Энциклопедия решений. Вкладыш в трудовую книжку (июль 2025)
Трудовая книжка имеет разделы «Сведения о работе» и «Сведения о награждении». В раздел «Сведения о работе» вносятся сведения о приеме на работу, переводе на другую должность и увольнении (разделы 3, 5 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, далее — Инструкция); раздел «Сведения о награждении» предназначен для внесения сведений о награждении (поощрении) за трудовые заслуги, предусмотренные п.
24 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила). В соответствии с п.
38 Правил, в случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов — либо раздел «Сведения о работе», либо «Сведения о награждении», в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.
Вкладыш в трудовую книжку представляет собой бланк, форма которого утверждена Правилами. Образец бланка утвержден приказом Минфина России от 22.12.2003 N 117н «О трудовых книжках» (далее — Приказ). Вкладыш в трудовую книжку полностью идентичен бланку трудовой книжки, за исключением его названия и предупреждения на титульном листе о недействительности бланка без трудовой книжки.
Вкладыш, как и трудовая книжка, является бланком строгой отчетности и имеет свой номер и серию. Сведения о нем также должны вноситься в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. Согласно п.
41 новые вкладыши, выданные работнику, вносятся в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них с указанием серии и номера.
Обязанность приобретать бланки вкладышей как и бланки трудовых книжек возложена на работодателя (п. 46 Правил, п. 4 Приказа) (см. подробнее отдельный материал).
Анализ судебной практики показывает, что внесение работодателями записей о работе, подлежащих внесению в раздел «Сведения о работе», в другой раздел трудовой книжки является нарушением трудового законодательства и основанием привлечения к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ (решения Центрального райсуда г. Хабаровска Хабаровского края от 14.08.2019 по делу N 12-799/2019, Тульского облсуда от 15.04.2016 по делу N 21-68/2016, Пятигорского горсуда Ставропольского края от 18.04.2014 по делу N 12-34/14).
По указанной причине внесение последующих записей во вкладыш к трудовой книжке без изменения записей в разделе «Сведения о награждении» будет неправомерным.
Согласно п. 30 Правил, п. 1.2 Инструкции изменение неточных и неправильных записей в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, производится путем признания их недействительными и последующим внесением правильной записи.
При этом п. 1.2 Инструкции урегулирован порядок исправления неточной, неправильной записи только для тех ситуаций, когда такая запись изначально была внесена в надлежащий раздел трудовой книжки.
По нашему мнению, приведенный в п. 1.2 Инструкции порядок исправления неточной, неправильной записи следует применять по аналогии и в том случае, когда правильная по своему содержанию запись была внесена в ненадлежащий раздел трудовой книжки. Аналогичного мнения придерживаются и специалисты Роструда.
Вкладыш оформляется по правилам заполнения и ведения трудовой книжки. В титульный лист вкладыша вносятся сведения о работнике, актуальные на момент оформления вкладыша. Следовательно прежде, чем заполнять титульный лист вкладыша, необходимо запросить у работника соответствующие документы: паспорт, свидетельство о рождении, о браке, о расторжении брака, диплом об образовании и т.п.
и в соответствии с предоставленными документами оформить титульный лист вкладыша.
Если на момент заполнения вкладыша данные сотрудника изменилась то, соответствующие изменения необходимо внести так же и в трудовую книжку (см. подробнее отдельный материал).
Следует учитывать, что все записи в трудовой книжке имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер (п. 11 Правил) который указывают в графе 1 «Сведений о работе» или графе 1 «Сведений о награждении». То есть каждый раздел трудовой книжки, имеет собственную нумерацию, и каждая последующая запись, вносимая в него, должна иметь соответствующий порядковый номер.
Поскольку вкладыш в трудовую книжку оформляется только в том случае, когда все страницы одного из разделов трудовой книжки заполнены, следовательно нумерация соответствующего раздела во вкладыше в трудовую книжку, продолжает нумерацию, сделанную в аналогичном разделе в трудовой книжке. Данный вывод следует из пункта 11 Правил.
Согласно п. 39 Правил при выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указываются серия и номер вкладыша (решение Селемджинского райсуда Амурской области от 12.03.2019 по делу N 2-35/2019). Однако ни в данной норме, ни в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв.
постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее — Инструкция), не содержится указание на место, в котором следует поставить штамп о выдаче вкладыша. Специалисты Роструда разъясняют, что место проставления штампа выбирается кадровым работником самостоятельно, при условии, что штамп не будет закрывать другие записи и будет читаемым. Таким образом полагаем, что не будет ошибкой при выдаче вкладыша проставить соответствующий штамп либо вверху на титульном листе трудовой книжки, либо на внутренней стороне первого листа обложки.
В п. 39 Правил прямо указывается на проставление надписи именно посредством штампа. Однако, по нашему мнению, рукописная надпись «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера вкладыша приравнивается к штампу, соответственно, указанная надпись не является основанием для признания вкладыша недействительным.
Мнение относительно возможности замены рукописной записи штампом и штампа рукописной записью высказывалось и судебными органами (см. например, решение Арбитражного суда Ростовской области от 05.12.2007 по делу N А53-7246/2007). Однако сказанное не отменяет обязанности работодателя иметь соответствующий штамп и ставить его при выдаче каждого вкладыша (решение Центрального райсуда г.
Комсомольска-на-Амуре Хабаровского края от 23.09.2016 по делу N 12-308/2016, определение Оренбургского облсуда от 20.12.2018 по делу N 33-9274/2018).
Заметим, что ни в Правилах, ни в Инструкции не указано конкретное место в трудовой книжке, куда следует вшивать вкладыш. В свою очередь, поскольку вкладыш оформляется только в том случае, когда в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, представляется логичным, чтобы вкладыш был вшит между последней страницей и задней обложкой трудовой книжки. Вместе с тем отметим, что поскольку указанные вопросы не регламентированы трудовым законодательством, по нашему мнению, организация вправе самостоятельно решить, в каком месте следует поставить штамп с надписью «Выдан вкладыш», а также каким образом вшивать вкладыш (решения Катав-Ивановского горсуда Челябинской области от 21.06.2019 по делу N 12-51/2019, Октябрьского райсуда г.
Ижевска Удмуртской Республики от 10.04.2017 по делу N 12-215/2017, определение Кемеровского облсуда от 01.04.2015 по делу N 33-2779/2015).
Несмотря на то, что сама форма вкладыша и п. 38 Правил указывают, на то что вкладыш без трудовой книжки недействителен, в судебной практике известны случаи, когда работодатель практикует выдачу вкладыша вместо трудовой книжки, что в последствии приводит работника к судебным тяжбам (см. решения Чарышского райсуда Алтайского края от 24.06.2019 по делу N 2-64/2019; Центрального райсуда г.
Читы Забайкальского края от 29.04.2019 по делу N 2-564/2019).
к содержанию ↑Внимание
Дата выдачи вкладыша в трудовую книжку не может быть ранее даты выдачи трудовой книжки (дубликата трудовой книжки) (см. например, определение Ставропольского краевого суда от 12.02.2019 по делу N 33-792/2019).
О выдаче вкладыша обязательно сделайте запись в Книге учета движения трудовых книжек (п. 41 Правил).
Если лицо, поступающее на работу, предъявляет только вкладыш в трудовую книжку, работодателю следует поступать так же, как и в ситуации с отсутствием трудовой книжки (см. подробнее в Энциклопедии решений. Предъявление трудовой книжки при приеме на работу).
Напомним, что вкладыш в трудовую книжку оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Следовательно, при утрате вкладыша в трудовую книжку работником или работодателем; при наличии во вкладыше записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, а также в случае непригодности вкладыша в трудовую книжку к использованию (вкладыш обгорел, порван, испачкан и т.п.) надлежит оформить дубликат вкладыша (определения Московского горсуда от 12.09.2019 по делу N 33-40939/2019, Верховного Суда Республики Крым от 01.10.2019 по делу N 33-9977/2019, Калининградского облсуда от 25.07.2018 по делу N 33-3443/2018, Московского горсуда от 07.09.2017 по делу N 4г-10061/2017, Верховного Суда Республики Башкортостан от 15.01.2015 по делу N 33-2/2015).
к содержанию ↑Выдача вкладыша в трудовую книжку (образец заполнения здесь)
Случай, при котором осуществляется оформление вкладыша в трудовую книжку, предусмотрен пунктом 38 Порядка. Согласно указанному пункту если в трудовой книжке один из разделов полностью заполнен, то последующая информация для этого раздела вносится путем оформления вкладыша, который подшивается к трудовой книжке. Порядки ведения трудовой книжки и вкладыша к ней идентичны.
Как следует из пункта 39 Порядка, каждый случай оформления и подшивания вкладыша к трудовой книжке должен сопровождаться простановкой штампа «выдан вкладыш в трудовую книжку» (образец вкладыша здесь), в котором надлежит отразить серию и номер этого вкладыша.
Обращаем внимание, что выдача вкладыша должна быть обязательно отражена в приходно-расходной книге по учету бланков соответствующей документации, а также в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
к содержанию ↑Действителен ли вкладыш без трудовой книжки?
Вкладыш без основного документа недействителен. Это следует как из абзаца 2 пункта 39 Правил, так и из самого бланка вкладыша, на котором содержится соответствующая надпись.
Следовательно, если, к примеру, вновь принятый на работу сотрудник предоставил не трудовую книжку, а лишь вкладыш в нее, то независимо от того, какие записи содержатся во вкладыше, внесение в него работодателем новых записей без предоставления основного документа – трудовой книжки будет неправомерным.
к содержанию ↑Заявление на вкладыш в трудовую книжку (образец)
Форма заявки от уполномоченного на ведение трудовых книжек лица о выдаче ему соответствующих бланков законодательством не предусмотрена. Такая заявка составляется в произвольной форме.
Главному бухгалтеру МУП «Соцстрой»
Прошу Вас выдать под отчет 1 (один) бланк вкладыша к трудовой книжке.
Заместитель начальника отдела кадров ___________ Россомахина В.Ю.
Для чего нужен?
Необходимость во вкладыше возникает в том случае, если все страницы раздела заполнены, и место для последующих записей отсутствует. При этом не важно, какой раздел исписан полностью, будь то «сведения о работе» или «сведения о награждении».
Раньше в практике кадровиков считалось нормальным зачеркнуть «сведения о награждении», сверху дописать «о работе» и тем самым не заморачиваться заведением вкладыша. Но такой подход противоречит инструкции по ведению трудовых книжек. Перечеркивания не допустимы.
Нельзя заводить сотруднику новую трудовую, если его старая исписана. Не допускается вклеивание дополнительных листов, чистой бумаги. Закончилось место – оформляется вкладыш. Другого варианта не предусмотрено.
Пример. Сотрудник собирается на пенсию.
Заявление написано, приказы готовы, осталось лишь заполнить трудовую книжку и вручить человеку.
Вдруг выясняется, что в трудовой не достаточно места для записи об увольнении.
Учитывая, что сотрудник уходит на пенсию, трудовая ему точно не понадобиться. Многие не хотят тратить деньги на вкладыш и уговаривают кадровика сделать запись где-нибудь в другом месте. Но по правилам даже для внесения всего одной записи оформление вкладыша обязательно.
к содержанию ↑Кто ответственен за приобретение?
Вкладыш, как и саму трудовую книжку, покупает работодатель. Во многих организациях сотрудников просят принести его самостоятельно, что не совсем правильно. Все трудовые книжки, вкладыши имеют порядковый номер, они обладают особой защитой от фальсификации.
Документ, купленный в переходе, может быть поддельным, выпущенным левыми типографиями. Тогда как настоящий вкладыш имеют право тиражировать лишь отдельные специализированные учреждения.
Работодатель заключает с ними договор и закупает партию документов, которые фиксируются в приходно-расходной книге с указанием серийного номера. Использование не оприходованных документов запрещено.
Когда приходит время выдать вкладыш, работник выплачивает стоимость документа. При этом озвучивается цена на момент покупки, а не выдачи, даже если сумма выросла в разы. Сотрудником компенсируются расходы только на приобретение.
Некоторые организации берут у работников оплату наличными, иногда стоимость удерживают с заработной платы. Если выбран второй вариант, необходимо помнить, что без согласия сотрудника, нельзя производить никаких удержаний.
Поэтому он пишет заявление (главному бухгалтеру либо руководителю фирмы), о том, что просит удержать из заработной платы сумму в размере (например, 100 рублей) за стоимость бланка вкладыша.
Заявление от работника на выдачу вкладыша пишется в произвольной форме, но это не обязательный документ. Он заводится автоматически, вследствие отсутствия свободных граф в трудовой книжке для внесения необходимых записей.
Образец заявления о выдаче вкладыша в трудовую книжку.
к содержанию ↑Вшивать документ или нет?
Вкладыш в трудовую книжку всегда только вшивается. Никаких скреплений скобами, степлером, приклеиваний скотчем.
Предпочтительнее пришить уже полностью готовый вкладыш. Иначе ошибочное оформление повлечет за собой неприятную процедуру извлечения, составления акта порчи, уничтожения испорченного бланка.
Лучше использовать нитку №10 из хлопка. Она достаточно толстая и не режет бумагу. Сама процедура вшивания предельно простая:
- Шилом проделывают отверстия по линии сгиба в количестве трех или четырех штук. Удобнее и надежнее всего подшить документ в четыре прокола. Расстояние между дырками одинаковые.
В инструкции не написано, куда именно следует вшивать вкладыш: в начало, может быть в середину или даже конец трудовой книжки.
Каждый кадровик выбирает по своему усмотрению.
Технически вшивать удобнее в середину.
Так легче делать проколы, а сам вкладыш держится крепче. Но данный вариант плох тем, что запись разбивается на части. Это отчетливо видно при ксерокопировании.
Поэтому целесообразнее размещать вкладыш в конце, между самой последней страницей трудовой книжки и его обложкой.
О том, как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку, вы можете узнать, посмотрев видео:
к содержанию ↑Сквозная или сплошная нумерация?
Распространенная ошибка кадровиков – в каждом вкладыше записи начинаются с номера 1.
Тогда как по правилам предусмотрена сквозная нумерация.
То есть цифры начинаются с не самого начала, а продолжаются в порядке возрастания.
Например, если раздел сведений о работе в трудовой книжке закончилось под 20 номером, то первая запись во вкладыше в том же разделе будет под номером 21.