По какой формуле и как рассчитывается фонд оплаты труда

Любой наемный труд, являясь основной деятельностью человека, обязательно должен оплачиваться. Иными словами, конечным результатом любого труда является получение за него вознаграждения. Трудоустраиваясь, работник рассчитывает на определенную оплату, оговариваемую заранее и отраженную в соответствующей документации.

В свою очередь, работодатель, формируя штат, должен заранее рассчитывать средства, предназначенные на оплату труда и брать во внимание этот показатель в течение всего функционирования организации. Расходы на наемный персонал составляют важнейшую статью трат предпринимателя. Как составить и утвердить положение об оплате труда и премировании в организации? Рассмотрим, чем отличается фонд оплаты труда (ФОТ) от фонда заработной платы (ФЗП), как формируется ФОТ, как правильно его планировать и с помощью какой формулы производить расчет.

к содержанию ↑

ФОТ или ФЗП?

Оплата труда предусматривает не только регулярное получение работниками заработной платы. На предприятиях, заботящихся о своем персонале, сотрудники обычно получают не только суммы, предназначенные к выплате согласно окладу или тарифной сетке, но и дополнительные средства, предусмотренные внутренней политикой и/или отраслевыми особенностями организации. Таким образом, фонд оплаты труда включает в себя все виды выплат, которые производит предприниматель в пользу сотрудников, то есть все расходы, предусмотренные на персонал организации в планируемом, текущем или прошедшем периоде независимо от причин начисления.

Если сравнить эту совокупность с фондом заработной платы (ФЗП), то последняя будет входить в состав ФОТ. Главное отличие ФЗП в том, что в этот фонд входят только те выплаты, которые непосредственно связаны с производимыми сотрудниками трудовыми операциями и их результатами. ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Эти фонды будут совпадать, если в организации сотрудники не получают никаких выплат, помимо зарплаты.

Но на практике такое встречается достаточно редко. ФЗП и ФОТ рассчитываются по идентичным алгоритмам. Как провести анализ эффективности использования фонда оплаты труда?

к содержанию ↑

Зачем нужен показатель ФОТ

• анализ затрат на персонал разных структурных подразделений;
• регулировка общих расходов фирмы;
• определенная роль в повышении рентабельности и снижении расходной статьи;
• корректировка себестоимости продукции и, как следствие, ценовой политики компании;
• исчисление обязательных социальных выплат – страховых взносов, пенсионных вкладов и др.;
• составление бюджета расходов.

к содержанию ↑

Состав фонда оплаты труда

• премиальные;
• «тринадцатую» зарплату;
• больничный;
• отпускные всех видов;
• командировочные;
• бонусы за стаж;
• суммы за время, которое фактически не было отработано, но по закону подлежит оплате (например, простой);
• доплаты за совместительство, за неурочное или сверхурочное время работы, за опасные или вредные условия труда и т.д.;
• возмещение ущерба работника;
• траты на обеспечение работника льготной или бесплатной форменной одеждой;
• льготное рабочее время для трудоустроенных несовершеннолетних;
• затраты на медосмотры;
• социальные выплаты;
• компенсационные средства (например, за питание, проезд к месту работы и др.)

В фонд оплаты труда не включаются:

• годовые премии;
• целевые платежи в пользу работников;
• премии, выплаченные из спецфондов;
• отдельные пенсионные надбавки;
• возмещение путевок, проезда и т.д.;
• подарки от фирмы;
• дивиденды;
• все виды материальной помощи.

к содержанию ↑

Сроки формирования фонда оплаты труда

В зависимости от потребности организации, фонд заработной платы можно рассчитать на любой интересующий период, даже на одни сутки. На практике чаще используют другие единицы отчета:

• ФОТ на год рассчитывают за последний календарный годичный период, используют этот показатель для определения всей суммы фонда оплаты труда;
• ФОТ на месяц чаще применяют для различных видов отчетов;
• ФОТ на день используют как теоретический показатель для анализа расходов фирмы;
• ФОТ на час понадобится тем предприятиям, где сотрудники трудятся на почасовой системе оплаты.

к содержанию ↑

Расчет годового ФОТ

Для того чтобы рассчитать годовой показатель фонда оплаты труда, нужно иметь для вычислений следующие данные:

• суммы выплаченных сотрудникам зарплат согласно ведомостям;
• количество отработанных часов (вычисляется по табелям учета рабочего времени);
• показатели дополнительных затрат, закрепленные в локальных нормативных актах фирмы;
• количество сотрудников по списку и их оклады (фиксируются в штатном расписании);
• формы оплаты, принятые на фирме (оклад, сдельная, почасовая).

к содержанию ↑

Универсальная схема

• ФОТ_год – годовой показатель фонда оплаты труда;
• ЗП_с-м – среднемесячная заработная плата (все суммы выплат за год, поделенные на 12);
• Ч_ср-сп. – среднесписочная численность сотрудников (суммированное количество работников за каждый день месяца, разделенное на количество дней в месяце, повторенное 12 раз по числу месяцев в году).

НАПРИМЕР. В штате ООО «Традиция» с января по март 2016 года числилось 12 человек, в апреле взяли еще 2 работников, штат не менялся до октября, когда был уволен 1 человек, а в декабре взято на работу еще трое. Предварительно вычисленная по ведомостям среднемесячная зарплата персонала, включая премии, доплаты и бонусы, составила 456 тыс.

руб. Сначала определим среднесписочную численность работников: (12 х 3 месяца) + (12+2(апрель)) + (14 х 6 (до октября)) + (14-1(октябрь)) + 13 (ноябрь) + (13 + 3(декабрь)) / 12 = 13.
Рассчитаем ФОТ для ООО «Традиция» за 2016 год: 456 000 х 13 х 12 = 71 136 000 руб.

к содержанию ↑

При почасовой оплате

Расчет ФОТ для почасовой оплаты труда производится по следующей схеме:

• ФОТ_час – фонд оплаты труда для почасовиков;
• ∑_ст. – сумма ставок почасовых рабочих;
• РЧ – количество рабочих часов.

При сдельной оплате

Расчет ФОТ для сдельной оплаты труда производится так:

• ФОТ_сд. – фонд оплаты труда для рабочих со сдельной зарплатой;
• V_пл. – объем продукции по плану;
• Ц_ед. – цена за единицу продукции;
• К – различные компенсации;
• Н – надбавки;
• Пр. – премии;
• В_соц.– социальные выплаты.

К СВЕДЕНИЮ! Если требуется вычислить не годовой, а месячный ФОТ или использовать другую отчетную единицу, нужно брать для формул соответствующие показатели, то есть не умножать среднемесячную зарплату на 12, а среднесписочную численность определять за 1 отчетный месяц.

к содержанию ↑

Не стоит экономить на ФОТ

Любой предприниматель стремится сократить свои расходы, в том числе и за счет фондов зарплаты и оплаты труда. Конечно, можно урезать зарплаты, отменить компенсационные выплаты, убрать премиальные и т.д.

Однако не следует увлекаться таким снижением. Работник вправе рассчитывать на справедливое трудовое вознаграждение. Финансовая мотивация является одним из самых сильных факторов, влияющих на текучесть кадров, их квалификацию, а также эффективность выполнения трудовых обязанностей.

Если выразиться проще, в преобладающем большинстве сотрудники работают именно так, как им платит работодатель.

к содержанию ↑

Необходимые условия для анализа заработной платы

Чтобы работодатель мог оценить, достаточно ли у него персонала, какой реальный уровень расходов на зарплату в общей сумме и на основании этого построить эффективную систему оплаты труда, ему нужно проанализировать зарплатные показатели.

Для полноценного и качественного анализа нужно соблюдать несколько условий:

• в компании должны быть ЛНА, касающиеся зарплаты: положение об оплате труда и о премировании, ПВТР, штатное расписание. Также в учетной политике нужно отразить, как будет учитываться и куда относиться вознаграждение за труд.

Во многих компаниях этими локальными актами просто пренебрегают, поэтому бывает трудно разобраться в начислениях. Особенно это касается вопросов премирования, когда руководитель хочет поощрить одних сотрудников и несправедливо обделяет других. Без четких ЛНА трудно обосновать правомерность начисления таких выплат;

• во всех внутренних регламентах, касающихся оплаты труда, информация должна быть одинаковая. Хотя бы в штатном расписании, трудовых договорах и зарплатных ведомостях должны быть одинаковые цифры. Но на практике часто суммы разнятся, опять же потому что по желанию руководства выплачиваются какие-либо надбавки, не отражающиеся в нормативных актах компании;
• вознаграждение за труд должно начисляться и учитываться в соответствие с законодательством. В большинстве организаций зарплату платят в соответствие с Трудовым кодексом и другими законами РФ, но все равно еще достаточно тех, кто использует «серые» схемы.

Если эти условия не соблюдаются, то сложно проводить аналитику, составлять прогнозы и планировать бюджет компании.

к содержанию ↑

Виды выплат в пользу сотрудников

Напомним, фонд заработной платы — это сумма заработной платы работникам, которая начислена по трудовым и коллективным договорам, а также по другим локальным актам предприятия, содержащим нормы трудового права РФ, за определенный период (месяц, квартал, год).

Все виды вознаграждений, которые бизнесмен платит своим работникам, можно разделить на три группы:

1. Основные выплаты, связанные с трудовым процессом. Их обычно объединяют под общим наименованием «фонд заработной платы» (ФЗП):

• выплаты по окладу, тарифу или сдельным расценкам;
• доплаты за особые условия труда;
• премии за трудовые показатели.

2. Дополнительные выплаты, связанные с работой. Вместе с перечисленными выше эти платежи образуют фонд оплаты труда (ФОТ):

• премии за выслугу лет;
• отпускные, компенсация за неиспользованный отпуск;
• больничные, декретные и другие подобные выплаты;
• компенсация питания, проезда, мобильной связи;
• компенсация затрат на жилье для иногородних сотрудников.

3. Прочие выплаты, не связанные с трудовой деятельностью. Их обычно не включают в ФОТ, а относят к социальным расходам:

Подробнее

• премии к юбилею и по другим подобным основаниям;
• материальная помощь;
• компенсация путевок, занятий спортом, затрат на лечение;
• пособия, которые выплачиваются за счет средств ФСС, ПФР, ФОМС, и другие выплаты за счет средств государственных внебюджетных фондов.

к содержанию ↑

Учет ФЗП и ФОТ

Если говорить об источниках информации по выплатам в пользу сотрудников, то в первую очередь речь идёт о бухучете. Однако бухгалтерские регистры далеко не всегда содержат всю необходимую для управления информацию.

Всем собственникам и руководителям компаний необходимо различать понятия бухгалтерского и управленческого учета. Поясним основные отличия:

1. В первую очередь бухучет ориентирован на потребности государственных органов и других внешних пользователей. Для чиновников, которые разрабатывают его правила, бизнес-цели компании-налогоплательщика вторичны.
2. Регламенты бухучета одинаковы для всех предприятий, без учета отрасли и тем более — индивидуальной специфики. Поэтому в большинстве случаев для полноценного контроля за бизнесом необходимо вести управленческий учет.
3. Если говорить конкретно о ФОТ, то представление затрат на него в управленческом учете может существенно отличаться от бухгалтерских данных. Речь идет как об отнесении затрат на те или иные счета (производственные, коммерческие, управленческие расходы и т.п.), так и об их группировке по направлениям бизнеса. Все отклонения от бухгалтерских регламентов нужно отразить в Положении об управленческой учетной политике.
4. Далеко не все бизнесмены платят своим сотрудникам полностью белую зарплату. Это тоже является причиной возникновения разниц между двумя видами учета.

к содержанию ↑

Планирование ФЗП и ФОТ

Проще всего планировать ФЗП. Если не предполагаются существенные кадровые изменения, то можно отталкиваться от фактических показателей.

Для сотрудников, зарплата которых основана на почасовом тарифе, формула расчета фонда заработной платы на год выглядит по-другому:

ФЗПт = Сст х Ч, где
Сст – сумма ставок всех «почасовиков»
Ч – годовое количество рабочих часов

Для «сдельщиков» расчет будет основан на расценках за единицу (Р) и плановом объеме выпуска (В). Также здесь нужно отдельно указать надбавки (Н) и премии (П), т.к. они обычно не входят в сдельный тариф.

Среднесписочная численность сотрудников ООО «Альфа», работающих «на окладе» — 30 чел. Плановая среднемесячная зарплата на 2019 год с учетом надбавок — 45 000 руб. Плановый выпуск на год — 50 000 изделий, тариф за 1 изделие — 400 руб., премия для «сдельщиков» за выполнение плана — 10% от «базовой» суммы.

Планировать другие составляющие затрат на персонал сложнее. Если отпускные еще возможно спрогнозировать на основе графика, то заранее точно оценить потребность в социальных выплатах практически невозможно.

За счет оставшихся средств и производится финансирование дополнительных и социальных расходов.

Плановая выручка ООО «Альфа» на 2019 год — 220 000 тыс. руб. Норматив затрат на персонал (без учета страховых взносов) — 20%.

ФОТ = 220 000 х 20% = 44 000 тыс. руб.
Следовательно, на дополнительные и социальные расходы может быть направлена сумма
ДР = 44 000 – 38 200 = 5 800 тыс.

руб.

к содержанию ↑

Оптимизация расходов на персонал

Все предприниматели стремятся оптимизировать свои затраты, особенно в сложной экономической ситуации. Естественно, внимание руководителей обращается и на выплаты в пользу работников. Но просто снижать заработную плату и стимулирующие выплаты весьма опасно.

Адекватный уровень вознаграждения дает возможность привлечь квалифицированных сотрудников и рассчитывать на их высокую эффективность. Напротив, снижение выплат демотивирует работников и может провоцировать их на противоправные действия. Иными словами, работодатель имеет право ожидать от сотрудников качественного выполнения трудовых обязанностей ровно в той степени, в какой уровень зарплаты соответствует рыночным показателям.

Поэтому вместо снижения расходов на персонал лучше пересмотреть систему мотивации:

• премиальные и другие дополнительные выплаты должны побуждать работников совершать действия, максимально полезные для организации;
• для наиболее квалифицированных и ценных сотрудников необходимо разработать специальные меры материального стимулирования.

Также, чтобы уменьшить расходы на персонал, можно «поработать» с резервами по снижению налогов с различных видов выплат в пользу сотрудников, чем, к слову, и занимаются специалисты 1C-WiseAdvice, работающие в направлении аутсорсинга расчета зарплаты .

Наши клиенты получают не просто «правильно рассчитать-выплатить-вовремя отчитаться», а гораздо больше:

• снижение налоговых рисков (вероятность возникновения претензий/доначислений/штрафов со стороны налоговых органов почти 0%);
• сокращение затрат за счет снижения налоговых потерь и уменьшения «зарплатных» налогов (все используемые нами стратегии находятся в рамках действующего законодательства);
• безупречную репутацию компании как работодателя.

к содержанию ↑

Основной фонд заработной платы: определение, расчет и управление

Что такое ФОТ?

Понятие «фонд оплаты труда» (ФОТ) так и не закрепилось в законодательстве РФ, на практике же чаще всего под таким понятием подразумевают деньги, которые выделяются на зарплаты сотрудникам. В этот фонд входят средства, предназначенные как для оплаты труда работников, так и для выплат в разные фонды. Но сюда не включены финансы, необходимые для оплаты материальной поддержки или для другой социальной поддержки.

Где взять деньги на бизнес и как управлять финансами? Расскажут эксперты образовательной платформы для предпринимателей «Курс».

Также к ФОТ не относятся средства, которые выплачиваются по договорам гражданско-правового характера и средства, необходимые для выплаты пособий — они оплачиваются Социальным фондом России.

к содержанию ↑

Чем отличаются ФОТ и ФЗП?

Конкретного определения для этих двух категорий нет, и многие компании трактуют их по-своему. Как правило, фонд заработной платы включает отчисления именно за отработанные часы, в то время как фонд оплаты труда помимо заработной платы охватывает премии, отчисления, материальную помощь и многое другое.

Что включают в ФОТ?

• Заработная плата в соответствии с трудовыми договорами, которые заключены с официально трудоустроенными сотрудниками. Сюда же относят бонусы, получаемые за выслугу лет.
• Доплаты в зависимости от условий оплаты труда. Надбавки могут выдаваться за тяжёлые условия труда, за работу в законные выходные, праздники, сверхурочное время.
• Премии по результатам труда.
• Отпускные и командировочные.
• Пособия, которые выплачиваются за первые три дня временной нетрудоспособности за счет средств работодателя.
• Компенсации за проезд, проживание и мобильную связь.

Также список сумм, которые не будут относиться к фонду оплаты труда, будут определяться руководителем организации отдельно. Сюда могут относиться праздничные поощрения, разовые выплаты в честь памятных дат и материальная помощь от организации.

При выплате заработной платы из дохода вычитается НДФЛ (налог на доходы физических лиц). Сама зарплата в ФОТ должна содержать вычитаемый доход, то есть если заработная плата 20 тысяч рублей, а НДФЛ — 13% (2 600 рублей от 20 тысяч рублей), то записываем не конечную сумму, а начальную — вместо 17 400 рублей записываем также 20 тысяч рублей.

к содержанию ↑

Зачем рассчитывают ФОТ?

Показатели фонда оплаты труда необходимы не только для отчетности и корректных выплат, но ещё и для анализа компании. На основании ФОТ можно оценить и понять среднюю заработную плату работников и сделать соответствующие выводы: понизить заработную плату или повысить.

На основе анализа ФОТ за несколько лет можно проследить динамику развития и оценить, возможно ли привлечь в компанию ещё работников с той же заработной платой.

к содержанию ↑

Общая формула расчета

Единой формулы расчёта ФОТ нет. Рассмотрим несколько вариантов, которые используются чаще всего.

ФОТ = Среднемесячная заработная плата * Среднесписочная численность работников * 12 месяцев.

Формула может меняться в зависимости от цели. Если интересуют выплаты по конкретному отделу, то нужно будет снизить количество работников в первом показателе и изменить среднесписочную численность работников в зависимости от их количества в конкретном отделе. Если интересуют выплаты за конкретный период, например, месяц или полгода, то вместо 12 месяцев нужно указать необходимую цифру.

Есть и другой вариант расчёта, который используется для определения ФОТ по конкретному сотруднику:

ФОТ = Заработная плата + Надбавки + Страховые взносы + Отпускные.

Рассмотрим на примере, как нужно рассчитывать ФОТ.

В ООО «Компания А» в январе 2023 года были произведены следующие расчёты по заработной плате:

• заработная плата сотрудников — 1 280 060 руб.;
• премии за месяц — 413 755 руб.;
• отпускные — 108 882 руб.;
• материальная помощь при рождении ребенка — 100 000 руб.;
• выплаты за счет СФР — 25 069,98 руб.;
• страховые взносы — 624 416,34 руб.

По итогу, формула ФОТ будет следующая: 1 280 060 руб. + 413 755 руб. + 108 882 руб. + 100 000 руб. + 624 416,34 руб. = 2 527 113,34 руб.

к содержанию ↑

Анализ расходов ФОТ

После составления фонда заработной платы стоит его правильно проанализировать. Чтобы сделать это грамотно, нужно понимать структуру фонда заработной платы, учитывать все необходимые данные.

Это поможет грамотно оценить ценность каждого сотрудника, понять объективную стоимость привлеченной трудовой силы, построить эффективную систему оплаты труда и оценить реальный уровень расходов на оплату труда и их доли в общей величине расходов.

Для этого требуется выполнить 3 условия:

• Разработать внутренние правила и политики, которые будут регулировать выплаты заработной платы и другие виды вознаграждений работникам.
• Обеспечить точность данных во всех документах, связанных с оплатой труда.
• Вести бухгалтерский учет зарплаты в строгом соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Для анализа важно понимать, как точно выполняются показатели, что входит в обязательный перечень задач, какая сумма экономится или перерасходуется, будет ли расти зарплата со временем, какую структуру имеет фонд оплаты труда и каков будет уровень заработной платы.

Фото на обложке: Mehaniq / Shutterstock3

Подписывайтесь на наш Telegram-канал, чтобы быть в курсе последних новостей и событий!

к содержанию ↑

Как правильно рассчитать ФЗП

По общему правилу все выплаты складывают между собой, а потом проводят поправку на коэффициент среднесписочной численности.

Поэтому сначала следует рассчитать коэффициент по формуле: ССЧгод = ССЧ1 + ССЧ2 + . + ССЧ12.

Месячный показатель определяют по числу сотрудников.

После этого можно определить сам фонд: ФЗПгод = ЗПср × ССЧгод × 12.

ЗПср – это средний размер выплат работникам за их труд.

При необходимости можно использовать другую формулу – по количеству отработанных человеко-часов согласно табелю: ФЗПчас = ЗПтар × Кч/час.

Расчетные листки в электронном виде

Следующая

Трудовое правоКогда работодатель должен оплатить больничный