Электронная трудовая книжка: плюсы, минусы и как оформить

Разбираемся, что собой представляет электронная трудовая книжка (ЭТК), в чём её удобство для сотрудников и каким способом можно узнать информацию из неё.

Развернуть

Что такое электронная трудовая книжка и зачем она нужна?

По сути, это информация о трудовом стаже человека: где и в каком году он работал, какую должность занимал, с какой работы уволился, когда и по какой причине. Эти данные заносятся в базы данных Социального фонда (СФР). Вот для чего они нужны:

• Правильно посчитать трудовой стаж и назначить гражданину пенсию.
• Подтвердить опыт, необходимый для новой работы. Потенциальный работодатель по сведениям из ЭТК может узнать, где работал соискатель, причём трудовую книжку, в отличие от резюме, нельзя подделать.

С 2020 года в России ЭТК заводится для каждого, кто работает по трудовому договору. Отказаться от неё невозможно, но сотрудникам, у которых до начала реформы уже был традиционный документ, можно написать соответствующее заявление и сохранить его. Информация из ЭТК просто дублируется в бумажную — по желанию владельца.

Для тех же, кто получил первую официальную работу в 2021 году или позже, трудовые книжки существуют в электронном формате, без исключений.

Как выглядит электронная трудовая книжка?

Может показаться, что трудовая книжка в электронном виде — полный аналог бумажного варианта. Но это не совсем так.

Официальное название такого документа — СТД-СФР («Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов Фонда пенсионного и социального страхования РФ»). Его можно распечатать, отправить по электронной почте своему будущему работодателю или просто сохранить на компьютере.

Там можно найти:

• краткую справку о трудовой деятельности человека до 31 декабря 2019 года, то есть до появления ЭТК;
• всё, что Социальный фонд знает о человеке из сведений, которые его работодатели подавали в ведомство после начала реформы.

Как сделать электронную трудовую книжку и отказаться от бумажной?

Беспокоиться не о чем — всё за вас сделает работодатель при приёме на работу.

Если ранее вы не решились перейти только на электронный формат и оставили бумажную трудовую, но по каким-то причинам хотите отказаться от неё сейчас, то порядок действий следующий.

1. Подаёте работодателю заявление о переходе на ЭТК. Форма обращения не установлена законом, у каждой организации может быть свой шаблон. Попросите его в отделе кадров или у бухгалтера, заполните заявление и передайте сотруднику, который отвечает за передачу данных в СФР.
2. В бумажной трудовой делается специальная пометка о переходе на ЭТК. Это должно быть сделано в день подачи заявления о переводе на электронный формат.
3. В течение следующих трёх рабочих дней бухгалтер или кадровик должен выдать вам на руки бумажный документ. Ни в коем случае не выбрасывайте его — трудовая может пригодиться в будущем для подтверждения данных о работе до 2020 года.

Плюсы и минусы ЭТК

Преимущества

• Удобный формат. Получить выписку с трудовыми данными можно всего за пару минут. Не нужно больше обращаться к работодателю и просить делать копии страниц из книжки.
• Данные не потеряются и не пропадут. Ни потоп, ни пожар, ни переезд в другой офис больше не страшны сведениям о трудовой деятельности.
• Получать пособия и пенсии стало значительно проще. Теперь все ведомства могут сами уточнить данные о вашем трудоустройстве, а СФР может назначить пенсию без личного присутствия и кучи документов.
• Оптимально для удалёнщиков. Тем, кто привык работать удалённо, не нужно при трудоустройстве делать копии трудовой и отправлять их почтой работодателю. Достаточно скачать выписку и переслать её по электронке или в мессенджере.
• Меньше ошибок в данных. Форма ЕФС-1 одинакова для всех, поэтому не стоит беспокоиться, что кадровик перепутает или забудет внести нужную информацию в СФР.

Недостатки

Они у нового формата тоже есть. В базе данных СФР не собирается информация о поощрениях работника, а также сведения об особенностях труда, например о том, что человек работал вахтами или участвовал в сезонных работах. Эта информация может потребоваться, чтобы оформить пенсию или получить звание ветерана труда.

Значит, в будущем эти данные придётся подтверждать другими документами (приказами о награждении, грамотами, выписками и так далее).

Где посмотреть свою трудовую книжку в электронном виде?

1. У работодателя. Он должен выполнить просьбу в течение трёх рабочих дней.
2. На портале Госуслуг . Ищите документ в разделе «Справки и выписки».
3. На сайте СФР. Нужно авторизоваться в личном кабинете на сайте ведомства, а затем выбрать сервис «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности» и следовать подсказкам на экране. Выписку отправят через пару минут на электронную почту.
4. В отделении СФР. Нужно прийти в любое удобное отделение клиентской службы с паспортом и подать соответствующее заявление.
5. В МФЦ. С собой нужно иметь только паспорт. Сотрудник центра выдаст документ в бумажном виде, на котором будет стоять отметка о цифровой подписи СФР. Этого достаточно, чтобы документ считался подлинным.

Способы оформления ЭТК

Для начала разберемся с терминологией. До 2020 года у любого работающего человека была его бумажная книжка, которая подтверждала его стаж, опыт, повышения по службе, награды и пр. И вот законодатель принял решение «оцифровать» стаж каждого из нас.

То есть сведения о работе стали храниться на серверах сначала ПФР, теперь СФР, и эти объемы файлов стали основным инструментом подтверждения стажа. Но для упрощения понимания этого перехода с бумаги на цифру исключительно в обиходе стал употребляться термин «электронная трудовая книжка». В законодательстве этого термина нет, он стал использоваться, чтобы для работника, кадровика, работодателя был более понятен этот переход.

Для сведения: что такое электронная трудовая книжка, как с ней работать

Соответственно, когда работник задает вопрос, как оформить трудовую книжку в электронном виде, то фактически на юридическом языке этот вопрос означает, как получить сформированную в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и стаже, хранящуюся в информационных ресурсах Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации.

Согласитесь, формулировка «электронная трудовая книжка» более проста для понимания, хотя и не совсем корректна с юридической точки зрения. Для обозначения вышеуказанных сведений будем использовать эту формулировку и мы.

ВАЖНО!

Эта форма при приеме, увольнении, приостановлении и возобновлении договора заполняется не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (распоряжения). А при переводе, переименовании должности , присвоении разрядов, запрете занимать должность — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором издан приказ.

Подробнее: как правильно заполнить и подать отчетность по форме ЕФС-1