Как правильно написать заявление об отсутствии на работе и больничном: советы и рекомендации
К сожалению, четкого ответа на вопрос, должен ли работник сообщить работодателю о больничном, нет. Как действовать работодателю, если работник не вышел на работу по причине болезни и забыл предупредить?
Должен ли работник уведомить работодателя о листке нетрудоспособности
Представьте: человек заболел. Пришел врач, открыл ему больничный, оставил рекомендации по лечению. Все, как мы привыкли.
Но вот вопрос: обязан ли работник уведомить о больничном своего начальника, отдел кадров или бухгалтерию? Тут все просто, нет, такой обязанности Трудовой кодекс не предусматривает. Принуждать сотрудника неправомерно. Надежнее выстраивать доброжелательные отношения в коллективе.
А если сотрудник заболел и не сообщил о болезни, работодателю сложно планировать и организовывать рабочие процессы. Логичнее прописать обязанность уведомить работодателя о начале болезни в правилах внутреннего трудового распорядка организации, которые являются обязательными к исполнению.
к содержанию ↑Подробнее: как составить ПВТР
Как предупредить о больничном на работе
Возможно уведомить работодателя о болезни устно (например, позвонив по телефону).
Для сведения: как организовать электронный документооборот на предприятии
Как составить уведомление о больничном
Так как Трудовым законодательством не закреплена обязанность работника уведомлять о начале болезни, то работник вправе выбрать любой удобный способ. Мы рекомендуем уведомлять письменно.
Если в локальных актах утвержден официальный бланк и сроки, когда сотрудник должен сообщить о закрытии больничного листа, то необходимо использовать его. Обычно уведомление составляют по правилам делопроизводства. В верхнем левом углу указывают адресата, Ф.И.О.
и должность отправителя, по центру документа — основной текст уведомления. Снизу — подпись отправителя и дата.
Вот образец, как составить уведомление, если начальству надо написать, что заболел простудой, например:
к содержанию ↑Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
- Родионова Ольга
2023-06-30 09:30:51
С 2022 года больничные листы оформляются в электронном виде. Социальный фонд России (СФР) направляет автоматизированное уведомление об оформлении больничного листа его работников, в том числе обо всех изменениях по больничному. Поэтому вопрос о необходимости сообщать работодателю о болезни стал неактуальным.
Теперь это делает СФР.
2024-04-25 05:24:50
Родионова Ольга, Не могу с вами согласиться. Лучше прописать такую обязанность в ЛНА. Нам, например информация об ЭЛН от СФР больше,чем в 80% случаев приходит с опозданием, а иногда вообще в системе появляется в день закрытия БЛ или на следующий.
Это конечно не сотрудника проблема, а СФР и работодателя, но у нас в таких случаях очень сильно рушатся рабочие процессы
к содержанию ↑Как правильно написать письмо о нахождении на больничном?
Этот документ состоит из двух частей, первую из которых заполняет врач во время приема в поликлинике или при выписке из стационара, а вторую заполняют уже непосредственно на предприятии, куда в бухгалтерию его бумажную форму должен отнести работник. В первой половине больничного листа имеются следующие графы:
- Номер листка нетрудоспособности (определяется автоматически системой Фонда социального страхования).
- В следующей графе врач может указать, что больничный лист является первичным (выдается впервые пациенту с этим обострением или заболеванием), дубликатом или продолжением другого листа.
- Затем указывается полное юридическое имя больницы, поликлиники, санатория, амбулатории или частной клиники, в которых проводилось лечение пациента.
- Вносится полное имя больного (для этого необходимо принести паспорт).
- В специальной графе указывается, почему пациент обратился в клинику. Эта информация кодируется и не указывает на конкретный диагноз.
- В следующем поле есть место, где ставится галочка в случае, если человек в настоящий момент состоит на учёте в службе занятости.
- В следующем поле вносится информация о человеке, за которым проводится уход (имя и степень родственной связи).
- Далее врач ставит отметку в случае, если беременная женщина своевременно встала на учёт у участкового акушера-гинеколога (до 12 недели).
- Если пациента направили на проведение медико-социальной экспертизы и дали определенную группу инвалидности, то вносится соответствующая информация в соответствующей графе.
- Для заполнения следующей графы медицинский специалист правильно рассчитывает длительность действия больничного листа. В документе указываются даты его начала, продления и завершения. Рядом пишется фамилия врача и ставится его подпись.
- Согласно этому расчету специалист также должен указать, когда пациент может выйти на работу. Эта дата указывается в специальном поле.
- В конце этой части больничного листа ставится подпись врача и печать медицинского учреждения, где проходил лечение пациент.
Вторая половина документа заполняется уже непосредственно на предприятии, куда отнести его должен работник. Сотрудник бухгалтерии заполняет следующие поля:
- Сначала необходимо указать полное юридическое название компании-работодателя. Допустимо использовать только общепринятые сокращения
- Дата начала работы человека в этой компании, а также его идентификационный налоговый номер.
- Длительность страхового стажа сотрудника.
- Уникальный номер человека в системе Фонда социального страхования.
- Размер доходов работника в компании (зарплата с премиями).
- Инициалы главного бухгалтера и директора компании-работодателя вместе с их подписями.
Для чего производится проверка?
Проверяются документы при подозрении сотрудника в обмане сотрудником работодателя с целью оправдать свои прогулы и/или получить за них выплаты.
Сегодня в интернете можно найти много компаний, предлагающих приобрести поддельный больничный.
Распространены 2 схемы подделки документа:
- заполнение листа на поддельном бланке;
- оформление листа нетрудоспособности на настоящем бланке сотрудником медучреждения без официальных оснований для этого.
В обоих случаях нарушается законодательство и правонарушителю грозит привлечение к ответственности по ч.3 ст. 327 Уголовного Кодекса РФ.
За совершение преступления грозит следующее наказание:
- денежный штраф – до 80 000 руб.;
- обязательные работы – 480 часов;
- исправительные работы – до 2 лет;
- арест – до 6 месяцев
Причины, при которых необходимо подтверждения факта заболевания
Проверка больничного листа необходима в тех случаях, когда у работодателя есть веские причины сомневаться в болезни своего сотрудника. Также натолкнуть на необходимость проверки больничного листа может несоответствие внешнего вида документа.
Проверять документ необходимо, если:
- На бланке нет логотипа Фонда социального страхования Российской Федерации.
- Документ не содержит защитных волокон розового, синего и светло-зеленого цвета.
- Качество бумаги бланка не соответствует легитимному образцу – на ощупь материал должен быть схож с тем, на котором печатаются денежные купюры.
- Ячейки для заполнения окрашены в белый цвет – на подлинном бланке они слегка желтые.
- Есть сомнения в правильности заполнения, допущены грубые нарушения в заполнении, особенно в разделе «Заполняется врачом медицинской организации»:
- не указан период лечения, указаны неправильные названия медицинских учреждений;
- указаны имена и фамилии врачей, которые не работают в организации;
- не соответствует печать и название организации, выдающей больничный лист.
Подобные ошибки допускаются при изготовлении дешевых подделок. В последнее время все чаще подделывают больничные листы более качественно и оценивать действительность больничного листа лучше не просто визуально, а с запросами в соответствующие службы.
Проверять больничный лист стоит до назначения сотруднику выплат. В противном случае работодателю самому придется отвечать за принятие поддельного документа.
к содержанию ↑На ком лежит ответственность за составление?
Проверяются больничные листы работодателем либо уполномоченным ним лицом. Запросы о действительности лучше подавать в письменном виде на фирменном бланке предприятия.
Недостатком такого способа является длительность получения ответа либо неполучения в связи с тем, что состояние здоровья больного работника и гражданина РФ составляет врачебную тайну в соответствии с ч. 1 ст. 13 ФЗ от 21.11.2011 № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации».
Чтобы не получить отказ, работодателю важно знать как и куда отправлять запрос на проверку больничного листа.
к содержанию ↑Куда отправлять документ?
Проверить подлинность больничного листа можно несколькими способами, каждый из них имеет свои преимущества и недостатки:
- На сайте www.fss.ru: для проверки листа необходимо перейти в меню «Недействительные бланки листов нетрудоспособности», которое находится в «Информация для работодателей (формы отчетности, бланки)» и ввести номер документа. Таким образом можно узнать числится ли бланк в базе потерянных либо утраченных. Недостатком такого способа является то, что номер бланка может быть вбит ошибочно, а также то, что его реквизиты еще не вбиты в базу – обновление базы происходит 1 раз в месяц.
- Запрос в медицинскую организацию, которой выдан документ. Для этого можно связаться с больницей по телефону и узнать интересующую информацию о степени тяжести производственной травмы или о факте заболевания либо направить письменный запрос. Недостатком такого способа в первую очередь является возможность получения отказа в соответствии с законом «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации». Также ответ на письменный запрос может занять некоторое время.
- Запрос в отделение Фонда социального страхования. Единственным минусом в этом случае может оказаться время получения ответа, но при этом организация получает письменный ответ от ФСС РФ и в случае разрешения выплат по нелегитимному больничному листу работодатель избежит наказания в виде штрафов и пени за назначение выплат по поддельному документу.
Как запросить подтверждение о состоянии больного?
Подавать запрос на экспертизу листа нетрудоспособности лучшего всего в письменном виде на фирменном бланке предприятия с указанием даты составления запроса, подписью руководителя с расшифровкой и мокрой печатью организацией, делающей запрос.
На законодательном уровне не предусмотрен единый образец составления заявления на экспертизу листа нетрудоспособности.
О том, как правильно написать запрос, можно узнать в этой статье.
к содержанию ↑В поликлинике
Запрос на проверку подлинности больничного листа в поликлинику о факте заболевания составляется в свободной форме.
Однако для получения достоверного ответа следует указать следующие данные: наименование медицинской организации, которая выдала документ, его номер, данные о сотруднике, которого проверяют, реквизиты компании, которая делает запрос, дату составления обращения, подпись и печать заявителя.
Составляется запрос обычно в такой форме:
«Просим подтвердить выдачу больничного листа работнику __________________(указывается название организации, где работает сотрудник, его полное имя и фамилия) № ___________________(12-значный номер больничного) на период с _____ по ______ (период).»
- Скачать бланк запроса в поликлинику о факте заболевания и больничном
- Скачать образец запроса в поликлинику о факте заболевания и больничном
В ФСС
Отправляется запрос в отделение ФСС, в котором зарегистрирована компания работодателя. В этом случае запрос обязательно делается на бланке предприятия. Текст запроса практически такой же, как и в поликлинику.
К тексту можно добавить вопрос о правомерности начисления компенсации за время пребывания сотрудником на больничном, а также приложить документ, который необходимо проверить. При предоставлении в Фонд социального страхования оригинала листа нетрудоспособности этот факт указывается в запросе.
- Скачать бланк запроса в ФСС на проверку подлинности больничного листа
- Скачать образец запроса в ФСС на проверку подлинности больничного листа
В больнице
Запрос в больницу о состоянии здоровья больного работника составляется таким же образом, как и в поликлинику. К заявлению можно приложить копию больничного листа.
- Скачать бланк запроса о степени тяжести производственной травмы и состоянии здоровья работника
- Скачать образец запроса о степени тяжести производственной травмы и состоянии здоровья работника