Какие справки выдать сотруднику при увольнении в 2025 году
Судебная практика
Определение Пятого кассационного суда общей юрисдикции от 05.10.2023 по делу N 88-10008/2023
Категория спора: Пенсионное обеспечение.
Требования заявителя: О признании права на досрочное назначение страховой пенсии.
Обстоятельства: Истице было отказано в назначении досрочной страховой пенсии по старости в связи с отсутствием необходимого стажа.
Решение: Дело направлено на новое апелляционное рассмотрение. 01 июля 1988 года С. принята на должность медицинской сестры инфекционного отделения Железноводской центральной городской больницы временно.
07 сентября 1988 года С. уволена по истечению срока договора по п. 2 ст.
29 КЗоТ РСФСР. Факт работы С. в должности медицинской сестры инфекционного отделения Железноводской центральной городской больницы на ставку в данный период времени подтверждается записями в трудовой книжке, справками N от 20 апреля 2021 года, выданными ГБУЗ СК «Железноводская городская больница».
20 февраля 1989 года С. принята на должность палатной медицинской сестры инфекционного отделения Минераловодской центральной районной больницы. 20 марта 1989 года С.
уволена по собственному желанию на основании ст. 31 КЗоТ РСФСР.
к содержанию ↑Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Нормативные акты
Федеральный закон от 21.12.2013 N 353-ФЗ
(ред. от 24.07.2023)
«О потребительском кредите (займе)»
(с изм. и доп., вступ.
в силу с 21.01.2024) 2) выписка из регистра получателей государственных услуг в сфере занятости населения — физических лиц о регистрации гражданина в качестве безработного в соответствии с пунктом 1 статьи 3 Закона Российской Федерации от 19 апреля 1991 года N 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации» или трудовая книжка гражданина, которому назначена страховая пенсия по старости, содержащая запись о прекращении трудового договора или служебного контракта, а если в соответствии с трудовым законодательством трудовая книжка на работника не велась, сведения о трудовой деятельности, полученные работником в порядке, определенном статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации, — для подтверждения обстоятельств, указанных в пункте 1 части 2 настоящей статьи;
Постановление Правительства РФ от 02.08.2005 N 475
(ред. от 27.02.2023)
«О предоставлении членам семей погибших (умерших) военнослужащих, граждан, пребывавших в добровольческих формированиях, и сотрудников некоторых федеральных органов исполнительной власти компенсационных выплат в связи с расходами по оплате пользования жилым помещением, содержания жилого помещения, взноса на капитальный ремонт общего имущества в многоквартирном доме, коммунальных и других видов услуг» При этом указанный уполномоченный орган в рамках межведомственного электронного взаимодействия информирует о выдаче справки соответствующий федеральный орган исполнительной власти (федеральный государственный орган), осуществляющий пенсионное обеспечение граждан, уволенных с военной и приравненной к ней службы, в порядке, определяемом этим федеральным органом исполнительной власти (федеральным государственным органом).
Справки при увольнении
Раньше главным документом, который работодатель обязательно должен был выдать работнику в день увольнения, была его трудовая книжка. Сегодня же трудовые книжки в организациях и у предпринимателей ведутся далеко не на всех работников. Некоторые сотрудники отказались от ведения бумажной трудовой, а тем, кто поступает на работу впервые в 2021 году и позднее, их не заводят вообще.
Таким лицам в последний день работы вместо бумажной трудовой книжки выдаются сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Кроме того, по письменному запросу работника работодатель обязан предоставить ему заверенные копии документов, связанных с работой сотрудника в данной организации (ст. 84.1 ТК РФ).
Посмотрим, что это могут быть за документы.
к содержанию ↑Какие справки выдаются при увольнении работника
Чаще всего работники запрашивают у работодателей справки о зарплате при увольнении. Правда, они бывают нескольких «видов». Начнем со справки о заработной плате за текущий год и два предшествующих года для расчета соцстраховских пособий (пп.
3 п. 2 ст. 4.1 Закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ ).
Она составляется по утвержденной форме (Приложение N 1 к Приказу Минтруда от 30.04.2013 N 182н). Очевидно, что запросить такой документ у своего работодателя может любой работник, который собирается продолжить свою трудовую деятельность в другой организации. Еще одна «зарплатная» справка, выдаваемая при увольнении, – это справка о среднем заработке для определения размера пособия по безработице (Письмо Минтруда России от 10.01.2019 N 16-5/В-5).
Она может понадобиться тем сотрудникам, которые после увольнения, к примеру, по сокращению штата, предполагают обратиться в службу занятости населения за назначением пособия по безработице (п. 1,2 ст. 3 Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1).
Вместе с другими справками при увольнении по собственному желанию или по иным основаниям работник может запросить справку о доходах и суммах НДФЛ (п. 3 ст. 230 НК РФ).
В ней указываются сведения с начала года по дату увольнения.
к содержанию ↑Документы и справки при увольнении с «пенсионными данными»
- раздел 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» расчета по страховым взносам (Приложение N 1 к Приказу ФНС от 18.09.2019 N ММВ-7-11/470@) с индивидуальными сведениями работника за период с начала квартала по дату его увольнения. Кстати, с 2022 года вводится новая форма РСВ, персонифицированные сведения в ней так же отражаются в разделе 3 (Приложение 1 к Приказу ФНС от 06.10.2021 N ЕД-7-11/875@);
- форма СЗВ-М (утв. Постановлением Правления ПФР от 15.04.2021 N 103п) за месяц увольнения работника, содержащая сведения только о нем;
- форма СЗВ-СТАЖ (Приложение 1 к Постановлению Правления ПФР от 06.12.2018 N 507п);
- форма СТД-Р (о которой мы уже упоминали выше), если работник выбрал ведение электронной трудовой книжки.
Документы при увольнении в 2020 году
При расторжении трудового договора и увольнении сотрудника, работодатель обязан выдать ему пакет документов. Разберёмся, какие документы обязан получить сотрудник.
Обязательные документы для выдачи
Порядок увольнения сотрудников описан в ст. 84.1 ТК РФ. Прекращение трудовой деятельности в компании происходит в последний рабочий день сотрудника. В этот день он должен получить все основные документы.
Увольнение происходит на основе приказа работодателя, который должен подписать сотрудник. По требованию сотрудника, он может получить заверенную копию этого приказа.
к содержанию ↑Трудовая книжка
В день прекращения действия трудового договора работодатель обязан выдать сотруднику трудовую книжку, либо сведения о трудовой деятельности по ст. 66.1 ТК РФ.
Если в день расторжения договора сотрудник не может получить трудовую книжку, либо сведения о трудовой деятельности, то работодатель должен направить ему уведомление о необходимость забрать документ. Сотрудник также может дать согласие на отправку трудовой книжки по почте.
Форму СТД-Р — сведения о трудовой деятельности — сотрудник получает в электронном виде. Работодатель присылает документ, заверенный КЭП — квалифицированной электронной подписью. Форма СТД-Р выдаётся сотруднику в случае его отказа от ведения бумажной трудовой книжки.
к содержанию ↑Личная медицинская книжка
Личная медицинская книжка — документ, который подтверждает допустимое состояние здоровья сотрудника. Она используется работниками ограниченного списка профессий, например, сотрудников общепита или образовательных учреждений.
Работодатель не делает никаких пометок и записей в личной медицинской книжке сотрудника. Он должен выдать документ на руки в день прекращения действия трудового договора.
Расчётный лист
Расчёт сотрудник получает в соответствии со ст. 140 ТК РФ. То есть работодатель выдаёт все причитающиеся деньги сотруднику в день его увольнения.
Вместе с расчётом, сотрудник должен получить расчётный лист, порядок выдачи которого описан в ст. 136 ТК РФ. Расчётный лист должен содержать следующую информацию:
- состав заработной платы;
- размеры дополнительных начислений;
- размеры и основания удержаний;
- общую сумму.
Расчётный лист может быть как выдан в бумажном виде, так и отправлен на электронную почту бывшего сотрудника.
к содержанию ↑Справка о сумме заработка
Согласно ст. 4.1 федерального закона от 29 декабря 2006 г. N 255-ФЗ, справка № 182н выдаётся в день увольнения сотрудника.
Она содержит в себе данные о сумме заработка, дополнительных выплат и вознаграждений за два календарных года, предшествующих году прекращения работы.
Такая справка может пригодится сотруднику на новом месте работы. Новый работодатель воспользуется данными из справки для расчёта больничных, декретных и пособий по уходу за ребёнком.
Расчёт по страховым взносам
Сотруднику в день увольнения работодатель должен передать копию документа, включающего три раздела отчёта «Расчёт по страховым взносам». Основной информацией документа — выплаты сотруднику и начисленные страховые взносы.
Помимо информации о страховых взносах, документ должен содержать основные данные сотрудника: ФИО, гражданство, паспортные данные, ИНН, СНИЛС, дату рождения и признак застрахованного лица.
Выписка СЗВ-СТАЖ
Работодатель предоставляет сведения о страховом стаже сотрудника в ПФР после его увольнения. Копию отчёта СЗВ-СТАЖ работодатель предоставляет бывшему сотруднику в день его увольнения в пакете основных документов.
Важно: графа 14 должна быть заполнена только в случае, если сотрудник уволен 31 декабря. 4 и 5 разделы формы заполняются работодателем, только если сотрудник уходит на пенсию.
Выписка СЗВ-М
СЗВ-М — отчёт, который сдаётся в ПФР. Он содержит в себе сведения о застрахованных лицах.
При увольнении сотрудника работодатель должен подготовить выписку из отчёта. В ней должна содержаться информация только о данном сотруднике. Работодатель выдаёт отчёт за последний рабочий месяц.
Выписка ДСВ-3
Если работодатель перечислял дополнительные страховые взносы за сотрудника, то в момент его увольнения он должен предоставить ему справку ДСВ-3. В выписке рекомендуется указывать весь период начисления дополнительных страховых взносов на накопительную часть пенсии.
Дополнительные документы
Дополнительные документы, не входящие в список обязательных, должны выдаваться сотруднику по его заявлению.
Справка 2-НДФЛ
Справка 2-НДФЛ включает в себя сведения о доходах и удержанном НДФЛ с начала года до дня увольнения.
Справку выдаёт работодатель, которому было направлено соответствующее заявление до или во время увольнения.
Справка о среднем заработке
Справка о среднем заработке необходима для центра занятости. На основе данного документа сотрудники биржи труда определяют размер пособия по безработице.
Сотрудник должен подать заявление на получение такой справки, после чего работодатель обязан выдать её в течение трёх рабочих дней.
Форма СПВ-2
Копия справки СПВ-2 нужна тем сотрудникам, которые выходят на пенсию. Документ содержит сведения о страховом стаже сотрудника и должен быть направлен в ПФР.
Кадровые приказы
Сотрудник имеет право запросить копии всех кадровых приказов, например, о приёме, увольнении или переводе. На документах должна быть подпись и печать, чтобы они обладали юридической силой.
Штрафы
За нарушение правил выдачи документов в день увольнения инспекция труда может назначить штрафы для работодателя:
- Организация — от 30 000 до 50 000 рублей. При повторном нарушении — от 50 000 до 70 000 рублей.
- Должностное лицо — от 1 000 до 5 000 рублей. При повторном нарушении — 10 000 до 20 000 рублей или лишение должностных обязанностей на срок от 1 года до 3 лет.
- ИП — от 1 000 до 5 000 рублей. При повторном нарушении — от 10 000 до 20 000 рублей.
Документы, выдаваемые в обязательном порядке
При увольнении работодатель обязан предоставить следующие документы, даже если работник не указывал их в заявлении:
- трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности у данного работодателя по форме СТД-Р, если работник отказался от бумажной трудовой книжки (ч.4 ст. 84.1)
- справка о сумме заработной платы и иных выплат по установленной форме (Приказ Минтруда РФ от 30.04.2013 N 182н);
- документы, содержащие сведения о работнике, предусмотренные законодательством о персонифицированном учете. Для этого следует использовать формы СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ *(1), в которые включены сведения только об увольняемом работнике.
- сведения для постановки на воинский учет по установленной форме *(2), утвержденной. Данный документ выдается не всем. Это касается работников, которые подлежат воинскому учету и не имеют регистрации по месту жительства и месту пребывания.
Сведения о трудовой деятельности
Форма СТД-Р и порядок ее заполнения утверждены приказом Минтруда РФ от 20.01.2020г. N 23н. В ней отражается информация о приеме на работу, переводе, увольнении и т.д. Можно считать СТД-Р выпиской из электронной трудовой книжки.
Если сотрудник не отказался от трудовой книжки на бумажном носителе, работодатель не обязан предоставлять СТД-Р (письмо Минтруда РФ от 16.06.2020г. N 14-2/ООГ-8465). Сведения о трудовой деятельности выдаются в печатном экземпляре, заверенные подписью руководителя и печатью организации, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (ст.
66.1 ТК РФ).
к содержанию ↑Документы, выдаваемые по заявлению работника
По письменному заявлению работника должны быть предоставлены копии документов, связанных с работой:
-
- заверенная копия приказа о прекращении трудового договора (ст. 84.1 ТК РФ);
- справка о доходах и суммах НДФЛ по форме 2-НДФЛ;
- справка о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы для определения размера пособия по безработице *(3).
к содержанию ↑Мнение экспертаСтаростин Владислав СанычДанный перечень является открытым, поэтому работник имеет право потребовать копии приказа о приеме на работу, приказа о переводах, выписку из трудовой книжки, копию трудового договора и т.д. (ст. 62 ТК РФ).
Сроки выдачи документов
Все документы, как обязательные к выдаче, так и указанные в заявлении работника, должны быть предоставлены в день увольнения. Если запрос на выдачу документов поступил в день увольнения или позже, предоставить их нужно в течение 3 дней (ст. 63 ТК РФ).
Иногда работник не может получить документы лично. В этом случае работодатель должен направить ему уведомление о необходимости явиться за документами или отправить работнику по почте заказным письмом с уведомлением сведения о трудовой деятельности на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом (ч. 6 ст.
84.1 ТК). Со дня направления уведомления или письма организация не несет ответственность за задержку выдачи документов сотруднику.
Если сроки предоставления документов будут нарушены, работодателю грозит предупреждение или административный штраф. На должностных лиц в размере от 1 тысячи до 5 тысяч рублей, на юридических лиц — от 30 тысяч до 60 тысяч рублей (ч.1 ст.5.27 КоАП РФ).
_______________________________________*(1) Абзац 2 п. 4, пп. 2-2.3 ст.11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ “Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования“;
*(2) Положение о воинском учете (пп. “д“,п.30), утвержденного постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 N 719;
*(3) Письмо Минтруда России от 10.01.2019 N 16-5/В-5.
Следующая