Приказ об отгуле за ранее отработанное время
Если отношения между работником и работодателем доверительные, они подчас «договариваются на словах» и меняют местами рабочий и выходные дни без оформления официальных бумаг.
Такое безответственное поведение противоречит Трудовому кодексу. Мало того, оно еще и создает дополнительные трудности в бухгалтерии. При начислении положенных выплат могут не учитываться рабочий и выходной день сотрудника, и увеличение оплаты.
А все потому, что соответствующего заявления и приказа об отгуле за ранее отработанное время не оформлялось. Как кадровик, так и бухгалтер должны иметь законные основания в виде первичных документов для надлежащего оформления своих и произведения выплат. Помимо этого, здесь кроется риск как для работодателя, так и для работника.
Ведь по закону ответственность за безопасность сотрудника на рабочем месте лежит на работодателе. А если работник травмирует себя в предоставленный выходной и не оформит этого, то это будет считаться травмой на производстве.
Что же касается срока хранения, то приказ об отгуле за ранее отработанное время относится к документации по личному составу и хранится 5 лет (в случае, если работник не имеет дела с тяжелыми и вредными условиями труда).
к содержанию ↑Отгул на работе
Под отгулом понимают пропуск рабочего сотрудником по той или иной причине. Если выражаться терминами трудового законодательства, такой отдых верно будет назвать дополнительным отпуском. Вопрос о том, оплачиваемым будет этот отпуск или же нет, решается в отдельном порядке.
Здесь всё будет зависеть от основания для отгула. Например, если работник не относится к каким-то льготным категориям, не является донором или не выходил на работу в выходной день, придётся брать отгул за свой счет. При начислении заработной платы бухгалтерия вычтет сумму за этот день.
Оплачиваемый отгул полагается льготным категориям граждан, несколько из которых мы уже озвучили ранее. Оплата производится исходя из среднего заработка человека за последние два календарных года на предприятии. Как правило, человек даже не заметит особой разницы в зарплате.
Иногда сумма получается чуть больше обычной, а иногда – чуть меньше.
Выходной за ранее отработанное время
Трудовой кодекс Российской Федерации устанавливает ограничения по части времени работы. Так, запрещается привлекать сотрудников к работе в выходные, праздничные и нерабочие дни. Из этого правила существует ряд исключений.
Одно из таких – желание самого работника. Если сотрудник компании и её директор договорятся о выходе на работу в выходной день, составят соответствующие заявление и приказ, процедура обретет вполне себе законный характер.
Безусловно, законодательно предусмотрены дополнительные блага за работу в выходной день. Работодатель обязан оплатить работу не менее чем в двойном размере либо предоставить дополнительный выходной в любой другой день по усмотрению работника. Здесь выбор остаётся исключительно за гражданином.
к содержанию ↑Могут ли отказать
Если работник трудился в выходной день, а процедура была документально оформлена надлежащим образом, никаких особых проблем по оформлению оплачиваемого отгула возникнуть не должно. В любой момент времени человек может обратиться с соответствующим заявлением, попросить предоставить ему день отдыха. Основание для отгула – приказ о выходе на работу в выходной день.
Распорядительная документация хранится на предприятии не менее пяти лет, а значит, даже если у кадровика или директора плохая память, всегда будет возможность поднять официальные бумаги из архива.
Отказать в удовлетворении подобной просьбы работодатель не имеет права. Это будет считаться прямым грубейшим нарушением действующего трудового законодательства. То же самое касается и несогласования даты отгула.
Сотрудник вправе выбрать любое число, какое ему необходимо.
Если работодатель всё-таки отказал вам в удовлетворении просьбы об отгуле за ранее отработанное время, следует незамедлительно обращаться с жалобой. О том, как составить жалобу в трудовую инспекцию, мы рассказали в другом нашем материале, размещенном на сайте. Должностные лица проведут проверку на предприятии, изучат документацию по теме, привлекут руководство организации к ответственности.
Нарушение трудовых прав работников – административное правонарушение.
к содержанию ↑Инструкция по составлению заявления
Обратившись в отдел кадров с инициативой получения отгула за ранее отработанное время, работнику могут предоставить соответствующий бланк для заполнения. В крупных организациях серьезно подходят к внутреннему документообороту, практикуют использование фирменных бланков. К сожалению, такая возможность будет не всегда, однако нам ничего не мешает сформировать заявление своими силами, в произвольном виде.
Наше заявление мы начнем формировать с заполнения шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем ФИО директора предприятия, полное наименование юридического лица и его правовую форму. Следующим шагом в родительном падеже укажем ФИО работника, занимаемую им должность на предприятии.
В силу того, что документ носит строго внутренний характер, указывать номер телефона для обратной связи нет необходимости.
Ниже по документу мы обращаемся к начальнику, просим предоставить оплачиваемый выходной день за ранее отработанное время. Если вы помните точную дату, когда выходили на работу в выходной, укажите её. Таким образом мы несколько облегчим задачу кадровику, ускорим процесс рассмотрения нашего обращения.
В таком виде заявление уже можно назвать полностью сформированным. Подписываем итоговый вариант документа, ставим дату его оформления. Передаём заявление на рассмотрение.
По идее, в первую очередь подобные обращения подаются непосредственному руководителю. Это может быть начальник отдела или смены. Когда начальник проставит визу «согласовано», документ попадает на стол директора, а затем и в отдел кадров.
В теории рассмотреть ваше обращение могут в течение одного рабочего дня, однако здесь всё будет зависеть от загруженности и расторопности сотрудников. Как бы то ни было, вы в любом случае получите свой законный оплачиваемый отгул.
Когда предоставляют отгулы
Трудовой кодекс не содержит такого понятия, как «отгул». Его используют в разговорной речи, заменяя им официальный термин «дополнительный день отдыха». В соответствии со ст.
152, 153 ТК РФ, под ним подразумевают выходной, который предоставляют работнику за труд, выходящий за рамки стандартного графика.
Условия предоставления отгула за ранее отработанное время:
- Сотрудник трудился сверхурочно — то есть до начала рабочей смены либо по ее завершении. Обратите внимание: случаи, когда работодатель вправе привлекать работников к сверхурочному труду в ограниченных случаях. Все они перечислены в ст. 99 ТК РФ.
- Сотрудник вышел на работу в выходной или нерабочий праздничный день — в стандартных ситуациях работодателю необходимо получить письменное согласие работника. Но есть ситуации, когда этого не требуется — полный перечень содержится в ст. 113 ТК РФ.
Как предоставить отгул за работу в выходной или праздник
Условия предоставления отгула за ранее отработанное время
Сверхурочный труд предполагает два варианта оплаты:
- начисление оплаты в двойном размере;
- оплата в одинарном размере плюс дополнительный выходной.
Если сотрудник выбирает второй вариант, работодатель не вправе ему отказать. При этом необходимо соблюдать следующие условия:
- День отдыха, предоставленный вместо отработанных сверхурочно часов, не подлежит оплате (ст. 153 ТК РФ, письма Роструда № ТЗ/8068-6-1 от 19 декабря 2017 г., № ПГ/992-6-1 от 18 февраля 2013 г.).
- Заработную плату в месяце, когда сотруднику предоставят отгул, сокращать нельзя. Уменьшают норму рабочего времени (письма Роструда № ПГ/10843-6-1 от 17 мая 2022 г., № ПГ/992-6-1 от 18 февраля 2013 г., письмо Минтруда № 14-2/ООГ-8551 от 26 октября 2018 г.).
- Отгул за ранее отработанное время в выходной или праздничный день предоставляют вне зависимости от того, сколько часов отработал сотрудник. Даже если он вышел на 4 часа при стандартной 8-часовой рабочей смене, ему положен полный день отдыха.
- Продолжительность дополнительного времени отдыха за сверхурочный труд не может быть меньше количества часов, отработанных сверх стандартной рабочей смены.
Важно! Работникам, с которыми оформлен срочный трудовой договор до 2 месяцев, отгул за ранее отработанное время не предоставляю. Сверхурочный труд им компенсируют повышенной оплатой (ч. 2 ст. 290 ТК РФ).
К отгулам не относятся дополнительные дни отдыха, которые предоставляют в качестве мер господдержки льготным категориям граждан – женщинам, трудящимся в сельской местности, родителям/опекунам детей-инвалидов и пр.
к содержанию ↑Как оформить отгул
Сотрудник может взять дополнительный день отдыха в любое время, но предварительно согласовав с работодателем. С этой целью он должен написать заявление на отгул за ранее отработанное время. На его основании руководитель издает соответствующее распоряжение.
Самовольно не выходить на рабочее место без предупреждения сотрудник не вправе — это будет считаться прогулом.
Порядок оформления включает несколько этапов:
Работник пишет заявление на отгул за ранее отработанное время — образец заявления можно взять в интернете или написать в произвольной форме, соблюдая требования к оформлению документов такого рода. В заявлении должны присутствовать ФИО сотрудника, данные работодателя, дата составления. В мотивировочной части указывают в качестве обоснования даты его выхода на сверхурочный труд, а также желаемую дату отдыха.
Получив заявление, работодатель издает распоряжение о предоставлении работнику отгула за ранее отработанное время — образец приказа также можно найти в сети или разработать свой шаблон. Унифицированная форма документа отсутствует. Обязательная информация:
- ФИО работника;
- сведения о работодателе;
- основание для предоставления дополнительного дня отдыха;
- дата предоставления отгула;
- дата оформления приказа и подпись руководителя.
Сведения об отгуле вносят в табель учета рабочего времени на основании приказа, изданного руководителем. Унифицированные формы Т-12 и Т-13 предполагают внесение специальных кодов:
- буквенный — НВ;
- цифровой 28.
Если вы пользуетесь самостоятельно разработанной формой табеля, вносите соответствующий код, который применяется для обозначения дополнительного дня отдыха без сохранения зарплаты. При предоставлении за сверхурочку дополнительного времени отдыха, а не полного рабочего дня в табель вносят код с указанием отработанного времени и часов, выделенных на отдых: Я/НВ 6/2.
Пять документов, которые нужны каждому бухгалтеру
к содержанию ↑Заявление на отгул за ранее отработанное время: образец
Чтобы работодатель мог предоставить отгул за ранее отработанное время, работник должен написать заявление. Такой документ подтверждает добровольный выбор работника, который предпочел день отдыха повышенной оплате труда. В заявлении указывается желаемая дата отдыха, а также дата (или даты), в которые работник трудился сверхурочно или вместо выходного.
СледующаяОбратите внимание! Поскольку термина «отгул» в законодательстве нет, использовать формулировку «прошу предоставить отгул за ранее отработанное время» некорректно. Уместнее будет фраза «дополнительный отдых» или «дополнительный день отдыха».