Порядок действий при утере трудовой книжки
Процедура восстановления трудовой книжки довольно длительная, а потому люди с небольшим количеством записей в трудовой обычно просто заводят новую. Но такой трюк не пройдет, если в документе много записей. При утрате трудовой книжки аннулируется и весь наработанный стаж, а потому гражданину выгоднее позаботится о восстановлении.
Потеря трудовой книжки сотрудником
Порядок действий при утрате документа сотрудником оговорен в Постановлении от 16 апреля 2003 года. Пункт 30 свидетельствует о том, что ответственность по восстановлению книжки лежит именно на работнике. В пункте 31 есть указание о необходимости немедленного оповещения работодателя об утрате документа.
Для этого потребуется составить заявление в письменной форме. В течение 15 дней работодатель выдает дубликат книжки.
к содержанию ↑Порядок действий при утере трудовой книжки
Процедура восстановления трудовой книжки довольно длительная, а потому люди с небольшим количеством записей в трудовой обычно просто заводят новую. Но такой трюк не пройдет, если в документе много записей. При утрате трудовой книжки аннулируется и весь наработанный стаж, а потому гражданину выгоднее позаботится о восстановлении.
Восстановление книжки через ПФР
Восстановление документа через ПФР – наиболее простой вариант. Это бесплатная и быстрая процедура. Рассмотрим шаги по восстановлению:
- Составление заявления о восстановлении ТК.
- Подача заявления лично или заказным письмом.
- Через 10 дней ПФР отправляет ответ, в котором указывается период работы сотрудника, его стаж и компании, в которых работал человек.
ВАЖНО! Восстановление через ПФР – метод, имеющий ограничения. Персональный учет в фонде начал вестись относительно недавно, а потому таким путем можно получить не все данные. В частности, в ПФР хранятся сведения только за последние пять лет.
к содержанию ↑Восстановление через государственный архив
Данный метод актуален при наличии следующих обстоятельств:
- Предыдущие места работы закрыты.
- В ПФР отсутствует требуемая информация.
Во всех остальных ситуациях имеет смысл воспользоваться другими методами, так как восстановление через архив – трудоемкая процедура. Для получения требуемой информации нужно отправить письменный запрос. Однако нужно быть готовыми к тому, что ответ придет нескоро.
ВАЖНО! Если сотрудник работал вахтовым методом, то нужно направлять запросы в региональные архивы.
к содержанию ↑Что делать, если последнее место работы было ликвидировано?
Для восстановления нужно идти к своему предыдущему работодателю. Если данная компания были ликвидирована, то идти в ПФР или архивы бессмысленно, так как сотрудник не может самостоятельно вносить записи о трудовом стаже. Единственный выход из положения – обращение в суд.
Требуется составить иск. Обращением в архивы и ПФР будет заниматься именно суд. На основании полученной информации оформляется дубликат.
к содержанию ↑Потеря документа работодателем
Если трудовая книжка была утеряна работодателем, то именно на него возлагается ответственность по восстановлению. К примеру, если произошла массовая потеря книжек, работодатель собирает комиссию для установления стажа всех работников. В нее входят только незаинтересованные лица:
- сотрудники других отделов;
- участники профсоюза;
- представители исполнительной власти.
Если точные сведения о месте работы сотрудника отсутствуют, информацию должны подтвердить два свидетеля. По итогам осуществленной работы составляется акт. Пункт 34 Постановления, упомянутого ранее, указывает на использование акта при восстановлении.
В законе не содержатся точные указания касательно действий при утере документа работодателем. При утрате большого количества книжек организация может быть оштрафована за ненадлежащее хранение по КоАП. Если компания потеряла документ, а потому не может выдать его при увольнении сотрудника, последний может запросить компенсацию.
ВНИМАНИЕ! Если утерян документ одного сотрудника, работодатель проводит стандартные действия: обращается в ПФР, государственный фонд.
к содержанию ↑Действия сотрудника
Если у работника есть подозрения, что работодатель потерял документ умышленно, он может обратиться в Трудовую инспекцию. В суд имеет смысл идти только в том случае, если сотрудник уверен, что организация умышленно потеряла документ. В судебный орган можно идти при следующих обстоятельствах:
- Работодатель отказывается восстанавливать книжку без объяснения причин.
- Работодатель отрицает факт трудоустройства гражданина.
Суд обязывает компанию позаботиться о выдаче дубликата.
ВНИМАНИЕ! Суд является крайней мерой, так как мера предполагает трату времени, составление иска. Платить пошлину не нужно, так как дела, связанные с Трудовым кодексом, сборами не облагаются.
к содержанию ↑Особенности заполнения дубликата ТК
В дубликат вносится информация о суммарном стаже работы в годах, месяцах и днях. Конкретные места работы не указываются. Прописывается только последнее место работы.
Данное оформление актуально в случае, если сотрудник не предоставил документов, подтверждающих его прочие места работы.
На титульном листе документа ставится штамп о том, что книжка является дубликатом. Более подробно об оформлении дубликата трудовой книжки при утере можно прочитать, перейдя по ссылке в этом предложении.
Простота восстановления трудовой книжки зависит от конкретного случая. Если предыдущий работодатель продолжает свою деятельность, а в ПФР есть все требуемые данные, то процедуру провести относительно просто. Все осложняется в случаях, когда данные невозможно получить, или бывший работодатель ликвидирован.
Сотруднику придется обращаться в суд. В течение времени, пока не получен дубликат, довольно проблематично будет устроиться на работу. Поэтому о получении документа нужно позаботиться заблаговременно.
Не стоит с этим тянуть ни сотруднику, ни работодателю.
к содержанию ↑Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна?
Как восстановить трудовую книжку- если она утеряна? Вопрос, который волнует каждого, кто столкнулся с утратой этого документа на работе или по собственной невнимательности. Ниже мы расскажем, как можно восстановить трудовую книжку и к кому обратиться за информацией о стаже.
- Потерял трудовую книжку — как восстановить самостоятельно?
- Восстановление трудовой книжки при утере — обращаемся к работодателю
- Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд?
- Итоги
Потерял трудовую книжку — как восстановить самостоятельно?
Трудовая книжка содержит данные о стаже работы человека у каждого работодателя, а также др. информацию, в т. ч.
о наградах и благодарностях. Трудовую книжку гражданин предъявляет каждый раз, как устраивается на новое место работы, являющееся для него основным. Работа по совместительству тоже может быть занесена в трудовую книжку по желанию работника.
Работник обязан восстановить трудовую книжку при утере.
Вопросы выдачи и заполнения трудовых книжек с 01.09.2021 регламентирует приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н, согласно которому трудовую книжку нельзя выдавать дважды. При утере на восстановленном документе ставится запись «дубликат».
Образец заполнения дубликата трудовой книжки с 1 сентября 2021 г. смотрите в КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.
Трудовые книжки нового образца нужно применять с 01.01.2023. Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые и что делать с неизрасходованными к 2023 году бланками старого образца, читайте здесь.
Для самостоятельного решения проблемы с утраченной книжкой вам нужно собрать документы, подтверждающие ваш трудовой стаж (см. Правила подсчета и подтверждения страхового стажа).
Как быть, если предприятие, на котором вы работали, закрылось? Прежде всего, убедитесь, что компания именно ликвидировалась, а не прошла процедуру реорганизации. В случае реорганизации в архиве предприятия хранятся необходимые документы фирмы-предшественницы.
А вот при ликвидации компании бывшему работнику придется направиться в госархив— там выдадут справку о том, где, когда и сколько проработал гражданин.
Важно! При массовой утере трудовых книжек — например, если компанию ограбили или произошел пожар, — для восстановления трудового стажа каждого работника формируется комиссия из членов профсоюза, представителей госорганов и работодателя.
А что делать, если у вас нет никаких документов, фиксирующих факт трудовой деятельности в конкретной организации? Тогда нужно идти в суд — на основе свидетельств ваших бывших коллег судья вынесет решение об установлении трудового стажа. Также восстановить трудовую книжку можно через Пенсионный фонд.
Пошаговую инструкцию по восстановлению стажа смотрите в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.
к содержанию ↑Восстановление трудовой книжки при утере — обращаемся к работодателю
Согласно п. 27 Правил ведения трудовых книжек (утв. приказом Минфина от 19.05.2021 № 320н) при потере трудовой книжки гражданин должен сразу же обратиться к работодателю по последнему месту работу — именно он обязан оформить дубликат документа, независимо от того, работает ли сейчас у него человек или же давно уволился (давность срока увольнения при этом не имеет значения).
Внимание! При увольнении проверяйте оставленную запись в трудовой книжке и наличие всех необходимых реквизитов —в противном случае трудовой стаж не будет учитываться.
Работодатель восстанавливает трудовую книжку после получения заявления от гражданина, оформляя дубликат. На процедуру восстановления компании дается 15 рабочих дней: гражданин предоставляет документы, подтверждающие трудовой стаж, а работодатель на их основе делает записи в дубликате трудовой книжки. Работодатель уполномочен попросить необходимые данные с предыдущих мест работы.
Сначала он вносит в дубликат запись об общем трудовом стаже суммарно до поступления к нему на работу (в графу 3 раздела со сведениями о работе). В этой записи он не указывает, у какого работодателя, в какие периоды и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки. Затем отражает по отдельности периоды работы, указывая даты приема и увольнения, наименование организации и другие сведения.
Эти записи работодатель вносит на основании надлежаще оформленных документов, которые вы представили. В графе 4 приводятся наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены записи в дубликате (п. 29 Порядка ведения трудовых книжек).
Однако работодатель не может внести в дубликат данные о стаже, не подтвержденные документально. В таком случае занести полностью сведения в документ поможет Пенсионный фонд.
Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд?
ПФР хранит данные о трудовом стаже граждан. До 2002 года такая информация собиралась фондом на основе записей в трудовых книжках — работодателям рассылались запросы с требованием заполнить сведения о трудовом стаже застрахованного по форме СЗВ-К. С 2002 года сведения индивидуального пенсионного учета фонд предоставляет по форме СЗИ-5.
Чтобы сформировать дубликат трудовой книжки с помощью ПФР, нужно написать заявление об утере трудовой книжки и предоставить его в отделение фонда по месту жительства. В течение 10 дней Пенсионный фонд предоставит дубликат на основании собственных данных (постановление Правления ПФР РФ от 31.07.2006 № 192п).
Следует при этом учесть, что если вы работали на предприятии неофициально, то сведений о таком месте работы у Пенсионного фонда не будет. Помните об этом, когда соглашаетесь на неофициальное трудоустройство,— в стаж для расчета пенсии этот период времени не войдет.
Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна?
Как восстановить трудовую книжку- если она утеряна? Вопрос, который волнует каждого, кто столкнулся с утратой этого документа на работе или по собственной невнимательности. Ниже мы расскажем, как можно восстановить трудовую книжку и к кому обратиться за информацией о стаже.
- Потерял трудовую книжку — как восстановить самостоятельно?
- Восстановление трудовой книжки при утере — обращаемся к работодателю
- Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд?
- Итоги
Как восстановить трудовую книжку при утере ее работником
- у других работодателей на основании подтверждающих документов – копий приказов о приеме на работу и увольнении, справок о периодах работы (п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 N 69). То есть предварительно работник должен собрать такие документы от предыдущих работодателей. Если же кто-то из работодателей уже ликвидирован, то можно обратиться в архив;
- в вашей организации.
В первой строке раздела «Сведения о работе» в графе 3 указывается общий стаж работы у предыдущих работодателей (суммарно) по данным подтверждающих документов (а не со слов работника). Например, указывается: Общий стаж работы 10 лет 3 месяца 20 дней.
Далее стаж расписывается в хронологическом порядке (делаются записи о работе у каждого работодателя) (п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 N 69).
В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого сделаны записи в дубликате трудовой книжки. Последней вносится запись о работе в вашей организации.
После этого нужно снять копии с принесенных работником документов, заверить их, а оригиналы этих документов вернуть работнику.
к содержанию ↑Можно ли восстановить трудовую книжку по копии
Если работник принесет вам копию своей трудовой книжки или у вас в бухгалтерии есть копия его трудовой книжки, то можно ли восстановить записи в трудовой книжке по копии? Нет, дубликат трудовой книжки восстанавливаем только по подтверждающим документам от других работодателей. Более того, если принесенные работником документы содержат не все необходимые сведения о работе в прошлом (например, не указано основание увольнения), то в дубликат вносятся только имеющиеся в документах сведения (п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв.
Постановлением Минтруда от 10.10.2003 N 69).
к содержанию ↑Можно ли восстановить трудовую книжку новому сотруднику
Предположим, к вам на работу устраивается человек, который утверждает, что потерял трудовую книжку. И просит оформить дубликат книжки. Так вот ваша организация не должна оформлять для него дубликат.
Это должен делать предыдущий работодатель. А ваша организация должна завести ему новую трудовую книжку.
Как восстановить утраченную трудовую книжку через Пенсионный фонд
Можно ли восстановить трудовую книжку, получив какие-либо документы из ПФР? Выписка из ПФР подтверждает трудовой стаж работника. Однако на ее основании нельзя оформить дубликат трудовой книжки. По крайней мере, действующее законодательство такого порядка восстановления трудовой книжки не предусматривает.
Как восстановить трудовую книжку через МФЦ
Восстановить утраченную трудовую книжку через МФЦ не получится. Дубликат утраченной книжки выписывает работодатель по последнему месту работы сотрудника.
Как восстановить трудовую книжку при потере ее работодателем
В этом случае процедура восстановления трудовой книжки будет точно такой же, как при потере ее самим работником. То есть работник пишет заявление на выдачу ему дубликата трудовой книжки и собирает подтверждающие документы от других работодателей. Нынешний работодатель должен содействовать ему в сборе документов (п.
7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 N 69). Если же работодатель отказывается восстанавливать трудовую книжку работника, то последний может обратиться за защитой своих прав в государственную инспекцию труда, в прокуратуру или в суд.
к содержанию ↑Электронные трудовые книжки
В 2020 г. начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Если работник отказывается от бумажной трудовой книжки, то все основные сведения о его трудовой деятельности в дальнейшем собираются в специальном электронном информационном ресурсе Пенсионного фонда.
При необходимости работник сможет получить выписку о своем трудовом стаже у работодателя, в ПФР или в МФЦ. При этом бумажную трудовую ему выдадут на руки.
Однако это не означает, что бумажная книжка больше не актуальна и никогда не понадобится. Ведь сведения о трудовой деятельности, которые были внесены в нее до перехода работника на ЭТК, в электронный информационный ресурс не переносятся. И если при выходе на пенсию работнику понадобится подтвердить в ПФР какие-либо сведения о своих работодателях и периодах работы, то бумажная трудовая здесь будет как нельзя кстати.
Поэтому в случае утраты бумажной трудовой книжки ее в любом случае нужно незамедлительно восстановить по правилам, описанным выше.
к содержанию ↑Как восстановить трудовую книжку?
Мне 56 лет. Трудовой стаж — больше 30 лет. В 2021 году меня арестовали и осудили. Трудовая книжка осталась по месту работы в ЧОПе, где работал охранником.
В 2023 меня освободили. Пока сидел, ЧОП реструктурировали, концов не найти, трудовую книжку тоже. Как мне теперь быть? Куда обращаться? Неужели пропадут все данные о моем стаже?
юрист по трудовому праву
Не волнуйтесь, данные о вашем стаже не пропадут. Если вы трудились официально, все сведения о прошлых местах работы должны быть в электронной базе Социального фонда России, СФР. Даже если у вас не получится сделать дубликат трудовой, проблем с назначением пенсии, скорее всего, не будет.
Если вашего последнего работодателя уже нет в природе, попробуйте для начала обратиться в государственный архив по адресу бывшей работы. Возможно, ваша трудовая там.
Расскажу, что еще можно сделать, если человек испортил или потерял бумажную трудовую книжку.
к содержанию ↑Рассылка с разбором новых законов
Истории о том, как законы влияют на деньги, — в вашей почте дважды в месяц. БесплатноПодписатьсяПодписываясь, вы принимаете условия передачи данных и политику конфиденциальности
Чем грозит потеря трудовой книжки
Пока человек работает, его бумажная трудовая должна храниться у работодателя в сейфе. Он обязан выдать ее сотруднику на руки лишь в трех случаях
- При увольнении, то есть в последний день работы сотрудника.
- Если тот собрался оформлять пенсию.
- Если работник написал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, ЭТК.
В остальных случаях работодатель выдает сотруднику заверенную копию или выписку из трудовой.
У тех, кто официально устроился на работу в 2021 году и позднее, бумажной трудовой нет, есть только ее электронный аналог.
Если действующий сотрудник потеряет бумажную трудовую, привлечь его к дисциплинарной ответственности, например объявить выговор, работодатель не может. При этом он должен оформить дубликат книжки. А если работник уже уволился, обращаться за дубликатом ему нужно по последнему месту работы.
Так что единственное, что грозит человеку в случае утери бумажной трудовой, — это хлопоты по ее восстановлению, если в этом есть необходимость.
Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна или пришла в негодность
Если человек потерял трудовую или фатально ее испортил и хочет восстановить, ему нужно обратиться с заявлением к действующему работодателю или по месту работы, где сделали последнюю запись. В заявлении надо написать: «В связи с утерей трудовой книжки прошу оформить дубликат».
К заявлению нужно приложить документы, подтверждающие периоды работы. Самый быстрый и удобный способ — запросить на госуслугах выписку из электронной трудовой книжки. Это бесплатно.
Документ, заверенный ЭЦП, приходит на электронную почту почти мгновенно. Также можно запросить выписку на сайте СФР, если есть учетная запись на госуслугах. А лично получить выписку можно в МФЦ или любой клиентской службе Социального фонда
Единственный момент — из нее можно узнать должность и место работы человека только начиная с 1 января 2020 года. Сведения о работе до 2020 года там тоже будут, но в сокращенном виде. Например, у меня не указаны должности, но при этом учтен весь мой трудовой стаж с 1995 года.
Если же в вашей выписке каких-то периодов не окажется, придется подтверждать их другими документами, например трудовыми договорами, выписками из приказов о приеме на работу, справками о периодах работы у конкретного нанимателя.
Хуже, если какие-то организации, где вы раньше работали, уже ликвидировались. Тогда нужно направлять запросы в архивы по месту их нахождения
. Велика вероятность, что документы по личному составу там.
После того как подали работодателю заявление и подтверждающие документы, он должен в течение 15 рабочих дней выдать вам дубликат трудовой книжки. Но если в вашей выписке из электронной трудовой указаны все места работы, я не вижу смысла восстанавливать утерянную или испорченную бумажную. Устроиться на работу можно и без нее.
А новый работодатель просто заведет вам новую книжку, если захотите
Следующая