Как работать меньше, но продуктивнее
Стремясь к успеху, многие люди трудятся практически без отдыха. Но со временем такой подход приводит к прокрастинации, хронической усталости и снижению производительности. Для достижения целей нужно увеличивать не рабочее время, а продуктивность, то есть скорость и качество выполнения задач.
Plus-one.ru рассказывает, как стать продуктивным и не засиживаться на работе допоздна.
Фото: iStock
Обеспечьте себе комфорт
Один из секретов продуктивной работы заключается в избавлении от раздражающих мелочей. Попросите коллег слушать музыку в наушниках, почистите компьютер, чтобы он не зависал, замените мерцающую лампочку. Чтобы повысить продуктивность, лучше работать при дневном свете или выбирать лампы с цветовой температурой 3000 К.
Стул, на котором вы сидите большую часть дня, должен быть максимально комфортным. Отрегулируйте высоту и наклон спинки, убедитесь, что локти слегка касаются подлокотников, а не лежат на них. Если опустить подлокотники не получается, лучше убрать их, чтобы кисти рук не получали лишнюю нагрузку.
Разместите монитор так, чтобы его верхний край находился на уровне глаз или чуть ниже. От экрана не должен отражаться свет, поэтому нужно пользоваться жалюзи.
к содержанию ↑Организуйте порядок на рабочем месте
Эксперт по организации Лиза Заслав говорит, что в среднем человек теряет час рабочего времени в день из-за беспорядка. Этого можно избежать, выделив один день на уборку и систематизацию вещей. Функциональное пространство, в котором нет ничего лишнего, поможет поддерживать высокую производительность в течение дня.
Приведите рабочее место в порядок:
Предметы, которыми вы регулярно пользуетесь, должны находиться в пределах досягаемости, чтобы за ними не нужно было тянуться. Постоянно вставая из-за стола за карандашом или любой другой мелочью, вы будете отвлекаться от дела.
Выбросьте лишние бумаги, а остальные — рассортируйте. Не перечитывайте документы во время сортировки, иначе это занятие может растянуться на несколько дней. Сделайте пометки на архивных коробках, чтобы можно было быстро найти любую бумагу.
Все это относится и к электронным документам — вовремя производите их ревизию и все ненужное отправляйте в корзину.
Не злоупотребляйте стикерами. Десятки разноцветных листочков, от которых рябит в глазах, не принесут пользы и помешают работать продуктивнее. Пишите на стикерах только самые важные напоминания.
Соблюдайте баланс между работой и личной жизнью. Не держите на столе больше трех личных вещей. Памятные фотографии и другие предметы, вызывающие сильные эмоции, могут снизить продуктивность.
Освободите рабочий стол — как реальный, так и виртуальный. Большое количество объектов в поле зрения отвлекает от текущей задачи и приводит к потере времени. Кроме того, беспорядок может вызывать чувство беспокойства.
Не стремитесь к недостижимому идеалу
Перфекционизм не зря называют злейшим врагом личной продуктивности. В кинопроизводстве есть выражение: «Фильм нельзя закончить, его можно только остановить». Это значит, что в какой-то момент нужно перестать доводить каждую деталь до совершенства и принять результат таким, какой он есть.
Фото: Pexels
Постоянное стремление к идеалу может погрузить человека в состояние хронического стресса и свести продуктивность к нулю. К тому же фокус на мелких деталях мешает адекватной оценке результата. Найдите в себе силы сосредоточиться на главном, завершить задачу и устремиться к новым достижениям.
к содержанию ↑Оптимизируйте рабочее время
Чтобы управлять своим временем и загруженностью, воспользуйтесь методами и приемами тайм-менеджмента:
Откажитесь от привычки делать много дел одновременно. Постоянное переключение внимания с одной задачи на другую ослабляет концентрацию и мешает продуктивно работать.
Планируйте переговоры, встречи, а также рутинные дела в четкой последовательности. Желательно решить все важные вопросы в начале дня, чтобы навязчивые мысли о них не снижали продуктивность.
Настройтесь на работу с помощью выполнения простых задач, например ответов на письма. Это позволит войти в деловой ритм и активизировать работу мозга.
Любое дело может растянуться до бесконечности, поэтому ставьте дедлайны, чтобы быть продуктивным.
Сначала обдумайте этапы работы, а затем приступите к ее выполнению.
Фото: Pexels
к содержанию ↑Как не профукать жизнь, когда работаешь 5/2. Лайфхаки
Эксперимент, в котором балансируют плотный рабочий график и желание наслаждаться летним периодом. Эксперимент успешный и применимый ко всем сезонам, подробности в статье.
Как Повысить Продуктивность: 17 Уникальных Советов, Которые Действительно Работают
Прежде чем вы приступите к прочтению статьи о повышении продуктивности работы, помните о простом правиле: будьте снисходительны к себе и своим ошибкам. Вы же не можете стать более продуктивным в мгновение ока.
Характерные вам на работе привычки формировались на протяжении долгих лет. Это могут быть как хорошие, так и плохие привычки; осознанные или подсознательные. Такие вещи нельзя взять и изменить всего за пару минут.
И все же небольшие шаги и изменения способны привести к внушительным переменам .
к содержанию ↑1. Составьте обоснованный список задач
Не перегружайте себя. Часто списки дел оказываются бесполезной затеей по одной причине: люди любят все усложнять, пытаясь совместить несовместимые задания. Для выполнения некоторых задач требуется уйма времени, в то время как другие занимают всего лишь несколько минут.
Именно это и создает дисбаланс в процессе распределения рабочего времени.
После этого очередной список важных дел превращается в средство прокрастинации и самобичевания. Почему? Потому что мы стараемся выполнить самые простые задания, постоянно отвлекаясь от выполнения важных и сложных задач.
к содержанию ↑2. Поставьте небольшие цели для каждой задачи
Начиная новый проект или получая новую задачу, вам может казаться, что вас ждет необъятный объем работы.
Как только вы научитесь разбивать такие задачи на более мелкие цели, вы почувствуете реальный прогресс и заметите, как каждая из целей дополняет выполненные ранее задачи.
Задайте себе вопросы: что потребуется для реализации вашего проекта? С кем вы должны пообщаться в первую очередь?
Выполните такую разбивку еще до того, как начнете планировать сроки выполнения . Вы поймете, какой объем времени займет каждый из этапов, и, следовательно, общее время на реализацию задуманного. Иногда то, что вам кажется большим и трудно реализуемым проектом, может оказаться простой задачей, и наоборот.
Воспользуйтесь специальными инструментами для постановки, разбивки и визуализации задач. Например, онлайн диаграммой Ганта.
Онлайн диаграмма Ганта GanttPRO поможет вам в планировании задач и проектов, удобной разбивке и визуализации всех активностей и дат.
к содержанию ↑3. Сфокусируйтесь на одной задаче за раз
Как вы определяете задачу, имеющую высочайший приоритет? Как ваша организация расставляет приоритеты?
Вы используете цели и ключевые результаты (OKR)? Или, быть может, ключевые показатели эффективности (KPI)?
К примеру, одним из способов успешного выполнения работы является правило 90-90-1. Оно подойдет и в том случае, если вы управляете командой.
Принцип следующий: используйте первые 90 минут рабочего дня для выполнения самой важной задачи в течение 90 дней подряд. По мнению гуру мира HR Робина Шарма, это позволит вам сконцентрироваться на действительно важных делах еще до того, как день будет наполнен рабочими моментами и событиями. А еще вам не придется тратить все ваше рабочее время в течение дня на одну единственную задачу.
к содержанию ↑4. Выявите тенденции в распорядке
Определите ваши привычки и наиболее продуктивное время в течение дня. Используя систему отслеживания рабочего времени, четко понимая собственные привычки, вы можете полностью изменить то, как проходит ваш рабочий день.
Например, ежедневные собрания или разговоры у кофемашины могут отнимать час. Перераспределите время, и вы точно выполните больше работы за то же время.
В следующий раз, когда вы получите задачу, вы сможете четко оценить трудозатраты .
к содержанию ↑5. Правильно делегируйте
Одно дело — поставить задачу. И совсем другое — удостовериться в своевременном и качественном выполнении.
Воспользуйтесь инструментами для контроля выполнения задач и отслеживания прогресса. Инвестируйте немного времени в изучение такой программы, дайте время команде изучить ее, а затем просто начните в ней все планировать.
6. Визуализируйте действия и цели
Речь идет о списке дел с простой и понятной системой выполнения задач. Если вы заметили, что одна из задач влияет на ваш бизнес в большей степени, или вы понимаете, что она требует внимания на постоянной основе, отметьте это.
Записывайте не только результаты, но и планируемое количество действий.
Например, вы маркетолог. Вам нужно сделать твит или написать несколько записей в LinkedIn. Внесите это в список и обозначьте недельное количество. Все просто.
7. Определите 2 пиковых часа
К сожалению, не все современные компании учитывают такой важный аспект, как пик продуктивности работников.
Например, рабочий день в вашей компании начинается не ранее 09:00. А вот пик вашей продуктивности происходит раньше, с 6 до 8 часов утра. Или с 16:00 до 19:00 и после 20:00, когда коллеги уже уходят с работы.
Вы уходите с ними, переносите задачи на утро, когда вы работаете не на максимуме.
Для решения этой проблемы найдите не менее 2 часов времени в течение дня, чтобы занять себя сложной работой, когда вы особо продуктивны. Оставшееся время потратьте для проведения встреч и выполнения менее важных задач.
8. Выберите одно задание и доведите его до конца
Наш день разбит на несколько часовых сегментов. Все индивидуально, но с большего, каждый час включает в себя примерно 45-50 минут рабочего времени. Мы назначаем встречи, которые начинаются в определенное время, после этого мы обедаем в течение часа или планируем звонок на строго определенное время.
Непрерывная работа в течение 45 минут может показаться эффективным, хотя и крайне сложным вариантом решения проблемы.
Воспользуйтесь методом «Помидора», который предполагает использование 25-минутных блоков с 5-минутными перерывами. Как правило, после нескольких таких блоков следует более длительный перерыв в работе.
Метод «Помидора» позволяет избавиться от ненужных прерываний рабочего процесса, а также реально оценить время, которое потребуется для выполнения работы.
9. Отбросьте все лишнее
Знаете ли вы, что место работы напрямую влияет на качество труда? Речь идет не о степени современности офиса. Речь о рабочем месте. Вы сможете работать более эффективно, если не будете тратить целую уйму времени на поиск нужной вещи на столе или в компьютере.
Организуйте свою работу так, чтобы вас ничего не отвлекало.
10. Найдите время для прогулок и тренировок
Находите время, чтобы совершать не менее одной прогулки в течение дня. Прогуляйтесь вокруг парковки, пройдитесь по улице или парку.
Прогулки поспособствуют правильной работе сердечно-сосудистой системы : повысят эффективность работы, улучшат внимание и помогут бороться со стрессом.
11. Анализируйте
Если вы отвечаете за реализацию нескольких проектов, не торопитесь. Возьмите паузу, оцените, что работает, а что – нет, где важна приоритизация, а что требует незамедлительного вмешательства.
Время, которое уходит на анализ, – это реальный инструмент, который позволяет идти вперед к новым целям.
12. Используйте правило 2 пицц для проведения встреч
Совещания и встречи отрицательно сказываются на скорости вашей работы, особенно в тех случаях, когда команды из 30 человек собираются для «мозгового штурма». В большинстве случаев известно, что на них будет происходить. Выступать будут все те же лица.
А молчуны будут молчать.
Теоретически, если вам потребуется больше 2 пицц, чтобы накормить всех на совещании, то вы пригласили слишком много людей. У вас не будет достаточно времени для дискуссии. Вы не сможете услышать достаточное количество новых идей.
к содержанию ↑Отличный метод повысить продуктивность в работе в 2 раза
Наверняка вы хотите получать от жизни максимум. Но по истечении недели, месяца, года вас накрывает волна неудовлетворения тем, что результаты “так себе”.
Это недовольство кроется в вашей низкой успеваемости и неэффективности? А может, вам постоянно кажется, что у других людей в два раза больше времени или они обладают сверхъестественными способностями? На самом деле сверхпродуктивные люди умеют грамотно распоряжаться своим временем и знают, как повысить продуктивность в работе. Используйте и вы эти секреты и ваша личная продуктивность будет повышаться, а «рабочая эйфория» будет сопровождать вас каждый день.
к содержанию ↑Продуктивные методы повышения личной эффективности
Узнавайте, как повысить продуктивность в работе и сделайте свою жизнь проще. Достигайте запланированных результатов быстрее. Освобождайте время для своих личных дел, семьи и хобби.
Это станет возможным, если вы начнете эффективно использовать некоторые методы.
Журнал учета временных затрат
Элементарная аналитика. Поймите, на что уходит ваше время. На протяжении нескольких дней ведите записи своих дел.
Так вы сможете понять, сколько времени у вас уходит на работу, сколько часов отнимают у вас социальные сети или бесцельное брожение по «просторам» интернета. Для начала надо выявить свои скрытые привычки. Искорените их из своей жизни и пустите освобожденное время в правильное русло.
Тогда вы заметите, как возрастет ваша личная продуктивность.
Но тут у вас может возникнуть резонный вопрос: « А как правильно вести журнал расхода времени?». На самом деле все очень просто. Задача заключается в том, чтоб определить, сколько времени вы тратите на конкретное занятие.
Например, вы садитесь обедать. Зафиксируйте время начала, окончания приема пищи. Так вы будете знать, сколько чистых минут тратите на трапезу.
Начали выполнять задание, зафиксировали, посчитали. Вы можете делать записи только в рабочие часы, а можете следить за своим образом жизни в течение всего дня.
Анализ результатов для повышения личной эффективности
Повышение личной эффективности – трудоемкий процесс. Может потребоваться несколько дней или даже неделя для выявления проблемы. На старте запаситесь терпением и часами.
Чтоб добиться максимальной точности используйте часовой механизм с секундомером. Старайтесь максимально детализировать свой журнал. По окончании каждого дня разбивайте свои записи на части.
Далее группируйте аналогичные занятия и считайте время, потраченное на их выполнение.
Узнайте, сколько времени у вас уходит на разговоры по телефону и на чтение новостей. Посчитайте сколько часов вам нужно на гигиенические процедуры, а сколько – на прием пищи. Вы будете удивлены результатами.
Неприятно осознавать, сколько впустую мы тратим драгоценного времени на “ничегонеделанье” и ненужные занятия. Но есть и приятная новость. Личная эффективность в работе возрастет, если вы направите свои усилия и освобожденные часы на решение конкретных задач.
В среднем, офисный сотрудник “со стажем” отдает своим прямым обязанностям лишь 2.5-3 часа рабочего времени. Остальную часть дня он тратит на общение с коллегами, обед, чаепития, перекладывания бумаг, решение личных проблем. Если вы даже уделяете своим прямым обязанностям по 5 часов, то в неделю вы вырабатываете всего 25 часов из 40.
Исключите все отвлекающие факторы и перенаправьте усилия в нужное русло, тогда вы гораздо быстрее добьетесь цели.
к содержанию ↑Коэффициент личной продуктивности
Итак, как повысить продуктивность, в работе оперируя полученными данными? Первоначально определите свой персональный коэффициент. Поделите реально затраченные часы на общее количество рабочих. Если вы работаете 25 часов из 40 положенных, то путем несложных математических расчетов выясняется, что ваш коэффициент продуктивности 62,5%.
А это чуть больше половины. Значит, почти половину своего рабочего дня вы “теряете”. И это несмотря на периодические задержки на работе.
к содержанию ↑