Журнал перехода на электронные трудовые книжки

ЭТК, а точнее «Сведения о трудовой деятельности» содержат те же сведения, что и бумажные трудовые (ст. 66.1 ТК РФ). Ведет их ПФР, для чего работодатели в установленные сроки подают в ведомство сведения о кадровых событиях по каждому сотруднику (приеме, увольнении, переводе и т.д.).

Для перехода на ЭТК работодателям не придется устанавливать специальное программное обеспечение, так как для хранения данных о трудовой деятельности будут использоваться информационные системы ПФР.

Сотрудникам нужно выбрать, хотят ли они сохранить бумажную трудовую книжку или предпочтут, чтобы сведения об их трудовой деятельности оформлялись в электронном формате, для чего нужно написать соответствующее заявление работодателю. В случае отказа от бумажного формата трудовая книжка выдается на руки гражданину и с этого момента вся ответственность за сохранность документа с работодателя снимается. Перед выдачей трудовой в нее нужно внести запись о том, что работник подал заявление о переходе на ЭТК.

Для того, чтобы переход на систему электронных трудовых книжек прошел без проблем, работодателям нужно предпринять такие действия:

• внести изменения в локальные нормативные акты, соглашения и коллективные договоры;
• технически подготовиться к передаче сведений в ПФР через Интернет;
• письменно уведомить персонал о переходе на ЭТК.

к содержанию ↑

Особенности процедуры уведомления работников

До 30 июня 2020 года руководство организаций должно поставить в известность весь персонал о предстоящих новшествах, для этого каждому сотруднику нужно вручить соответствующее уведомление. Уведомление составляется в свободной форме, строгие требования к его оформлению отсутствуют. Важно, чтобы в тексте документа было указано, что в связи с изменениями действующего законодательства у работников появилась возможность сменить бумажную трудовую книжку на электронную, но они также вправе продолжить ведение обычной трудовой на бумаге.

Информирование персонала о введении ЭТК – это обязанность всех без исключения работодателей. В связи с этим руководителю нужно назначить ответственного сотрудника, который будет выдавать работникам такие уведомления под роспись. Кроме того, необходимо вести специальный журнал электронных трудовых книжек и отмечать в нем тех, кто уже получил уведомления.

Если в данное время нет возможности лично вручить уведомление, его можно отправить по почте заказным письмом или передать курьером. Также в журнал целесообразно вносить данные заявлений, поданных работниками о выборе ЭТК или обычной трудовой книжки.

к содержанию ↑

Каким образом работники смогут получить сведения о своем трудовом стаже?

Если работник выбрал ведение электронной трудовой книжки и отказался от бумажной трудовой, он сможет получить необходимую информацию такими способами:

• Обратившись к работодателю по последнему месту работы. Работодатель должен выдать сведения в течение 3 дней (рабочих) с момента получения соответствующего заявления от работника или в день его увольнения. Отметим, что работодатель сможет выдать сведения только за тот период, когда человек работал у него.
• Обратившись в отделение Пенсионного фонда.
• Оформив заявку на портале «Госуслуги» или МФЦ.

к содержанию ↑

Как правильно оформить журнал

Журнал учета уведомлений ЭТК состоит из обложки и табличной части. На титульном листе нужно указать такие сведения:

• полное и краткое наименование организации или ИП;
• название документа;
• дату начала ведения журнала и дату окончания.

В табличной части отображают следующую информацию:

• порядковый номер записи;
• Ф.И.О. и должность сотрудника;
• реквизиты приказа, на основании которого сотрудник был зачислен в штат;
• отметку о вручении уведомления о переходе на ЭТК;
• подпись работника, которой он подтверждает факт получения уведомления;
• дата получения заявления от работника об отказе или продолжении ведения обычной трудовой;
• Ф.И.О. и должность ответственного сотрудника, который заполнил журнал и выдал уведомление.

к содержанию ↑

Формы документов

Статьи, комментарии, ответы на вопросы

Готовое решение: Как вести трудовую книжку в бумажном виде
(КонсультантПлюс, 2025) Порядок внесения в книгу учета движения трудовых книжек записи при выдаче работнику бумажной трудовой книжки на руки в связи с переходом на электронную трудовую книжку нормативно не предусмотрен. Вы можете использовать формулировку, предложенную Минтрудом России в Письме от 12.02.2020 N 14-2/В-150, а именно: «Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона N 439-ФЗ)». А чтобы у вас было подтверждение получения работником бумажной трудовой книжки, предложите ему под этой записью поставить подпись.

Запись можете внести, например, в графу, предусмотренную для подписи работника о получении трудовой книжки. Либо можете в разработанной вами форме книги учета предусмотреть, в частности, графу для особых отметок и вносить в нее в том числе такую запись, что следует из абз. 1 п.

40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек.

Готовое решение: Как вести электронные трудовые книжки
(КонсультантПлюс, 2025) Учитывать электронные трудовые книжки в книге (журнале) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них или отдельном журнале работодатель не обязан. Такого требования нет, в частности, ни в ст. 66.1 ТК РФ, ни в ст.

8 Закона о персонифицированном учете. В самостоятельно разработанных книгах (журналах) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также учета трудовых книжек и вкладышей в них вы учитываете только бумажные трудовые книжки (в случае их ведения) (п. п.

39, 40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).

к содержанию ↑

Как вести электронные трудовые книжки работодателю: пошаговая инструкция

Еще год назад бухгалтерские форумы пестрели вопросами о том, как ведется электронная трудовая книжка. Сегодня же всем понятно, что элек­трон­ные тру­до­вые книж­ки в РФ ведет Пен­си­он­ный фонд, а ра­бо­то­да­те­ли лишь по­да­ют в ПФР с опре­де­лен­ной пе­ри­о­дич­но­стью све­де­ния о кад­ро­вых пе­ре­дви­же­ни­ях в своих организациях. Соответственно обя­зан­но­сти ра­бо­то­да­те­лей в связи с ве­де­ни­ем элек­трон­ных тру­до­вых кни­жек ограничиваются передачей ряда сведений о работниках.

Далее поговорим подробнее о некоторых таких обязанностях .

к содержанию ↑

Электронные трудовые книжки: что делать кадровику

В 2020 г. ра­бо­то­да­те­ли в связи с переходом на электронные трудовые книжки должны были (ч. 1 ст. 2 Закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ ):

• внести изменения в локальные нормативные акты, установив в них порядок ведения электронных трудовых книжек;
• не позднее 30 июня 2020 г. (включительно) направить (выдать) всем работникам уведомление о введении электронных трудовых книжек с 2020 г.;
• не позднее 30 июня 2020 г. (включительно) направить (выдать) всем работникам уведомление о том, что они долж­ны вы­брать, в каком виде будет ве­стись их тру­до­вая книж­ка: в элек­трон­ном или на бу­ма­ге. Свой выбор ра­бот­ни­ки делали (и в ряде случаев де­ла­ют) путем по­да­чи ра­бо­то­да­те­лю со­от­вет­ству­ю­ще­го пись­мен­но­го за­яв­ле­ния. Эту ин­фор­ма­цию ра­бо­то­да­те­ли вклю­чали (и включают) в све­де­ния о тру­до­вой де­я­тель­но­сти, по­да­ва­е­мые в ПФР, то есть в отчет СЗВ-ТД.

к содержанию ↑

Как принять сотрудника с электронной трудовой книжкой

Если к вам в организацию принят новый работник, который ранее сделал выбор в пользу электронной трудовой книжки, то вам нужно сделать следующее:

Определите на основании бумажной трудовой (а также формы СТД-Р или СТД-ПФР) стаж работника и верните ему книжку;

— подать форму СЗВ-ТД в ПФР с записью о приеме сотрудника на работу не позднее следующего рабочего дня за днем оформления соответствующего приказа.

к содержанию ↑

Для чего предназначен журнал регистрации трудовых книжек

Если на работу приходит новый сотрудник с бумажной трудовой, он отдает ее в отдел кадров, и работодатель вносит в нее запись о приеме в штат. Если же специалист ранее нигде не работал, с 2021 года бумажная трудовая на него не заводится, а сведения о работе ведутся в электронном виде. Также только электронная трудовая книжка ведется на того работника, который отказался от ее ведения в бумажном формате.

Любой работодатель должен вести учет всех поступивших к нему книжек. Для этого ему необходимо назначить своим приказом уполномоченное лицо, которое и будет осуществлять ведение, хранение, учет и выдачу ТК (п. 42 Порядка ведения трудовых книжек, утв.

приказом Минфина от 19.05.2021 № 320н).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Учету подлежат не только заполненные трудовые книжки работающих сотрудников, но и новые бланки трудовых и вкладышей к ним (п. 39 Порядка ведения).

Для осуществления такого учета нужно вести:

• книгу (журнал) учета бланков трудовой книжки и вкладышей;
• книгу (журнал) по учету движения трудовых книжек и вкладышей.

Образец заявления о выдачи трудовой книжки на руки есть в КонсультантПлюс. Оформите пробный бесплатный доступ к системе и переходите в Типовую ситуацию.

к содержанию ↑

Инструкция: как вести книгу учета электронных трудовых книжек

к содержанию ↑

Коротко о главном: 5 пунктов

1. Работодатель не обязан вести книгу учета электронных трудовых книжек.
2. Информацию о трудовой деятельности работников хранит Социальный фонд.
3. Если работодатель хочет, он может самостоятельно организовать учет трудкнижек.
4. В книгу учета можно вносить данные о приеме на работу, кадровых перемещениях и увольнении.
5. Такой журнал можно вести как в бумажной форме, так и в электронной.

Следующая

Трудовое правоПрофессиональный секретарь: как организовать документооборот в компании