Как правильно заполнить табель учёта рабочего времени
TotalShares
Табель учёта рабочего времени – это важный и нужный документ. Основное его назначение – отображать, сколько конкретно времени сотрудник находился на рабочем месте и выполнял свои обязанности. Он полезен работодателям, которые могут таким способом следить за всем штатом и в случае необходимости вычитать из зарплаты работников, которые не присутствуют на работе в установленные часы.
С другой стороны, он полезен самим сотрудникам, которые могут требовать с начальника отгулы или доплату за сверхурочное время и т.п. И, разумеется, этот документ обязан вести каждый предприниматель по трудовому законодательству. Ниже мы разберёмся, кто, зачем, и как должен вести этот табель.
к содержанию ↑Для чего нужен табель учёта рабочего времени?
Как мы уже сказали выше, он нужен, чтобы чётко отслеживать, сколько часов человек находился на работе. Он фиксирует явки, прогулы, опоздания работников и т.п.
Помимо практической пользы здесь есть и формальная обязанность. Каждая фирма должна иметь табель учёта согласно части 4 статьи 91 ТК РФ. Формы Т-12 и Т-13 утверждены постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, однако с 2013 года не являются строго обязательными.
к содержанию ↑Кто заполняет табель учёта рабочего времени?
Законом не установлено конкретное лицо, занимающее должность в какой-либо фирме, которое должно этим заниматься. Проще говоря, за данный табель может отвечать любой человек. Подписывать его должны руководитель и работник кадровой службы.
В конце месяца табель передаётся в бухгалтерию. По нему работникам выплачивается зарплата.
Обычно в крупных фирмах на должность человека, который ведёт табель учёта, выбирается по одному ответственному лицу в каждом подразделении. В маленьких фирмах ответственным обычно бывает 1 человек.
Назначение на «пост» ответственного должно быть произведено специальным указанном. Либо же эта обязанность должна быть указана в договоре с сотрудником.
Формы
Основные формы табеля – Т-12 и Т-13. Т-12 – это более классическая модель. Вся информация по этой форме вносятся вручную.
Т-13 фиксирует время пребывания сотрудников на работе с данных турникетов или других электронных устройств. Практически вся информация в эту форму вводится на компьютере. В некоторых случаях, конечно, что-то приходится заполнять вручную.
А некоторые данные вообще вносятся в таблицу автоматически.
Ещё существует форма № 0504421. Она предназначена для бюджетных учреждений и нам не понадобится.
Как уже сказано выше, с 2013 года закон не обязывает использовать конкретно данные формы для ведения отчётности. Однако Т-12 и Т-13 – привычные и вполне удобные шаблоны, которыми пользуются практически все компании.
Общие правила
Какую бы форму вы не выбрали, существуют общие правила заполнения, которые обязательно должны быть соблюдены. Их не так уж много:
- Документ составляется в единственном экземпляре;
- На титульном листе отмечаются название организации, даты отчётного периода и дату подачи документа;
- Основа документа должна содержать все сведения о сотруднике – фамилия, имя, отчество, номер личного дела;
- Рабочее время учитывается в часах или посменно;
- Данные должны вноситься каждый день;
- Из утверждённой изначально формы нельзя удалять никакие графы, столбцы и колонки;
Заполнение табеля учёта рабочего времени – пошаговая инструкция.
Есть два способа заполнения табеля:
- Сплошное – каждый день отмечаются явки, неявки, количество часов и т.п.;
- По отклонениям – сведения вносятся исключительно, если сотрудник опоздал или не явился на работу.
Самый популярный способ – первый. И с учётом современных технологий, сейчас к форме Т-12 прибегают гораздо реже, чем к Т-13. Учёт гораздо проще вести на компьютере, чем вручную. Мы рассмотрим сплошной способ заполнения по форме Т-13.
Шаг 1. Титульный лист. Здесь в соответствующих графах отмечается название компании (полное), название подразделения (если фирма большая и табелей ведётся не один).
В следующей графе указываем код ОКПО. После указывается номер документа, дата заполнения и отчётный период. Номер документу даётся по порядку.
Датой заполнения обычно бывает последний день месяца, т.к. таблица делается на месяц. А отчётный период, соответственно, с первого по последний день месяца.
Шаг 2. Информация о сотрудниках. Дальше речь пойдёт об основной таблице.
Для каждого работника отводится отдельная строка. В первых колонках должна быть указана его фамилия, имя, отчество, должность и табельный номер. Табельный номер есть у каждого.
Он даётся с момента назначения, закрепляется за человеком, указывается во всех внутренних документах и даже переходит к новому сотруднику, если старый увольняется, а на его место берут другого.
Шаг 3. Явки, неявки, часы. Запись ведётся в 2 строчки. Вверху указывается явка/неявка, а ниже – часы. Каждый столбец – определённое число. Для явок/неявок и прочего используются условные обозначения:
Вообще подобных условных обозначений очень много. Неявки разграничиваются по наличию/отсутствию уважительной причины. Указываются больничные, разные типы отпусков, сверхурочная работа и т.п.
Полный список принятых условных обозначений можно свободно найти в интернете.
Шаг 4. Общее число времени. Эти данные указываются за полмесяца и за месяц. Напротив строки с обозначением явок указывается количество рабочих дней: в одном столбце за полмесяца, в следующем – за месяц. В строке ниже так же указываются часы.
Шаг 5. Сведения для начисления зарплаты. Данные здесь тоже зашифрованы условными обозначениями. В колонке пишется вид платы. Для стандартной зарплаты – 200, отпускные обозначаются кодом 2012.
Следующая колонка – корреспондирующий счёт. Это бухгалтерский счёт, с которого списываются деньги на зарплату. Далее нужно вписать количество рабочих дней или часов, которые нужно оплатить.
В случае с отпускными обозначают дни в отпуске. Больничный – дни, проведённые на больничном и т.п.
Шаг 9. Неявки по причинам. Последний раздел отведён для указания причин отсутствия человека на рабочем месте.
Условными обозначениями показывается причина (сюда включают отпуск, командировки и т.п.), а в следующем столбце – количество дней или часов.
Шаг 10. Подписи. В конце отведены графы для подписей ответственных лиц (составителя, руководителя, работника кадровой службы). Указывается должность лица и затем ставится его подпись с расшифровкой.
Для примера приведём условную таблицу. В ней будет изображена только основная часть табеля, чтобы был понятен принцип.
| ФИО, должность | Табельный номер | Отметки о явках и неявках по числам месяца | Отработано за | Данные начисления зарплаты | Неявки по причинам | ||||||
| 1 | 2 | 3 | Половину месяца | Месяц | Код вида оплаты | Корреспондирующий счёт | дни | код | дни | ||
| Иванов А.А, менеджер | 15 | Я | Я | В | 8 | 16 | 2000 | 35 | 16 | К | 3 |
| 8 | 8 | 64 | 128 | ||||||||
| Сидоров В.Б., повар | 47 | От | От | От | 8 | 8 | 2012 | 35 | 10 | От | 10 |
| 64 | 64 | ||||||||||
Заполняем табель учета рабочего времени по форме Т-12
Каждый работодатель обязан учитывать, какое количество часов отработали его сотрудники. Для этой цели ведется табель учета рабочего времени. Рассмотрим, как правильно его заполнять.
Общая информация
Существует унифицированная форма табеля учета рабочего времени Т-12, утвержденная приказом Госкомстата №1 от 5 января 2004 года. Также есть форма Т-13, утвержденная тем же документом. Разница между ними в том, что Т-12 предназначена для заполнения специалистом (вручную или на компьютере), а несколько упрошенная Т-13 применяется при автоматизированном учете сотрудников системами контроля доступа на предприятие.
Коммерческие организации вправе разрабатывать подобные формы самостоятельно, то есть бланк Т-12 использовать они не обязаны. Однако это довольно удобно, поскольку стандартные бланки содержат все необходимые реквизиты. Поэтому на практике чаще всего используют именно эту форму.
Для органов власти, государственных и муниципальных учреждений, а также внебюджетных фондов, разработан специальный документ для учета рабочего времени. Это форма 0504421, утвержденная приказом Минфина от 30 марта 2015 года № 52н.
Рабочее время в табеле отмечается для таких целей:
- Чтобы было понятно, сколько часов работник трудился по факту, а сколько не работал, а провел, допустим, на больничном или в отпуске.
- Чтобы зафиксировать допущенные им нарушения рабочего графика — опоздания, прогулы.
Эти сведения нужны для того, чтобы правильно начислить сотруднику заработную плату и и прочие выплаты, связанные с отработанным временем. Если же в организации действует система взысканий за нарушение дисциплины, то эти меры также применяются на основании табеля учета рабочего времени.
Ведется табель, как правило, сотрудником отдела кадров или руководителем подразделения организации. Однако жестких требований в этой части не установлено, поэтому директор может закрепить эту обязанность за любым сотрудником.
к содержанию ↑Принципы заполнения
Для обозначения каждого действия, которое отмечается в табеле, предусмотрена кодировка в двух вариантах — буквенном и числовом. Организация может сама выбрать, какой из вариантов применять:
Также есть два способа ведения табеля:
- Сплошное внесение информации. Подразумевается заполнение документа каждый день в отношении всех работников. В том числе отмечается, что сотрудник явился на работу.
- Внесение отклонений. В этом случае по умолчанию считается, что все сотрудники на работе, а в табеле указывается только отклонение от нормальной ситуации. То есть опоздание, неявка, простой. Такой вариант подходит, если рабочее время учитывается суммировано.
Табель должен вестись в течение учетного периода, то есть делать пометки в нем нужно каждый день. А при суммированном учете рабочего времени — в тот день, когда есть какой-то отклонение.
к содержанию ↑Однако специалисты рекомендуют вносить данные о рабочем времени в табель карандашом либо вести его в черновике, и вот почему. Например, сотрудник Иванов сегодня не явился без предупреждения. Это нужно отметить в графике, поставив код НН (неявка по невыясненной причине). Но позже он, вероятнее всего, объяснит причину своего отсутствия. Соответственно, код нужно будет исправить на какой-то другой. Если отмечать сразу все начисто, то документ придется переделывать по нескольку раз.
Как заполнить форму Т-12
Прежде всего заполняется первая страница. Здесь нужно указать:
Далее заполняется основная часть документа на базе штатного расписания. Нужно указать:
Сведения о рабочем времени отражаются отдельно за первую (графа 4) и за вторую (графа 6) части месяца;
Подписать табель должен ответственный сотрудник, а также тот, кто его непосредственно заполнял. Если табель ведет само ответственное лицо, то поставить подпись ему нужно в двух местах. Если речь о подразделении компании, то подписывается и его руководитель.
Готовый табель передается в бухгалтерию, где служит основанием для начисления заработной платы.
к содержанию ↑Зачем нужен табель учета рабочего времени и как упростить его ведение с помощью системы КЭДО
Согласно ст. 91 Трудового кодекса, работодатель ведет учет рабочего времени, которое фактически отработал каждый сотрудник. Для этого нужно оформлять табель учета рабочего времени.
Рассказываем, кто, когда, по какой форме его заполняет и как КЭДО EasyDocs помогает работать с этим документом.
256 просмотров 122 открытия
к содержанию ↑Зачем нужен табель учета рабочего времени и кто его заполняет
Табель учета рабочего времени — документ, который выполняет несколько функций:
- фиксирует время, проведенное на работе каждым сотрудником организации, учитывает отработанные и неотработанные часы;
- помогает контролировать соблюдение установленного в компании графика работы;
- на его основе рассчитывается заработная плата исходя из отработанных часов;
- помогает подготовить статистические отчеты по трудовой деятельности.
Порядок составления табеля зависит от размера и сложности организационной структуры фирмы:
- Если в организации или у индивидуального предпринимателя несколько структурных подразделений, каждый руководитель ведет учет рабочего времени своего отдела. Затем составленные табели передают в отдел кадров, где их заверяют и отправляют в бухгалтерию для расчета зарплаты.
- Если в компании или у ИП небольшой штат сотрудников и отсутствуют обособленные подразделения, ведение табеля обычно ложится на плечи одного человека — кадровика. Если отдельного специалиста нет, табель ведет руководитель компании или предприниматель.
Кто бы ни вел табель, это должно быть закреплено документально — в должностной инструкции или в трудовом договоре, также нужно издать приказ о назначении ответственного за ведение табеля.
к содержанию ↑Как вести табель
Существует два способа вести табель учета рабочего времени:
- Метод сплошной регистрации. Кадровый специалист вносит сведения ежедневно, даже если сотрудник работает стандартное количество времени каждый рабочий день, без сверхурочных часов.
- Метод регистрации отклонений. В этом случае фиксируют только дни, когда сотрудник фактически не работал или, наоборот, перерабатывал. Соответственно, в другие дни считается, что работник трудился стандартное количество часов.
1С:ЗУП позволяет вести учет рабочего времени одним из этих двух методов. Во втором случае отклонения от графика работы регистрируются документом-отклонением: «Больничный лист», «Отпуск», «Работа сверхурочно».
Каждый работодатель выбирает метод на свое усмотрение: главное, чтобы он показывал фактически отработанное время и был закреплен в учетной политике (письмо Минфина от 08.09.2020 №02-07-05/79091).
Табель ведут ежедневно, но сдавать в бухгалтерию его нужно 1–2 раза в месяц — зависит от того, как установлено в ЛНА или в учетной политике. При этом Минтруд в письме от 03.02.2016 №14-1/10/В-660 разъяснил, что при расчете зарплаты нужно учесть время, которое фактически отработал сотрудник. Поэтому удобно сдавать табель 2 раза в месяц, с учетом сроков выплаты зарплаты.
В случае, когда работник увольняется, табель можно заполнять по-разному:
- На увольняющегося работника за несколько дней до увольнения можно составить отдельный табель. Тогда в итоговый табель в конце месяца этого сотрудника включать не требуется, так как ему уже выдали окончательный расчет.
- Можно включить увольняющегося в общий табель с остальными работниками и в нем указать, что сотрудник уволен с такого-то числа. Промежуточный документ можно не составлять, а отработанное время подтвердить нарядами на выполнение работ, ведомостью и др.
Формирование табеля учета рабочего времени — отдельный процесс, который можно упростить с помощью системы КЭДО. В системе EasyDocs можно подписать табель учета рабочего времени прямо из 1С:ЗУП, выбрать подписанта табеля при отправке из 1С и настроить маршрут согласования документа.
EasyDocs сокращает время на документооборот, повышая производительность сотрудников, экономит их время на рутинных операциях.
к содержанию ↑В какой форме заполнять табель учета рабочего времени
Работодатель вправе самостоятельно разработать форму табеля или использовать одну из унифицированных форм — Т-12 или Т-13.
Форма Т-13 проще в заполнении. Она называется «Табель учета рабочего времени» и используется, как следует из названия, для учета времени.
Форма Т-12 включает два раздела:
- раздел 1 — «Учет рабочего времени»;
- раздел 2 — «Расчет с персоналом по оплате труда».
Как правило, табель учета рабочего времени подписывает руководитель соответствующего подразделения и кадровый специалист. После этого документ передается в бухгалтерию.
Некоторые записи в табеле делают на основе подтверждающих документов. Например, причины отсутствия на работе могут подтвердить медицинские справки, а запись о сверхурочной работе требует письменного согласия сотрудника.
Время работы в табеле указывают в часах и минутах.
к содержанию ↑Что будет, если не вести табель
Если не вести табель, это повлечет наложение штрафа в соответствии с ч. 1 статьи 5.27 КоАП:
- для организаций сумма штрафа составляет от 30 тыс. до 50 тыс. рублей;
- для должностных лиц или индивидуальных предпринимателей штраф составляет от 1 тыс. до 5 тыс. рублей.
В случае повторного нарушения предусмотрены более суровые меры наказания согласно ч. 2 ст. 5.27 КоАП:
- на должностных лиц — штраф до 20 тыс. рублей или дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет;
- на ИП — штраф 10–20 тыс. рублей;
- на юрлиц — штраф 50–70 тыс. рублей.
Как долго нужно хранить табель
Как правило, табели рабочего времени должны храниться в течение 5 лет согласно пункту 402 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Однако в случаях, когда условия труда признаются вредными или опасными, сроки хранения табелей увеличиваются и зависят от времени завершения делопроизводства по ним:
- 50 лет для табелей, делопроизводство по которым завершено после 01.01.2003;
- 75 лет для табелей, делопроизводство по которым завершено до 01.01.2003.
Платформа EasyDocs автоматизирует сбор данных об отсутствиях работников, позволяет подписывать табель учета рабочего времени напрямую через 1С:ЗУП, выбирать подписанта и согласователя документа. Благодаря EasyDocs вы оптимизируете кадровые процессы, ускорите выполнение задач и повысите эффективность документооборота.
к содержанию ↑Экономьте бумагу и рабочее время отдела кадров
Выбирайте правильную систему кадрового ЭДО с помощью чек-листа от команды экспертов EasyDocs. Чек-лист составлен на основе запросов клиентов
Оставьте заявку и мы пришлем вам подробный чек-лист в удобном формате:
Реклама: ООО «Парадокс» ИНН 5024181771, erid: LjN8JvMem
- #учетная политика
- #административная ответственность
- #учет рабочего времени
- #кадровый учет
- #хранение документов
- #1С:ЗУП
- #кадровый ЭДО
- #КЭДО
- #EasyDocs
- #локальные нормативные акты
Как составить и заполнить табель учёта рабочего времени
Каждый месяц работодатели ведут специальный документ – табель учёта рабочего времени. В нём отражают, когда каждый сотрудник приходил на работу и уходил, брал ли отпуск или болел. Вести документ обязательно.
В статье рассказываем, зачем нужен табель, какие бывают виды табелей и как его правильно заполнять.
А если у вас нет времени читать текст целиком, переходите в пункт «Статья за 30 секунд» — собрали там ключевые тезисы.
к содержанию ↑Что такое табель учёта рабочего времени и для чего он нужен
Табель учёта времени, которое отработал каждый сотрудник, обязаны вести все работодатели. Это требование Трудового кодекса РФ . В документе фиксируют все изменения в рабочем графике сотрудника: явки, неявки, отпуска, больничные, время прихода и ухода.
Также на его основе рассчитывают зарплату, страховые взносы, составляют отчёты для надзорных органов.
Табель могут проверить Государственная инспекция труда, Социальной фонд России и Налоговая служба. Цель таких проверок – проконтролировать правильность расчёта зарплаты и страховых взносов.
Хранить табель учёта рабочего времени нужно хранить минимум 5 лет. Это касается большинства работников. А если работник трудился на вредном или опасном производстве, срок хранения может быть увеличен до 50 лет, или 75 лет для табелей, которые закончены до 2003 года.
Это связано с тем, что данные о таких работниках могут понадобиться для подтверждения профессиональных заболеваний или расчета льгот.
Хотя работодатели обязаны вести табель, он полезен и для задач бизнеса. Например:
Контролировать соблюдение трудового режима. Документ отслеживать явки и неявки сотрудников, и своевременно исправлять ситуацию, если режим нарушается.
Защищать интересы компании и работников. Точно заполненный табель является надёжным доказательством при возникновении трудовых споров. Например, он подтверждает стаж и другие трудовые права сотрудников.
Какую форму табеля выбрать
Есть две формы табелей, которые утвердил Госкомстат: Т-12 и Т-13. Выбор формы табеля зависит от нескольких факторов: специфики организации, системы оплаты труда, требований внутреннего документооборота и законодательства. Рассмотрим подробнее, чем они различаются.
Характеристика
Универсальная форма. Сочетает учёт рабочего времени и расчёт заработной платы.
Упрощенная форма. Предназначена исключительно для учёта рабочего времени.
Использование
Подходит для большинства организаций.
Удобна для организаций, где учёт рабочего времени ведётся отдельно от расчёта зарплаты.
На то ещё обратить внимание при выборе:
- Система оплаты труда. Для разных систем оплаты труда могут потребоваться разные формы табеля.
- Графики работы. Если у вас нестандартные графики работы, например, сменные или гибкие, может потребоваться более детальная форма табеля.
- Автоматизация процесса. Если вы используете программное обеспечение для учёта рабочего времени, то форма табеля должна соответствовать возможностям этой программы.
Если ни одна из типовых форм не подходит полностью под нужды компании, она может разработать свою. Главное, чтобы она не противоречила законодательству. В форму нужно включить обязательные реквизиты : наименование организации, ФИО сотрудника, даты, коды видов работ, количество отработанных часов и т.д.
к содержанию ↑Как заполнять табель
Табель заполняется за каждый календарный месяц. В него вносят информацию обо всех сотрудниках. Для обозначения различных видов работ, причин отсутствия и других данных используются специальные коды, о них расскажем в следующем разделе.
Рассмотрим, как заполнить табель, на примере формы Т-12.
Шаг 1. Оформите шапку. Укажите название организации, структурное подразделение, ФИО, должность сотрудника и табельный номер — он присваивается при приёёме человека на работу. Нужно внести данные обо всех сотрудниках, кроме тех, кто привлекается по договорам гражданско-правового характера (ГПХ).
Шаг 2. Заполните строки для каждого дня месяца:
- Код вида работы: проставьте соответствующий код для каждого дня. Например, «Я» – явка, «Б» – больничный.
- Количество отработанных часов: укажите точное количество часов, которое сотрудник отработал за день. Сверхурочные часы указываются отдельной строкой.
- Причина отсутствия: если сотрудник отсутствовал, укажите причину. Например, отпуск, больничный и т.д.
Шаг 3. Пропишите итоговые данные. В конце табеля подсчитайте общее количество рабочих дней, отработанных часов и дней отсутствия по различным причинам.
Шаг 4. Проставьте подписи. Табель должен быть подписан сотрудником, ответственным за его ведение, и руководителем структурного подразделения.
Для сотрудников, которые работают по сменному графику, могут использоваться дополнительные коды или специальные графы в табеле. Если человек работает неполный день, это также отражается в табеле. Отгулы тоже фиксируются в документе.
Введите дополнительную графу в табель учёта рабочего времени для сотрудников, занятых во вредных условиях. Отмечайте в ней часы, отработанные во вредных условиях, кодом «ВР». Это необходимо для правильного оформления документов для начисления страховых взносов и подсчёта льготного стажа.
к содержанию ↑Какие коды использовать в табеле
Условные обозначения для учёта рабочего времени не зафиксированы, поэтому работодатели могут использовать как буквенные коды, так и их цифровое обозначение на выбор.
Набор кодов может варьироваться в зависимости от организации. Вот наиболее распространённые:
- Я или 01 — работа в дневное время;
- Н или 02 — работа в ночное время;
- В или 26 — выходные дни и нерабочие праздничные дни;
- ДО или 16 — отпуск без сохранения заработной платы;
- ОТ или 09 — ежегодный основной оплачиваемый отпуск;
- Б или 19 — временная нетрудоспособность с назначением пособия;
- ОВ или 27 — дополнительные оплачиваемые выходные дни, например, по уходу за ребёнком-инвалидом;
- К или 06 — командировка;
Что грозит, если не вести табель
За отсутствие табеля учёта рабочего времени организацию могут оштрафовать на сумму от 30 до 50 тыс. руб., а должностное лицо – от 1 до 5 тыс. руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). При повторном нарушении штрафы будут больше.
Важные новости для бизнеса — в нашем Телеграме.Подпишитесь, чтобы узнавать о мерах поддержки и получать новые решения для вашего дела!
Следующая