Материальная помощь работникам: порядок оформления и выплата
22.09.2022 распечатать Работодатель может выплачивать своим сотрудникам материальную помощь при рождении ребенка, болезни, смерти родственников и по другим основаниям. То есть данная помощь направлена на конкретные нужды и важно при этом ее правильно оформить.
Виды материальной помощи
- разовая или периодическая;
- выраженная в денежной форме либо в натуральной форме (например, продуктами);
- связанная с определенными событиями, например, в связи с рождением у сотрудника ребенка.
Как оформить выплату материальной помощи
Крупные компании обычно закрепляют порядок и основания выплаты матпомощи в своем локальном акте или в коллективном договоре.
Прямой обязанности нет, поэтому «рядовая» компания может оформить выплату на основании приказа руководителя.
- фамилию, имя и отчество лица, получающего помощь;
- причину выдачи материальной помощи (например, в связи с тяжелым материальным положением, смертью члена семьи работника, пожаром, стихийным бедствием и т. д.);
- сумму помощи.
В связи с рождением ребенка оказать материальную помощь в размере 40 000 (Сорок тысяч) рублей менеджеру по продажам Ивановой А.А.
Выплатить материальную помощь перечислением на банковский счет Ивановой А.А. в срок, установленный для выплаты заработной платы.
Работник может сам направить заявление или служебную записку работодателю о сложившейся у него ситуации с приложением подтверждающего документа. Например, свидетельство о рождении ребенка или свидетельство о смерти родственника.
Прошу выделить мне материальную помощь в связи с рождением ребенка — _________________ (ФИО ребенка и дата рождения). Прилагаю копию свидетельства о рождении.
Руководитель подписывает заявление (ставит резолюцию) и указывает сумму помощи. Например: «Бухгалтерии – оказать материальную помощь в размере 5000 рублей».
На основании заявления и подтверждающих документов руководителю лучше издать приказ об оказании помощи.
Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»
к содержанию ↑Как выплачивать материальную помощь?
Бухгалтер выплачивает материальную помощь на основании приказа наличными из кассы или перечислением на карту работника.
Выплатить помощь можно вместе с заработной платой по ведомости или по расходному кассовому ордеру.
При перечислении сумм материальной помощи на карту в платежном поручении укажите назначение платежа, ссылаясь на приказ.
Сумму начисленной материальной помощи можно:
- выплачивать за счет нераспределенной прибыли организации;
- включать в состав прочих расходов.
Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»
к содержанию ↑Обращение за материальной помощью: как правильно это сделать
В нашей жизни не исключены ситуации, когда оказываемся в сложном положении. И любая материальная поддержка очень нужна.
Сейчас, когда бизнес переживает не лучшие времена, многие и без особых обстоятельств вынуждены ограничить траты. Да, конечно, соцзащита выплачивает различные пособия. Но и этих денег часто не хватает.
Кроме того, соцзащита оказывает материальную помощь, как правило, семьям из категорий социально незащищенных – инвалидам, многодетным, одиноким родителям и т. п.
Для работодателя социальная категория работника не имеет значения. Если в локальных нормативных актах компании предусмотрена выплата матпомощи по определенному случаю, сотрудник ее получит независимо от того, инвалид он или многодетный родитель.
Хотя некоторые руководители учитывают и такие моменты при принятии решения об оказании поддержки работнику.
Работник, желающий получить поддержку, обращается с просьбой выплатить ему материальную помощь, написав соответствующее заявление.
Наши эксперты такому заявлению уделили много внимания в этой статье. Рекомендуем данный материал, чтобы знать, как правильно написать заявление на материальную помощь.
Правильно обращаемся за материальной помощью
Повод для обращения за материальной помощью к руководителю должен быть уважительный. Это может быть несчастный случай, длительная потеря трудоспособности, стихийное бедствие, смерть или болезнь близкого родственника и т. д.
Также причина может быть и радостной – такой как предстоящее бракосочетание, рождение ребенка, уход в отпуск и другие.
Если просто напишете в заявлении «Прошу оказать материальную помощь в связи с тяжелым финансовым положением», скорее всего, просьба останется без удовлетворения. Важно знать, как правильно написать на материальную помощь.
В заявлении необходимо указать причину обращения за помощью. Желательно приложить подтверждающие документы.
По общему правилу, решение о выделении средств руководство принимает без учета трудовых заслуг. Однако, если сотрудник работает спустя рукава, и начальник не знает, как от него избавиться, вряд ли у него возникнет желание помогать. Напротив, ответственному работнику и заслуженному труженику работодатель чаще всего идет навстречу.
Чтобы директор узнал обо всех заслугах, может потребоваться ходатайство. В некоторых компаниях такой документ обязательно пишет непосредственный начальник.
Как выглядит ходатайство и в каких случаях его пишут, можете узнать, ознакомившись со статьей «Что такое ходатайство о материальной помощи работнику».
Как попросить помощь у начальника?
Если Вы впервые обращаетесь к нам и затрудняетесь с выбором вида консультации, воспользуйтесь первичной консультацией.
Как правильно попросить о помощи у начальника?
- Будьте спокойны и уверенны. Проблемы бывают абсолютно у всех людей, в Вашей просьбе нет ничего необычного.
- Выберите подходящее время. Не следует заводить разговор в начале рабочего дня или за несколько минут до его окончания.
- У вашего собеседника тоже бывает хорошее и плохое настроение. Поэтому постарайтесь уловить его настрой.
- Заранее проговорите свою речь. Подумайте, какие слова и фразы будут наиболее уместны. Говорите кратко, понятно, уверенно.
- Будьте убедительны. Для этого предлагайте свои пути решения проблемы. Тогда Ваш начальник увидит, что Вы не пытаетесь переложить проблему на него или кого-то другого, а ищете оптимальный выход из сложившейся ситуации.
- Если Ваша просьба касается работы, то перед тем как подойти к начальнику, дайте себе четкую установку, что Вы просите не для себя, а во благо компании. Тогда Вам будет проще просить начальника о помощи.
Как обратиться с личной просьбой?
А что, если Ваша просьба – не по работе, а личная – например, срочно нужна материальная помощь? И в этом случае нет ничего плохого в том, чтобы попросить о помощи. Нет человека, который бы никогда не испытывал материальных трудностей. Если Вам нужно попросить о материальной помощи, следуйте данным советам:
Объясните, для чего именно Вам нужна материальная помощь. Наверняка это серьезная и веская причина. Постарайтесь говорить спокойно и сдержано, без эмоций.
Реакция Вашего собеседника на эмоции может быть непредсказуемой и сыграть Вам как в плюс, так и в минус. Некоторые люди могут воспринять проявления чувств как игру на публику и попытку манипуляции. Используйте эмоции только в том случае, если хорошо знаете характер начальника и уверены, что реакция не будет негативной.
Если Вам сложно сдерживать эмоции, посетите консультацию психолога. Специалист научит Вас особым техникам, которые помогают контролировать себя в стрессовой ситуации.
Если Вы предполагаете вернуть деньги, то сообщите, в какие сроки сможете это сделать. Со следующей зарплаты, через год, в счет отпускных и так далее. Это продемонстрирует, что Вы тщательно обдумали просьбу.
Если же Вы имеете в виду безвозмездную помощь, не скрывайте этого. Обман в данной ситуации – худший из вариантов.
Помните, что просьба о материальной помощи никаким образом не характеризует Вас как сотрудника. Постарайтесь не терять уверенности в себе и своих профессиональных качествах. Вспомните все свои достижения на работе.
Тогда Вам легче будет вести разговор с начальником.
Подумайте, что произойдет, если Вы попросите начальника о помощи? Вы потеряете работу? Конечно, нет. В самом плохом случае – Вам откажут в помощи. Таким образом, Вы ничего не теряете, а напротив, приобретаете шанс получить то, что Вам необходимо.
К сожалению, не всем людям удается перебороть себя, переступить через страх и обратиться за помощью. Причина этого кроется в установке, которую мы с детства отложили в подсознании, что просить – плохо. Однако в действительности все человеческое общество строится на взаимопомощи.
Просто не бойтесь сделать первый шаг, и тогда у Вас все получится.
к содержанию ↑Выплата материальной помощи работникам
ОБЯЗАН ЛИ РАБОТОДАТЕЛЬ ВЫПЛАЧИВАТЬ МАТЕРИАЛЬНУЮ ПОМОЩЬ
Материальная помощь, которую работодатель выплачивает своим работникам, является выплатой непроизводственного характера, поскольку она не зависит от результатов деятельности организации и не связана с индивидуальными результатами труда работников.
Материальную помощь, как правило, оказывают в том случае, когда у работников возникают определенные обстоятельства (события) или они оказываются в трудных жизненных ситуациях. Основания для выплаты материальной помощи работникам (а в некоторых случаях — их родственникам) работодатель в большинстве случаев определяет самостоятельно.
к содержанию ↑ОСНОВАНИЯ ДЛЯ ВЫПЛАТЫ МАТЕРИАЛЬНОЙ ПОМОЩИ
К числу самых распространенных относятся:
Определенные обстоятельства (события), возникшие у работника:
• юбилей (50, 60 лет и т. п.);
• предоставление работнику ежегодного отпуска;
• тяжелое заболевание работника (включая затраты на дорогостоящие лекарства);
• сложное материальное положение;
• утрата имущества в связи с чрезвычайными ситуациями (пожар, наводнение и др.);
• смерть близкого родственника, члена семьи (мать, отец, жена, муж, брат, сестра, ребенок (дети)).
Материальная помощь выплачивается по заявлению работника (члена его семьи (в случае смерти самого работника)) на основании приказа работодателя.
Узнать больше:
- Заработная плата работника: премирование, доплаты, индексация
- Стимулирующие (мотивирующие) надбавки
- Порядок выдачи работникам расчетных листков
Как оформить и учесть материальную помощь работнику
В сложные для работника времена работодатель может поддержать его материально. Рассказываем, в каких случаях выплачивают матпомощь, как её оформить и отразить в учёте.
8,9 тыс. открытие
Получите бесплатно 62 страницы экспертного контента!
Оставьте заявку в форме ниже, и мы вышлем вам запись
Как оформить выплату материальной помощи
Крупные компании обычно закрепляют порядок и основания выплаты матпомощи в своем локальном акте или в коллективном договоре.
Прямой обязанности нет, поэтому «рядовая» компания может оформить выплату на основании приказа руководителя.
- фамилию, имя и отчество лица, получающего помощь;
- причину выдачи материальной помощи (например, в связи с тяжелым материальным положением, смертью члена семьи работника, пожаром, стихийным бедствием и т. д.);
- сумму помощи.
В связи с рождением ребенка оказать материальную помощь в размере 40 000 (Сорок тысяч) рублей менеджеру по продажам Ивановой А.А.
Выплатить материальную помощь перечислением на банковский счет Ивановой А.А. в срок, установленный для выплаты заработной платы.
Работник может сам направить заявление или служебную записку работодателю о сложившейся у него ситуации с приложением подтверждающего документа. Например, свидетельство о рождении ребенка или свидетельство о смерти родственника.
Прошу выделить мне материальную помощь в связи с рождением ребенка — _________________ (ФИО ребенка и дата рождения). Прилагаю копию свидетельства о рождении.
Руководитель подписывает заявление (ставит резолюцию) и указывает сумму помощи. Например: «Бухгалтерии – оказать материальную помощь в размере 5000 рублей».
На основании заявления и подтверждающих документов руководителю лучше издать приказ об оказании помощи.
Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»
к содержанию ↑Облагается ли матпомощь НДФЛ и взносами
Согласно ст. 422 НК РФ, ст. 20.2 закона № 125-ФЗ и ст. 217 НК РФ не облагается НДФЛ и страховыми взносами матпомощь, выплаченная:
- работнику, пострадавшему из-за стихийного бедствия или другой чрезвычайной ситуации, например, из-за пожара или наводнения;
- работнику в связи со смертью членов его семьи — супруга, родителей или детей;
- работнику, пострадавшему в результате теракта на территории России;
- членам семьи сотрудника, если они у вас не работают;
- работнику, который стал родителем, усыновителем или опекуном, а выплата была в течение первого года после появления ребёнка и её размер — не более 50 000 руб.
- работнику в других случаях, если общая сумма таких выплат — не более 4 000 руб. за весь календарный год.
Остальную матпомощь нужно облагать страховыми взносами на пенсионное, социальное, медицинское страхование и от несчастных случаев, и удерживать НДФЛ
Например, сотруднику выплатили 10 000 руб. на похороны его бабушки. Нужно начислить страховые взносы, так как не облагается только матпомощь в связи со смертью членов семьи, а бабушки к ним не относятся — письмо Минтруда № 17-3/В-538 от 9 ноября 2015 года.
В этом году сотруднику выплачивают матпомощь впервые, поэтому 4 000 руб. — не облагается взносами. Начислить взносы нужно только на остаток, то есть на 6 000 руб.
То же самое с НДФЛ — его удерживают с 6 000 руб.
к содержанию ↑Как учитывать матпомощь
Матпомощь работнику отражают на счёте 73 «Расчёты с персоналом по оплате труда». Если её выплатили члену семьи работника — на счёте 76 «Расчёты с разными дебиторами и кредиторами».
Начисление матпомощи отражают по кредиту. Корреспондирующий с ним счёт по дебету зависит от источника выплаты:
- Дт 84 Кт 73 — начислена матпомощь работнику за счёт нераспределенной прибыли прошлых лет;
- Дт 91.2 Кт 73 —начислена матпомощь работнику за счёт прибыли текущего года.
Выплату работнику отражают так:
- Дт 73 Кт 51 — матпомощь перечислена на банковскую карту;
- Дт 73 Кт 50 —матпомощь выдана наличными из кассы.
Материальную помощь нельзя включать в расходы при расчёте налога на прибыль — п. 23 ст. 270 НК РФ. Не получится учесть её и при УСН «Доходы минус расходы», так как она не входит в закрытый перечень из п. 1 ст. 346.16 НК РФ.