Срок выполнения задачи (дата)

Согласно статьи «Что такое задача?», срок выполнения задачи (дата) – это четвёртый обязательный атрибут любой задачи.

Отсюда, закавыка: что такое срок задачи? Для чего он нужен? Почему без него не обойтись?

Ответы необходимы, чтобы уметь грамотно определять этот атрибут задачи, формулировать и идентифицировать её. А также добиваться выполнения.

Срок выполнения задачи — это о том, когда задача должна быть выполнена?

Когда – это значит «дата», то есть, к какой дате должен быть получен целевой результат задачи. Речь идёт о конкретной календарной дате.

По состоянию на какую календарную дату мы будем производить Оценку Степени Достижения Целевого Результата Задачи (ОСДЦРЗ).

Без срока выполнения задача – не задача.

Выше было сказано, что задача, нужна, чтобы её выполнить. Но важно выполнить задачу не вообще, когда-нибудь, в неопределённой перспективе. А тогда, когда нужно.

Формирует темп работы коллектива, участвующего в выполнении задачи. Что позволяет предсказывать, когда мы получим результат.

Срок повышает ответственность выполнителя задачи. Зажимает его в жёсткие рамки. Заставляет его так распределять свои ресурсы и время, чтобы успеть выполнить задачу к сроку.

Срок определяет ценность и полезность результата. Ведь со временем любой результат теряет свою ценность и полезность. Часто бывают даже ситуации, когда результат ценен и полезен в определённый момент времени, а по его истечении – становится бесполезным и никому не нужным.

Как говорится, «хоть под лавку».

Срок нужен ещё и для координации сотрудников между собой. Срок нацеливает ответственного выполнителя на момент, с которого для него могут наступить неблагоприятные последствия. Ориентирует заказчика задачи на момент, когда он может требовать её ЦРЗ и начать применять его в своей работе.

Таким образом, срок напрямую влияет на гарантированное выполнение задач. Особенно тогда, когда ответственный выполнитель будет точно знать, что про срок никто не забудет. Обязательно в нужный момент спросят и, безусловно, потребуют ЦРЗ.

А в случае просрочки, гарантированно применится ответственность.

В УПЗ имеются механизмы определения срока по каждой задаче. В процессе их делегирования сотрудникам.

При этом для определения срока выполнения процессных задач, применяются более сложные механизмы, чем для целевых задач. Через привязку их к запускающим событиям, к длительностям и датам старта выполнения задач. Либо через привязку к крайней календарной дате их завершения.

Чтобы всё это упростить, используется автоматизация формирования сроков выполнения всех процессных и целевых задач.

Кроме того, должна быть мера ответственности за просрочку задач. Иначе никакая ответственность не будет работать. Поэтому недостаточно назначить на задачу срок, надо ещё завязать оплату труда ответственного выполнителя на выполнение задач в срок.

Для этого в УПЗ создан механизм стимулирования выполнения задач в срок .

Полная версия статьи доступна в моей книге «Задачи чудесные, или Козырная «ТУЗ» Мотаева!»

С уважением к Вам и Вашему делу, Мотаев Александр

Обсудить эту и другие статьи блога вы можете в нашем Telegram-канале «Управление потоком задач».

«Какие сроки? Вчера!» — шутка клиента или поиск компромисса в работе

⁠Когда речь заходит о дедлайнах, клиенты нередко в шутку говорят «вчера». Случается, что запрос на сверхсрочное выполнение задачи оказывается вполне серьёзным.

Безусловно, понимаю желание заказчика получить результат как можно быстрее. Особенно если презентация необходима, чтобы успеть на важное совещание, конференцию или не упустить и закрыть выгодную сделку.

⁠Однако в погоне за скоростью нельзя забывать о качестве. А для создания по-настоящему эффективного дизайна и убедительного контента требуется определённое время.

Мой подход к сжатым срокам
За плечами разработка сотен презентаций, поэтому есть чёткое понимание реалистичных временных интервалов на каждый этап работы. Ценю время клиента и свои ресурсов. Редко, но бывает, что физически не смогу уложиться в неразумно короткие дедлайны, которые грозят ударом по качеству созданного продукта.

⁠Для создания по-настоящему эффективной бизнес-презентации требуется определённое время. Как же быть? Варианты реакции на сжатые сроки, которые активно применяю:

Реалистичная оценка сроков
На основе опыта создания множества презентаций есть чёткое понимание, сколько требуется на каждый этап работы в среднем. Очевидно, что в угоду клиенту физически невозможно втиснуть полноценную разработку в явно неразумные дедлайны.

Гибкие условия разработки
Можно предложить заплатить Х% стоимости сверх скорости при сохранении пожеланий по срокам, что компенсирует дополнительное время и ресурсы. Второй вариант, это воспользоваться услугой «экспресс-заказ» по фиксированной цене. Говоря на моем примере, это ограниченное число слайдов за обговоренный дедлайн, но с базовым дизайном и уровнем смысловой составляющей.

Предложение альтернативы
Если по объективным причинам задачу невозможно уложить в заданные сроки, бывает предлагаю дополнительное решение после сдачи результата со стороны клиента. Например, публикация отзыва о нашем сотрудничестве в блоге клиента, согласие на применение презентации как публичного кейса, реклама при выступлении и другое.

Поиск вариантов компромисса
Как правило, заказчики идут навстречу и соглашаются скорректировать сроки или оплатить экспресс-разработку. Главное при этом – наладить эффективную коммуникацию, найти точки соприкосновения, четко обозначить свою позицию и возможности. А конструктивный диалог всегда открывает путь к компромиссу.

⁠Почему важно контролировать разумность сроков?

• ⁠Множество правок как источник стресса

Даже если клиент изначально настаивает на скорости в ущерб качеству, после получения результата его могут не устроить имеющиеся недоработки.

Важно с первого раза найти компромисс с заказчиком по срокам, а не браться сначала за невыполнимые задачи, а потом давать тысячу оправданий. Конструктивный подход, гибкость и коммуникабельность – вот три «кита», на которых строится продуктивный диалог клиента и подрядчика в сфере разработки презентаций да и любой другой ниши.

⁠А если потребуется помощь в создании эффективной презентации любой сложности – всегда рад помочь! Мой подход основан на максимальном понимании потребностей клиентов и гибких условиях.

Хотя бы раз говорили «вчера» в качестве ответа на вопрос о сроках? Получали такие ответы?

Просьба указать срок ответа на письменные запросы.

Просьба указать срок ответа на письменные запросы, с ссылкой о том где именно установлен данный срок (должностная инструкция и т.д.).