполнения конвертов максимально ответственно и аккуратно.
Качественно заполненный конверт — гарантия скорого получения его адресатом.
к содержанию ↑Программа поддерживает:
Windows Vista, XP, 7, 8 и Windows 10
Отзывы пользователей
Николай Захаров
г. Москва
Программа «Почтовые Конверты» с самого начала привлекла меня удобным и продуманным интерфейсом. В ней есть всё необходимое для печати большого числа фирменных конвертов. Это серьёзный продукт — одна из лучших программ в своём роде!
Марина Мостецкая
г. Калининград
Наша компания регулярно проводит почтовые рассылки. Пытаясь автоматизировать этот процесс, мы пробовали разные программы, однако каждый раз сталкивались с их ограничениями. Купив полную версию «Почтовых Конвертов», мы решили сразу множество проблем.
Радует отличный импорт адресов из Excel и полная свобода в создании бланков конвертов!
Автоматизируйте печать конвертов и рассылку писем с программой «Почтовые Конверты»!
к содержанию ↑Все об индексе получателя
Что же подразумевается под почтовым адресом? Представим, что вы хотите отправить письмо близкому другу в деревню Ильино, которая расположена в тридцати километрах от райцентра. Сами вы проживаете в Москве. Допустим, что вы точно знаете адрес друга, но этого недостаточно.
На конверте и в бланке для посылок имеется поле с написанием шести цифр. Очень важно знать, какой почтовый индекс по адресу. Именно те самые шесть цифр, которые следует прописать в первую очередь.
Без индекса (кодового штампа) посылку, бандероль, простое или заказное письмо сотрудники почты не примут. Поэтому обязательно узнайте точно, какой индекс у районной почты, которая занимается отправкой писем в деревню Ильино. Здесь нужно быть внимательным, так как если написать индекс другого почтового отделения, то письмо может вовсе не дойти.
Почтовое отделение работает только с теми адресами, которые к нему находятся ближе всего. Бывают исключения, когда совершается досылка из ошибочного отделения в нужное.
А теперь рассмотрим пример почтового адреса, после написания индекса, который пишется дважды. Кстати, стоит отметить этот момент, потому что зачастую людей, отправляющих письмо впервые, смущает то, что на конверте напечатаны два поля: одно внизу, сразу под адресом, второе – снизу в виде пропечатанных точками цифр. Заполнять нужно и маленькое окошко, и большое одним и тем же номером индекса.
На обратной стороне конверта имеется образец, как правильно прописывать цифры.
к содержанию ↑Отправитель и получатель
На конверте, а также на пакете или коробке с посылкой есть строки с фразами «от кого» и «кому». Вполне ясно, что тот, кто отправляет письмо, должен написать свой адрес для почтовых отправлений в форму с надписью «от кого». Соответственно, тот, кто занимается отправкой, является отправителем.
Как правило, при отправке посылки выдается чек с адресом отправителя и получателя, а также стоимостью пересылки, почтовым идентификатором. Но нас интересуют сейчас только отправитель и получатель. Таким образом, получателем является тот, кому отправляют посылку или письмо.
Очень важно понимать это, так как на почте могут задать вопрос, например: «Вы знаете адрес получателя?» Или же спросят, кто является отправителем.
Как и чем заполнять адрес
Почтовый адрес – это ответственный момент при совершении пересылки писем и посылок. Ни в коем случае нельзя допустить, чтобы данные размылись или стерлись. Кроме того, писать нужно разборчивым почерком и крупным шрифтом.
Поэтому недопустимо заполнять конверты карандашом или яркими ручками, фломастерами. Рекомендуется использовать гелевые, шариковые, перьевые ручки черного или синего цвета для заполнения бумажного конверта. При отправке посылки в фирменном пакете «Почты России» или на бланке с глянцевой поверхностью желательно использовать черный маркер, стойкий по отношению к влаге и трению.
к содержанию ↑На чем пишется адрес
Ранее мы упоминали в основном письма и посылки. Теперь следует перечислить типы почтовых отправлений, чтобы сориентироваться, какую услугу заказывать у почты.
Начнем с писем. В конверте можно отправить открытку, несколько листов с текстом или рисунками, фотографии и вырезки из газет. То есть маленькие и плоские предметы, но не представляющие материальной ценности (деньги, документы, ксерокопии паспорта и т.
д.). Как написать адрес на почтовом конверте так, чтобы не испортить то, что внутри? Желательно подписать конверт, пока он пустой. Только потом вкладывать нужные предметы.
Если надо отправить предметы большего размера, например одну небольшую книгу, DVD-диск или календарь, то стоит попросить оператора почтовой связи об отсылке бандероли. Более крупные предметы отправляются посылкой в пакете или коробке. При заполнении пакета также следует сначала написать правильный почтовый адрес, а потом уже вкладывать в него предметы и запечатывать.
Заказные письма также требуют правильного заполнения. Они чаще всего предназначены для пересылки ценных бумаг, поэтому следует знать точный адрес и Ф.И.О. получателя. Также следует обязательно написать свой обратный адрес.
Порядок заполнения формы с адресом
Теперь давайте разберем последовательность заполнения адреса. Принято сначала писать фамилию, имя и по возможности отчество человека, которому отправляете письмо. Например, «Сергееву Ивану» или «Сергееву Ивану Алексеевичу».
Допустимо писать инициалы. Письма приходят сразу в почтовый ящик без уведомления.
Далее в строчке «Адрес» пишем улицу и дом (если частный сектор) либо улицу, дом, корпус/строение (если имеется), квартиру/комнату. Данные должны быть точными, а цифры — четкими. Нельзя допускать, чтобы, например, цифра «7» читалась как цифра «1», иначе почтальон может ошибиться и отправить письмо не туда, куда нужно.
Затем пишется название населенного пункта (например, поселок Сосенки Осташковского района Тверской области). Разрешается писать адрес в другой последовательности: область/край, район/областной центр, населенный пункт, улица и дом. Также можно сокращать «район» — «р-н», а «область» — «обл.» и так далее.
Следует еще раз напомнить о том, чтобы вы обязательно узнали, какой почтовый индекс по адресу получателя, также вам нужно знать и свой на случай неудачной попытки вручения.
Важность написания настоящих Ф.И.О. получателя
Почтовый адрес – это неотъемлемая задача отправителя, кроме того, требуется указывать фамилию, имя и отчество, как свое в графе «От кого», так и в графе «Кому». Особенно это касается посылок и заказных писем с бандеролями. Дело в том, что в почтовый ящик получателю (адресату) приходит не сама посылка или заказное письмо, а только уведомление.
Его нужно заполнить (получателю следует вписать свои паспортные данные), затем с уведомлением и паспортом прийти на почту. Если Ф.И.О. не совпадают, то посылку или заказное письмо могут не вручить.
Следующая