Какой печатью можно заверять трудовую книжку
Представители Федеральной службы по труду и занятости населения изложили позицию по вопросу заверения работодателем записей в трудовой книжке работника. Острую полемику вызывает не сама процедура заверения, а статус той или иной печати работодателя, которую он использует в официальных документах. В частности, насколько правомерно использовать печать отдела кадров организации при заверении подписи работника отдела кадров.
Чаще всего подобные споры возникают в ситуациях, когда вносится запись в трудовую книжку о расторжении трудового договора между работником и работодателем.
к содержанию ↑О заверении записей, внесенных в трудовую книжку
Правовая основа по данному вопросу содержится в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила). В пункте 35 Правил говорится, что при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника.
Важно Как считают законодатели, не будет нарушением наличие в трудовой книжке печати кадровой службы, то есть другой печати работодателя, что не повлечет за собой нарушение прав работника.
Напомним, что подобные разъяснения давались чиновниками Роструда в письмах № 2607-6-1 от 24.11.2008 и № 1450-6-1 от 22.11.2012. Первоначальная позиция законодателей заключалась в том, что использование печати отдела кадров в трудовых книжках недопустимо. Это было связано с Постановлением Правительства РФ от 01.03.2008 № 132, которое внесло изменения в отдельные формулировки Правил и исключило прямую возможность использования печати отдела кадров.
Затем же, позиция законодателей несколько изменилась. Формальный подход к применению нормы, закрепленной в пункте 35 Правил, по их мнению, может существенно затруднить для работодателя выполнение своих обязанностей при увольнении работника. В частности, оформление документов при увольнении работника может быть задержано по причине отсутствия печати работодателя в отделе кадров, что повлечет за собой задержку выдачи трудовой книжки в день увольнения и нарушение прав работника.
Стоит отметить, что в действующем законодательстве отсутствуют нормативно-правовые акты, регламентирующие действие основных и дополнительных печатей. Поэтому работодатель сам вправе определить порядок использования печатей, утвердив соответствующий локальный нормативный акт. Главное в этом вопросе, чтобы печать соответствовала требованиям действующего законодательства и содержала ключевую информацию о работодателе.
к содержанию ↑Требования к печати организации
Так, в пункте 5 статьи 2 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» содержатся требования к печати организации. ООО должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке (а также на любом языке народов РФ и (или) иностранном) и указание на место нахождения общества. Аналогичные требования к печатям содержатся и в Федеральном законе от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (ч.
7 ст. 2), и в Федеральном законе от 12.01.1996 № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях» (п. 4 ст.
3). Из чего следует, что не будет являться нарушением наличие дополнительной информации, помимо обозначенной выше. Классификация печатей работодателя может осуществляться по средствам присвоения номеров или указания структурных подразделений.
Справка В пункте 5 статьи 2 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» содержатся требования к печати организации. ООО должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке (а также на любом языке народов РФ и (или) иностранном) и указание на место нахождения общества.
Отметим в заключении еще один момент. Под работодателем-юридическим лицом понимается организация, которая вправе иметь в пользовании несколько печатей. Все они и будут считаться печатями одной организации, если на них будет указано полное наименование юридического лица.
Будет логично предположить, что печать отдела кадров имеет право называться печатью работодателя, как имеющая конкретную принадлежность. Таким образом, как считают законодатели, не будет нарушением наличие в трудовой книжке печати кадровой службы, то есть другой печати работодателя, что не повлечет за собой нарушение прав работника. Достаточно, чтобы данная печать содержала информацию о наименовании работодателя (юридического лица) и месте его нахождения.
Запись о расторжении трудового договора в трудовой книжке работника будет считаться подтвержденной, в этом случае, как и подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Печать работодателя выступает в качестве гарантии того, что представитель кадровой службы действительно наделен полномочиями вносить записи в персональный документ работника. Комментируемый документ: Письмо Федеральной службы по труду и занятости № ПГ/13282-6-1 от 20.01.2014 «О наличии в трудовой книжке печати работодателя»
Консультант М.В.
Акиньшин, для журнала «Нормативные акты»
Работа с кадрами на предприятии Правильно составленные документы защитят от штрафных санкций со стороны проверяющих, выведут из конфликтной ситуации с работниками. С электронной книгой «Работа с кадрами на предприятии» у вас будет в полном порядке вся документация.
Узнайте больше >>
Печать организации в трудовой книжке: правила внесения
Трудовая книжка – это базовый документ, являющийся подтверждением трудовой деятельности человека. При этом записи в ней должны быть сделаны по определенным правилам, регламентированным российским законодательством. В частности, при первичном приеме и увольнении работника должна ставиться соответствующая печать в трудовой книжке.
При внесении данных
В первую очередь, печать организации либо печать отдела кадров ставится на титульном листе трудовой книжки при ее первичном оформлении. Перед этим на титуле указываются персональные сведения о работнике:
- его фамилия, имя, отчество>
- день, месяц и год рождения>
- информация о получении им соответствующего образования>
- наименование полученной профессии или специальности.
После того, как указанные данные внесены на первую страницу трудовой книжки, работник ставит подпись, подтверждая правильность предоставленных данных. Наконец, все совершенные записи подписываются ответственным за выдачу трудовых книжек лицом и заверяются печатью.
Следует отметить, что все персональные сведения о работнике заполняются уполномоченным лицом на основании соответствующих документов (например, диплома о высшем образовании, паспорта, водительских удостоверений и прочих).
При изменении данных
Во-вторых, печать организации ставится в том случае, если работник изменил фамилию, имя, отчество или иные данные. При этом одной чертой перечеркивается прежняя запись и аккуратно вписывается новая с указанием соответствующих документов, на основании чего производятся подобные изменения. На обложке трудовой книжки с обратной стороны уполномоченное лицо ставит свою подпись и печать.
При выдаче вкладыша
В-третьих, существуют случаи, в которых все имеющиеся страницы какого-либо раздела трудовой книжки заполнены. В таких ситуациях лицо, занимающееся выдачей и ведением соответствующих документов, обязано выдать вкладыш, который действителен только совместно с трудовой книжкой. Такая процедура заносится в трудовую книжку и удостоверяется печатью (штампом) с надписью «Вкладыш выдан» с указанием его серийного и порядкового номера.
к содержанию ↑При увольнении
В-четвертых, при увольнении работника по собственному желанию либо по иным причинам, в трудовой книжке ставится подпись руководителя организации, в которой работал работник, либо иного лица, выполняющего функциональные обязанности по осуществлению выдачи трудовых книжек и их ведения, и непосредственно самого работника. После этого сотрудник кадрового отдела обязан поставить печать в трудовой книжке.
Печати в трудовых книжках: особые случаи
Кроме того, иногда происходят такие ситуации, когда запись об увольнении в трудовой книжке произведена, но пропущены конкретные сведения, свидетельствующие о переводе работника на другую должность либо переводе в другое структурное подразделение, и работник настаивает на том, чтобы соответствующие записи были зафиксированы. Большинство сотрудников отдела кадров считают, что необходимо отменить сделанную запись об увольнении и вписать недостающие сведения, а затем снова произвести повторно «Уволен (с указанием причины увольнения)».
Однако, с точки зрения нормативно-правовых актов, это действие является не вполне корректным, поскольку существенных оснований для отмены сделанной надписи не обнаружено. В этом случае целесообразно поступить следующим образом: уполномоченное лицо должно дополнительно внести пропущенные сведения после записи об увольнении с обязательным указанием всех реквизитов организации. После этого произведенные записи подтверждаются соответствующей печатью.
Обратите особое внимание, что печати в трудовую книжку, помимо вышеуказанных случаев, ставятся только в случае увольнения работника. В любой другой ситуации, в частности, печати, подтверждающие записи о приеме на работу, переводе на другую должность в пределах одной организации, удостоверение сведений о награждении работника и т.д., являются прямым нарушением действующего законодательства о ведении трудовых книжек.
к содержанию ↑Правильное расположение печати
Чтобы не возникало вопросов о действительности представленного документа, печать должна частично захватывать название должности работника. При этом подпись сотрудника и ее расшифровка должны легко читаться и не вызывать сомнений. Кроме того, оттиск печати должен быть четким, читабельным и хорошо просматриваться.
Что делать, если печать в трудовой книжке поставлена неверно?
При использовании печати для заверения соответствующих записей в трудовой книжке случаются ситуации, когда поставлена не та печать, либо она находится не на своем месте. Что делать в таких случаях?
Не проставлена печать организации
Самый простой способ исправить такой недочет – обратиться по предыдущему месту работы, чтобы там поставили печать. Однако не стоит затягивать с этим решением, поскольку организация может претерпеть структурные изменения и в этом случае необходимо будет получить дополнительную справку от бывшего работодателя, либо в случае его реорганизации – от правопреемника.
Неверные реквизиты организации
Такие случаи могут произойти, если человек является сотрудником крупного холдинга, либо если компания претерпела реорганизацию и изменила свое название.
Существует несколько вариантов решения данной проблемы. В первом случае предлагается просто поставить необходимую печать рядом с ошибочной> во втором – сделать исправительную запись и поставить рядом верную печать. Однако любой исход событий может вызвать подозрения у пенсионных органов либо будущих работодателей.
Поэтому, чтобы обезопасить себя от лишних вопросов, выдается справка о том, что работник являлся членом конкретной организации на протяжении конкретного периода времени.
Тщательно следите за правильностью ведения записей в трудовой книжке, реквизитами печатей и наличием всех необходимых подписей, чтобы в будущем не столкнуться с проблемами.
Рубрика:
- Кадровое делопроизводство
Ключевые слова:
- трудовые книжки
Какие печати по новым правилам ставятся в трудовых книжках и книгах учета трудовых книжек?
09.01.2022
- Печать в трудовых книжках по новым правилам
- Печать в книгах учета трудовых книжек и вкладышей по новым правилам
- Печать в трудовых книжках по старым правилам
Минтруд разъяснил порядок проставления печатей в трудовых книжках
Приказ Минтруда России от 31.10.2016 № 589н «Об утверждении разъяснения по некоторым вопросам применения Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках»» установил, что проставление печати на первой странице трудовой книжки, вкладыше в трудовую книжку осуществляется при наличии печати у организации.
Федеральным законом от 06.04.2015 № 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ» была отменена обязанность для обществ с ограниченной ответственностью и акционерных обществ иметь печати.
Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе организации. В связи с этим проставление печати на первой странице трудовой книжки, вкладыше в трудовую книжку и в иных предусмотренных Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225) осуществляется при наличии печати.
Если у организации отсутствует печать, записи, внесенные в трудовую книжку работника за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек.
Источник: Консультант Плюс
16.11.2016, 16:48
- Депутаты предлагают ограничить время ненормированной работы 120 часами в год
- В России вводится стандарт о принципах ориентированной на человека организации
- Работодатель вправе отказать в предоставлении отпуска с последующим увольнением
В каких случаях ставить печать в трудовую книжку
Нередко начинающие кадровые специалисты стремятся поставить штамп на каждой записи. Однако это не верно. По новым правилам работодатель может и вовсе обойтись без такого реквизита.
Скачайте образцы записи в трудовой книжке:Об увольнении по собственному желанию Об образовании О смене фамилии
В конце 2021 года приказом Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н был утвержден Порядок ведения и хранения трудовых книжек (далее — Порядок). Привычные Инструкция и Правила ведения, действовавшие ранее, отменены. Порядок объединил в себе положения этих двух документов.
Но ряд положений не были включены в Порядок. Связано это прежде всего с тем, что теперь работодатели не имеют права оформлять бумажные бланки для новых сотрудников, трудоустраивающихся впервые.
В статье, которую подготовила редакция Справочника кадровика, найдете инструкцию и образцы, чтобы оформить дубликат трудовой книжки по новому Порядку № 320н. Узнаете, когда теперь можно отказать сотруднику и не оформлять ему дубликат. И какой пункт Порядка придется нарушить, потому что ведомство в нем не учло несколько практических моментов.
Печать работодателя необходимо ставить в трудовую книжку в нескольких случаях:
- на титульном листе при заполнении бланка (п.7 Порядка);
- на форзаце, если на титульный лист вносились изменения или дополнения, например, при смене фамилии или внесении информации о новом уровне образования;
- для заверения записи о переходе сотрудника на электронный учет стажа (п. 35 Порядка);
- для заверения записи об увольнении (п. 36 Порядка).
Образцы главных кадровых документов в 2025
Скачайте бесплатно и используйте в работе
- Трудовой договор с работником
- Приказ о приеме на работу
- Приказ об увольнении по собственному желанию
- Правила внутреннего трудового распорядка 2025
- Образец заполнения нового отчета ЕФС-1
В каждом из приведенных случаев кадровик может не ставить оттиск, если организация печать не использует. Но при этом обязательно такое правило должно быть закреплено в учредительных документах, например, в уставе.
В новом бланке трудовой книжки, который введен в действие с 01.01.2023, с титульного листа даже убрали буквы “м.п.”. Печать уже не является обязательным реквизитом документа.
к содержанию ↑Пять запрещенных записей в трудовой книжке. Как исправить с учетом новых правил
На титульном листе
Если компания использует печать, то ее оттиск, как обычно, нужно ставить на титульном листе бланка трудовой книжки при ее первичном оформлении. Оттиск должен быть отчетливым, проставить его нужно, как и прежде, в нижнем левом углу. Он не должен загораживать внесенную информацию.
Все данные должны хорошо читаться.
Обратите внимание, что с прошлого года работодатели могут заполнять новые бланки только для сотрудников, которым требуется оформить дубликат. Новым сотрудникам, ранее нигде не работавшим, бумажная книжка не оформляется.
Также потребуется печать при заполнении вкладыша в трудовую книжку. Правила ее расположения на титульной странице такие же, как для основного бланка.
Оттиском потребуется заверить и информацию, вносимую на форзац при изменениях на титульном листе в процессе рабочей деятельности. Такая необходимость может возникнуть:
- при изменении ФИО сотрудника вследствие замужества/женитьбы или в иных случаях;
- изменении даты рождения (именно изменении, а не исправлении ошибки, исправления на титульном листе не допускаются, бланк должен быть признан недействительным);
- дополнении данных об образовании.
В каждом из этих случаев запись заверяйте не только подписью ответственного специалиста, но и печатью, если компания ее использует.
к содержанию ↑Трудовая книжка, справка СТД-Р и другие документы, которыми сотрудники подтверждают стаж
При приеме на работу
А вот при трудоустройстве ставить печать в трудовую книжку не нужно. Запись о приеме на работу не нужно заверять и подписью ответственного сотрудника.
Заверяются сразу все внесенные сведения данным конкретным работодателем, а не каждая в отдельности. Поэтому оттиск потребуется поставить только после внесения последней записи. Это может быть запись о расторжении договора или о переходе на электронный учет стажа.
Из статьи в Справочнике кадровика узнаете, какие документы обязан представить любой кандидат на работу, а какие при приеме на работу требовать нельзя, как проверить документы, которые принес сотрудник, и когда кандидату можно отказать, если он не представил документы.
к содержанию ↑Какую печать ставить
Организация в своей деятельности может использовать различные виды печатей и штампов. К той, что ставится в трудовой книжке, предъявляются определенные требования. Например, нельзя заверять записи прямоугольными, треугольными печатями, штампами.
В книжках можно использовать только круглую печать, содержащую основные реквизиты организации и полное её наименование. Она должна отвечать требованиям, прописанным в учредительных документах.
Гость, на 3 дня Вам открыт доступ к готовым образцам и бланкам документов по актуальным кадровым вопросам:
Компания может использовать несколько круглых печатей: основную, отдела кадров, для документов, для копий и т.д. Какую ставить в трудовую книжку – гербовую или отдела кадров? И тот, и другой вариант допустим, если штампы отвечают главным требованиям. Такой же позиции придерживается и Роструд в своем письме от 20 января 2014 г.
№ ПГ/13282-6-1.
Таким образом, если компания достаточно крупная, для отдела кадров можно завести отдельную печать. Так она будет в быстром доступе на случай, если основная будет по каким-либо причинам недоступна.
к содержанию ↑