Профессиональный секретарь: как организовать документооборот в компании
Какими знаниями должен обладать личный помощник руководителя, персональный ассистент или профессиональный секретарь? Прежде всего – это навыки и представления о базовых правилах документооборота в компании.
Какими знаниями должен обладать личный помощник руководителя, персональный ассистент или профессиональный секретарь? Прежде всего – это навыки и представления о базовых правилах документооборота в компании.
Стандарты оформления бумаг прописаны в ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нём закреплены основные требования к оформлению бумажных и электронных документов. ГОСТ не обязателен для соблюдения в том случае, если правила ведения документооборота прописаны локальными актами компании.
к содержанию ↑Что нужно знать о документообороте
Каждый документооборот состоит из нескольких жизненных этапов. Их стоит запомнить:
- Создание (поступление) документа;
- Регистрация;
- Отправка или передача по назначению;
- Движение документа;
- Исполнение (согласование, подпись и пр.);
- Отправка в архив.
Задача секретаря или персонального ассистента – отследить, чтобы ни на одной из стадий не случалось задержек, иначе может произойти сбой во всей работе по документообороту. Стоит учитывать, что в организации может быть несколько видов делопроизводств. Рассмотрим основные из них (Таблица 1).
Виды документооборота
Управленческий — все бумаги, касающиеся управления организацией (приказы, распоряжения и пр.).
Финансовый — договоры, нормативно-правовые акты, корреспонденция, отчёты, счета и пр.
Кадровый — документы, касающиеся сотрудников и их перемещения в компании.
Технический — вся техническая документация.
Архивный — все бумаги, выполнившие свою функцию и перешедшие на хранение.
Бумажный — все документы в компании представлены только бумажном варианте.
Электронный — документы передаются и хранятся в электронном виде, а закрепляются электронной подписью.
Смешанный — бумаги хранятся как на электронных, так и на бумажных носителях.
к содержанию ↑Как наладить эффективный документооборот в компании: 3 правила
Отлаженный «как часы» документооборот поможет оптимизировать работу не только секретаря или персонального ассистента компании, но и других сотрудников. Следуйте трём правилам:
- Определите способ организации документооборота (электронный, бумажный или смешанный). Оптимальный вариант – организовать смешанный документооборот. Его использует большинство современных компаний, поскольку он позволяет систематизировать и упростить создание, поиск и хранение документов.
- Определитесь с формой организации. Здесь нужно решить, как вам будет удобнее хранить документы: централизованно – в одном отделе (секретариате или канцелярии), либо децентрализовано – в разных отделах и подразделениях организации).
- Определитесь со стандартами. Выберите, будете вы придерживаться ГОСТа или начнёте работать по внутренним регламентам.
Как организовать документооборот по ГОСТу:
К государственным стандартам составления документооборота стоит прибегнуть, если требуется составить документы в максимально понятной форме, предписаниям строго следуют партнёры и конкуренты, организации нужно поднять авторитет и выйти на новый уровень. Придерживайтесь следующих советов (Таблица 2).
Основные требования к оформлению документов по ГОСТ
Рекомендуется использовать бесплатные шрифты. В частности: Arial; Calibri; Times New Roman; Verdana.
Предпочтительный размер шрифта: от 12 до 14 мм.
Полужирный шрифт следует использовать для выделения: заголовка, реквизитов; данных адресата.
Общий отступ для абзаца — 1, 25.
Соблюдение полей: 20 мм – верхнее и нижнее.
В случае, если документ на бумажном носителе должен храниться в архиве от 10 лет и более, то левое поле увеличивают до 30 мм.
Межбуквенный интервал – обычный.
Единичный пробел между словами.
Масштаб документа уменьшается с помощью 2 интервалов.
Межстрочный интервал – от 1 до 1,5.
Реквизиты, приведенные на нескольких строчках – 1 интервал (+ дополнительный интервал, если документ содержит группу реквизитов).
Необходимо использовать выравнивание по ширине.
Если текст или реквизиты требуется привести в левом углу действует правило максимальной длины строки, кратной 7,5 см.
Информация, представленная по центру документа должна занимать не более 12 см.
Логотип компании (товарный знак) – вверху по центру или слева.
Неофициальное название предприятия (если таковое более распространено в обычаях делового оборота с контрагентами).
Название документа – вверху посередине листа.
Обязательные (базовые) реквизиты компании содержатся в верхней части документа: наименование компании, адрес регистрации; ИНН; ОГРН; электронная почта, факс, иные контактные данные.
Датировать документ следует днём его подписания уполномоченным сотрудником в формате: число-месяц-год.
Обратите внимание, что на бумаге реквизиты адресата следует расположить либо под реквизитами отправителя, либо в верхнем углу листа. Если документ адресован физическому лицу или ИП, то обращение стоит выстроить в дательном падеже (кому). Например, генеральному директору ООО «Главстрой» Иванову И.И.
А вот к адресату- компании обращаться стоит в именительном падеже (кто). Например, Министерство труда РФ.
Бланки в электронном формате должны иметь защиту от изменений, а заверять их следует цифровой подписью.
О правилах составления бланков, ведения корпоративной переписки в обязательном порядке должны быть осведомлены секретарь или персональный ассистент руководителя. Огромным плюсом к знанию нюансов документооборота станет владение вопросами в сфере права.
к содержанию ↑Полезно
Получить полную информацию по вопросам организации работы с документами, актуальным требованиям по составлению и оформлению управленческих документов, административной поддержки руководителя, административно-хозяйственного обслуживания организации можно на курсе Учебного центра «Финконт»:
- Денег нет, но вы держитесь! Или как работать с дебиторской задолженностью
- Долевое строительство 2021: как получить финансирование застройщику
- Менеджер по продукту: изучаем прикладные аспекты работы
Подпишитесь, чтобы не пропустить интересные мероприятия и получите подарок на почту!
Вы сможете выбрать только актуальные для вас темы.
Особенности этапов обработки исходящих документов
Исходящие документы – это любой тип письменного или электронного сообщения, которое организация отправляет за ее пределы, например, клиентам, поставщикам, другим организациям либо частным лицам.
К таким документам относятся письма, электронные письма, счета, заказы на поставку, отчеты и другие виды деловой переписки, которые отправляются из организации.
Типы исходящих документов
Выделяют несколько основных типов исходящих документов, в их числе:
- Письма. Письма – это традиционная форма исходящих документов, которые используются для общения с внешними адресатами. Они могут быть формальными или неформальными, отправленными по почте или в электронном виде. Электронные письма – это более современная форма исходящих документов, они быстро и легко отправляются и могут быть отосланы сразу нескольким адресатам.
- Счета-фактуры. Счета-фактуры – это вид исходящих документов, используемых для запроса оплаты за товары или услуги, предоставленные организацией. Они содержат такие сведения, как сумма задолженности, условия оплаты и дата платежа.
- Заявки на поставку. Заявки на поставку – это тип исходящих документов, используемых для запроса товаров или услуг у поставщика. Они содержат такие данные, как количество, цена и дата поставки.
Важность исходящих документов
Исходящие документы играют важную роль в деловом общении. Они являются основным средством, с помощью которого организации общаются со сторонними адресатами.
Исходящие документы важны по нескольким причинам. Во-первых, они помогают устанавливать и поддерживать отношения с партнерами, клиентами, государственными органами и т. д.
Хорошая коммуникация необходима для укрепления доверия и обеспечения того, чтобы клиены были удовлетворены услугами или продукцией, предоставляемыми организацией.
Во-вторых, исходящие документы служат доказательством совершения операций. Они важны для ведения точной финансовой отчетности и обеспечения того, чтобы организация получала оплату за товары или услуги, которые она предоставляет. Наконец, исходящие документы важны в юридическом и нормативном аспектах.
Они служат доказательством деятельности компании и могут быть использованы для подтверждения соответствия юридическим и нормативным требованиям.
Этапы обработки исходящих документов
«Особенности этапов обработки исходящих документов» Помощь эксперта по теме работыРешение задач от ИИ за 2 минутыНайди решение своей задачи среди 1 000 000 ответов
Обработка исходящих документов является неотъемлемой частью деятельности любой организации. Под исходящими документами понимаются любые письменные сообщения, отправляемые за ее пределы, такие как письма, служебные записки, отчеты и электронные письма. Процесс обработки исходящих документов включает в себя следующие этапы:
- Этап составления. На этом этапе формируется содержание документа, который может быть ответом на запрос клиента, отчетом для руководства или официальной запиской. На этом этапе автор должен убедиться, что цель документа ясна, содержание логически структурировано, а язык ясен и краток.
- Стадия рецензирования. Рецензирование имеет решающее значение для обеспечения соответствия документа стандартам и целям организации. Процесс рецензирования включает в себя редактирование, корректуру и утверждение. Автор отправляет документ в соответствующий отдел для его рассмотрения и предоставления отзывов. Рецензент проверяет документ на точность, ясность и последовательность. После завершения процесса рецензирования документ проходит процедуру утверждения, в ходе которой соответствующий орган подписывает документ.
- Стадия отправки. Это заключительный этап обработки исходящих документов. Эта стадия включает в себя обеспечение того, чтобы документ достиг места назначения. Документ отправляется по соответствующим каналам, таким как почта, электронная почта или курьер. Автор должен убедиться, что документ дошел до получателя в согласованные сроки.
В заключение следует отметить, что обработка исходящих документов включает в себя различные этапы, каждый из которых имеет свои особенности. Этап составления требует от автора четкого, лаконичного и логичного изложения цели документа. Этап рецензирования гарантирует соответствие документа стандартам организации, а этап отправки гарантирует, что документ дойдет до адресата.
к содержанию ↑Ведение и организация документооборота на предприятии
От правильной организации документооборота в компании зависят распределение ресурсов, нагрузка на сотрудников, скорость протекания бизнес-процессов. Рассмотрим, как можно выстроить, вести и контролировать делопроизводство.
В этой статье:
- Способы организации
- Ведение документооборота
- Контроль документооборота
Переходите на ЭДО
Начните обмениваться документами с контрагентами онлайн
Способы организации
Документы сопровождают деятельность компании на каждом этапе. Без них не обходится ни одно действие: даже закупка канцелярии подтверждается документально. Непрерывный процесс движения документов в организации называется документооборотом.
Это понятие включает в себя все стадии обработки и перемещения документации: получение или создание, обработку, отправку и сдачу на хранение.
Для беспрерывной работы организации этапы документооборота должны быть грамотно выстроены, регламентированы и отлажены. Упорядоченность, гибкость, оперативность и целесообразность — базовые принципы делопроизводства.
Документооборот в зависимости от направления может быть производственным, управленческим, кадровым, бухгалтерским, складским, архивным.
При организации документооборота руководитель опирается на задачи, которые следует решить. В том числе:
- Обеспечение бесперебойного движения документов.
- Четкая маршрутизация.
- Минимизация затрат временных и трудовых ресурсов.
- Исключение утраты и дублирования бумаг.
- Контроль исполнения задач.
Без выстроенного алгоритма документооборот не систематизирован, доступ к данным и анализу затруднен, а строгий учет, контроль, управление предприятием и вовсе невозможны. Внимание важно уделить начальному этапу организации документооборота. Допущенные здесь ошибки серьезно повлияют на последующее делопроизводство.
Процесс следует выстроить так, чтобы в нем было задействовано как можно меньше времени, людей и инстанций, и при этом не было ошибок, дублирующих операций, неравномерного распределения нагрузки.
Формат документооборота на предприятии зависит от организационной структуры компании, объема делопроизводства. Выделяют три вида:
| Тип документооборота | Особенности | Для кого подойдет |
|---|---|---|
| Централизованный | Документы хранятся в одном подразделении | Для небольших фирм с малым объемом документооборота |
| Децентрализованный | Документы сразу распределяются для дальнейшей обработки по профильным отделам | Для компаний с разветвленной сетью подразделений |
| Смешанный | Часть документов хранится в одном подразделении, часть — маршрутизируется по отделам | Для крупных предприятий, концернов |
Чем сильнее стандартизирована организация документооборота на предприятии, тем он эффективнее. Оптимизация делопроизводства, использование готовых схем и автоматизация ускоряют обработку и доставку документов. Благодаря этому компания вовремя выполняет обязательства, способна оперативно ответить на запросы контролирующих органов.
Самый действенный способ организовать рациональное делопроизводство на предприятии — внедрить электронный документооборот (ЭДО). Так, сервис ЭДО Диадок от оператора СКБ Контур поможет выстроить рабочие схемы документопотоков, оптимизирует работу с документами, сделает документооборот понятным и логичным.
Оцените преимущества электронного документооборота с Диадоком
к содержанию ↑Ведение документооборота
В организациях действия с документами регламентируют внутренние нормативные акты: устав, положения, приказы, инструкции, график документооборота и другие. Они определяют, каким образом реализуются основные этапы документооборота:
- прием, создание, регистрация документов;
- обработка, согласование, подписание;
- отправка контрагенту;
- сдача на хранение.
К оформлению каждого типа документа также предъявляются требования. Правила ведения документооборота предполагают, что во всех подразделениях предприятия они должны быть едины.
Документы в компании могут быть входящими, исходящими и внутренними. Схема их оборота зависит от объема документации и того, какие отделы с ним работают. Например, при работе на бумажном носителе стадии документооборота при продаже товара могут выглядеть так:
- Бухгалтер создает товарную накладную ТОРГ-12, а на ее основе — счет-фактуру.
- Гендиректор или уполномоченное лицо на основании доверенности подписывает документы.
- Накладная и счет-фактура в двух экземплярах предоставляются покупателю.
- Экземпляр накладной с подписью и печатью покупателя вместе со счетом-фактурой возвращается продавцу.
- Документ проводят в бухгалтерии и направляют в архив.
Каждый пункт потребует усилий: документы нужно создать на компьютере, распечатать, подписать, передать дальше по цепочке. На любом из этапов бумажный документ может повредиться или затеряться, а малейшая ошибка приведет к повтору всей схемы. Хранение также затруднительно: для организации архива необходимо помещение, а поиск нужных бумаг в нем занимает время.
Ведение документооборота с помощью сервисов ЭДО упрощает соблюдение правил и прохождение этапов делопроизводства. Процесс обработки документов в системах ЭДО оптимизирован, передача занимает считаные секунды, а поиск файлов возможен по названию, дате, контрагенту. Вдобавок сервис автоматически проверяет соответствие формата документа установленным законом требованиям.
Эксперты Контура своевременно вносят изменения в работу Диадока в случае появления новшеств в законодательстве.
СКБ Контур — оператор ЭДО федерального уровня. Сервис ЭДО Диадок гарантирует надежный и безопасный обмен документами
Следующая