Как поручить сотруднику работу за заболевшего и оформить все правильно
03.11.2022 распечатать Традиционно осенне-зимний период сопровождается большим количеством больничных. На время болезни работника его функции можно перепоручить.
- во-первых, с его письменного согласия;
- во-вторых, за дополнительную плату.
Если в трудовом договоре ли должностной инструкции работника предусмотрено исполнение обязанностей временно отсутствующих коллег, дополнительная оплата за увеличение объема работ не полагается, и согласие работника тоже не нужно.
Как передать работнику дополнительные обязанности заболевшего
Если в трудовом договоре или должностной инструкции не предусмотрено замещение коллег, которые находятся на больничном, а работу заболевшего нужно передать другому работнику, оформить это можно одним из двух способов, разрешенных статьями 60.2 (совмещение) и 72.2 (перевод) ТК РФ.
Варианты передачи функций заболевшего работника его коллегам
- Временный перевод на должность работника, который ушел на больничный, на основании статьи 72.2 ТК РФ.
- Совмещение должностей (своих и заболевшего) на основании статьи 60.2 ТК РФ. Этот вариант удобен, если объем дополнительных обязанностей небольшой.
- Найм на работу нового сотрудника. Этот вариант удобен только в том случае, если болезнь работника продлится несколько месяцев, например, предстоит сложная операция и т.п.
Перевод сотрудника на должность заболевшего (замещение)
В этом случае сотрудник, который замещает больного, выполняет только работу заболевшего коллеги и получает зарплату в соответствии с выполняемой работой. Если новая работа сложнее или больше по объему за нее может быть назначена зарплата в большем размере, который устанавливается в дополнительном соглашении к трудовому договору.
Заставить одного работника «перевестить» на должность другого нельзя. Порядок перевода регламентирован статьей 72.2 ТК РФ. Перевод оформляется только с согласия работника, кроме чрезвычайных ситуаций (ч.
2, 3 ст. 72.2 ТК РФ). И совершенно недопустим перевод работника на другую должность, если у него есть противопоказания по состоянию здоровья.
Если руководитель и работник согласны на перевод, нужно оформить дополнительное соглашение к трудовому договору и приказ о замещении на время больничного.
Период замещения равен периоду болезни работника. Но, нужно иметь в виду, что в ТК РФ установлен максимальный срок замещения – это 1 год.
Если дата выхода заболевшего сотрудника не известна, в допсоглашении нужно указать, что замещение проводится до того момента, как основной работник выйдет с больничного.
Никаких записей в трудовую книжку вносить не нужно и сдавать СЗВ-ТД тоже не нужно.
к содержанию ↑Приказ о замещении
Вы вправе разработать собственную форму приказа о замещении или воспользоваться унифицированными формами: Т-5 или Т-5а.
Сотрудника нужно ознакомить с приказом под роспись.
Образец приказа о замещении
к содержанию ↑Общество с ограниченной ответственностью «Название»
ПРИКАЗ № ___ от «___»_______2022 г. О возложении обязанностей временно отсутствующего работника В связи с временной нетрудоспособностью главного бухгалтера Фамилия И.О. ПРИКАЗЫВАЮ:
Возложить на Фамилия И.О. исполнение обязанностей временно отсутствующего главного бухгалтера Фамилия И.О. без освобождения ее от основной работы по должности бухгалтера, предусмотренной трудовым договором от «___»_______2022 № ___ Срок возложения обязанностей, указанных в п.
1 настоящего приказа: от «___»_______2022 № ___ до даты окончания периода временной нетрудоспособности Фамилия И.О. включительно.
За выполнение дополнительной работы по должности главного бухгалтера Фамилия И.О. производить ежемесячную доплату в размере _____________________ (______________) руб. Бухгалтеру по расчету заработной платы Фамилия И.О. при начислении зарплаты руководствоваться настоящим приказом.
Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой. Основание: дополнительное соглашение от «___»_______2022 № ___ к трудовому договору от «___»_______2022 № ___. Генеральный директор _____________________ Фамилия И.О.
С приказом ознакомлены:
Совмещение своих обязанностей и заболевшего работника
Совмещение означает, что сотрудник помимо своей работы в течение рабочего дня исполняет еще и обязанности сотрудника, находящегося на больничном. Совмещение регулируется статьей 60.2 ТК РФ.
Этот способ подойдет в том случае, если объем дополнительно работы относительно небольшой, и работник в состоянии выполнять свои обязанности и обязанности заболевшего.
За совмещение работнику к его основной зарплате доплачивается сумма, размер которой определяется на основании соглашения между работником и работодателем.
Так же, как и при замещении (переводе), с работником заключается дополнительное соглашение к трудовому договору. В нем помимо срока совмещения прописывается размер доплаты (ст. 151 ТК РФ) за увеличенный объем его работы.
Сумма доплаты может быть любой, в законодательстве этот момент не урегулирован.
В трудовую книжку никаких записей вносить не нужно.
к содержанию ↑Приказ о совмещении
Унифицированная форма приказа о совмещении должностей не установлена. Вы можете составить приказ в свободной форме с учетом всех требований и обстоятельств или доработать форму Т-1, утвержденную Госкомстатом.
Образец Приказа о совмещении
к содержанию ↑Общество с ограниченной ответственностью «Название» ПРИКАЗ № ____ «___»___________ 2022 г О совмещении профессий (должностей) В связи с болезнью главного бухгалтера (или, например, увольнением главного бухгалтера) на период до назначения нового главного бухгалтера в соответствии со статьей 151 Трудового кодекса РФ
ПРИКАЗЫВАЮ: Возложить исполнение обязанностей главного бухгалтера в порядке совмещения должностей на Фамилия И.О. с ее согласия с «___»___________ 2022 г. до того момента, как основной работник выйдет с больничного (или, например, до назначения нового главного бухгалтера).
Установить доплату за совмещение должностей в размере _______ процентов оклада по совмещаемой должности. Бухгалтерии при начислении зарплаты руководствоваться настоящим приказом. Отделу кадров ознакомить Фамилия И.О. с настоящим приказом под подпись.
Основание: дополнительное соглашение № __ к трудовому договору от «___»________ 2022 г Директор __________________ Фамилия И.О С приказом ознакомлен(а): Должность
_____________________
Фамилия И.О.
«___»___________ 2022 г.
Если выполнение работы заболевшего коллеги предусмотрено трудовым договором
Если в трудовом договоре работника прямо прописано, что он исполняет обязанности другого работника на время его болезни, никаких приказов и дополнительных соглашений не нужно. В этом случае, достаточно проинформировать работника, о том, что его коллега заболел.
Алгоритм оформления совмещения
Никаких специальных требований ТК РФ не содержит, кроме оформления достигнутых сторонами определенных условий в письменной форме. Это может быть предложение о замене с указанием:
- объема и содержания предлагаемой работы;
- срока, условий и основных требований к ее выполнению;
- размера и порядка определения доплаты.
Если такое предложение сделано в письменной форме, работнику следует либо оформить свое согласие письменно, либо непосредственно отметкой на предложении, либо в виде отдельного заявления о согласии.
к содержанию ↑Пример предложения о замещении
Пример согласия на замену
Следующий шаг — оформить приказ на замещение на время больничного или по иному основанию.
Приказ о замещении на время больничного (образец)
Последний этап — оформление допсоглашения к трудовому договору в письменном виде с отражением в нем всех достигнутых сторонами условий по замещению.
Выбор способа замены происходит исключительно от текущих потребностей организации.
Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника
Рассмотрим ниже все эти вопросы, а также поможем в составлении соответствующего приказа.
ВРИО по Трудовому кодексу РФ
Трудовой Кодекс Российской Федерации в ст. 60.2 говорит о совмещении профессий, увеличении количества возлагаемых трудовых функций, расширении зоны влияния, а также отдельно отмечает вопросы, касающиеся исполнения обязанностей работника, который временно отсутствует, но не освобожден от работы по трудовому договору. Эта статья введена в ТК на основании Федерального закона от 30 июня 2006 г.
№ 90-ФЗ.
Ст. 151 ТК РФ позволяет сотрудникам соглашаться на предложенную им дополнительную работу в придачу к основным обязанностям за прибавку к оплате.
Кадровики обычно понимают под ВРИО исполнение дополнительных трудовых функций вместе с основными обязанностями согласно подписанного трудового договора как по той же, так и по иной должности, предусматривающее дополнительное вознаграждение.
Поводы для введения сотрудника для ВРИО
Отсутствие сотрудника на работе, когда потребуется его временная замена, может быть вызвано различными причинами:
- любой отпуск (ежегодный, декретный, за свой счет, для обучения и т.п.);
- командировка;
- больничный лист;
- возложение общественных или государственных обязанностей (избирательная комиссия, занятость в качестве присяжного и пр.);
- любые другие обстоятельства неявки на работу, в том числе и не выясненные.
Три вещи, без которых невозможно ВРИО
Для того, чтобы замена работника была законной, нужно одновременное соблюдение трех условий.
- Письменное соглашение сторон. Без письменно оформленного согласия сотрудника (допсоглашения) работодатель не может привлечь его к замене другого работника.
- Приказ по организации. Любой вариант замены должен быть оформлен приказом руководителя по учреждению, проведенного обычным порядком.
- Назначение доплаты за дополнительный труд. Временная замена должна быть оплачена сверх обычного вознаграждения занятого сотрудника. Размер законом не оговаривается, он может рассчитываться любым способом, удобным работодателю, на который согласен работник.
К СВЕДЕНИЮ! Подпись работника об ознакомлении с приказом не является законодательным обоснованием оформления замены. Необходим и дополнительный документ, специально оформляющий согласие обеих сторон, то есть и п.1, и п.2 должны быть в наличии, не исключая и не заменяя друг друга.
к содержанию ↑Варианты временной замены
ТК РФ предоставляет работодателю выбор из нескольких возможных способов привлечения сотрудника к временному исполнению дополнительных обязанностей.
- Своими силами. Используя собственные ресурсы фирмы, можно возложить дополнительные трудовые функции на согласного и подходящего для этой цели постоянного сотрудника. При этом следует учитывать важный нюанс:
- если работнику поручили выполнять в дополнение к своей должности точно такие же, но дополнительные обязанности, такая замена будет проведена в рамках расширения зоны обслуживания или увеличения объема работы;
- если сотрудник берет на себя обязанности, связанные с другой должностью, речь пойдет о внутреннем совмещении.
ВАЖНО! Работодателю следует трезво оценивать возможности сотрудника выполнять дополнительную работу вне своей основной должности.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В обычных ситуациях срок такого перевода в рамках одной организации обычно не превышает годичный срок. Но в оговоренных законом случаях, например, при переводе на декретное место, этот срок может быть увеличен.
ПРОВЕРЬТЕ! Если в трудовом договоре четко сформулировано структурное подразделение, где должен трудиться сотрудник, то перевести его в другое даже на идентичную должность без его согласия уже нельзя, так как меняются условия договора.
ВАЖНО ПОМНИТЬ! Срок действия такого оговора не может быть неопределенным, придется указать в нем или конкретную дату, или обстоятельства его расторжения (обычно указывают «до выхода основного рабтника»).
ВРИО – это не совместительство!
Путаница может возникнуть, так как у временной замены работника и совместительства есть общая черта – оба эти вида дополнительной загруженности выполняются работником, который при этом должен обеспечить обязательное выполнение и основной своей работы.
Отличия состоят в следующем:
- Трудовой Кодекс регулирует эти виды дополнительной занятости разными статьями: совместительство рассматривается в гл. 44 ТК РФ, а ВРИО – ст. 60.2;
- при совместительстве дополнительные обязанности нужно исполнять во время, не занятое основным трудом, а при ВРИО это происходит параллельно в рамках того же самого рабочего дня или смены;
- для совместительства нужен новый трудовой договор, для ВРИО достаточно письменно оформленного согласия;
- прекращение совместительства происходит только с расторжением соответствующего договора или истечением его срока, а для ВРИО возможна отмена в любое время (с предупреждением за 3 дня), как со стороны работодателя, так и занятого сотрудника.
Как составить приказ на ВРИО
ВАЖНО! Образец допсоглашения к трудовому договору на ВРИО от КонсультантПлюс доступен по ссылке
Особенности формулировок в приказе зависят от выбранного способа замещения. В целом, приказ по предприятию обязательно должен содержать такие данные:
- названия основной должности и той, что принимается в рамках замещения;
- сроки выполнения дополнительной работы;
- причину отсутствия замещаемого работника, если она установлена;
- основание для оформления замещения (номер заключенного допсоглашения);
- сумму назначенной доплаты;
- подписи сторон об ознакомлении и согласии с приказом.
Пример приказа о временном замещении отсутствующего наемного работника
Общество с ограниченной ответственностью «Перекресток»
от 12 февраля 2017 г.
О поручении дополнительных обязанностей в порядке совмещения должностей
В связи с отсутствием старшего экономиста Зарубиной Э.Л. по причине прохождения дополнительного обучения с отрывом от производства на основании ст. 60.2 и 151 ТК РФ
- Поручить экономисту Рубинштейну О.Д. выполнение во время установленного рабочего дня наряду с его основными обязанностями, определенными пудовым договором, дополнительной трудовой функции по участку Зарубиной Э.Л. в рамках расширения зоны обслуживания.
- Установить для Рубинштейна О.Д. дополнительное ежемесячное вознаграждение за выполнения обязанностей сверх основных в порядке совмещения в размере 75% оклада Зарубиной Э.Л.
- Определить срок увеличения объема работ Рубинштейна О.Д. с 13.02.2017 до 25.03.2017 г.
ОСНОВАНИЕ: дополнительное соглашение к трудовому договору от 11.02.2017 с Рубинштейном О.Д. от 10.05.2015 г.
Генеральный директор ООО «Перекресток» /Гумиленко/ Гумиленко Н.П.
С приказом ознакомлены и согласны:
Старший экономист /Зарубина/ Зарубина Э.Л. 12.02.2017
Экономист /Рубинштейн/ Рубинштейн О.Д. 12.02.2017
к содержанию ↑Как возложить обязанности: алгоритм и пример приказа
В рабочем процессе иногда возникает необходимость в расширении функционала действующих сотрудников. Чаще всего это происходит, когда другой работник уходит в отпуск. Но переложить обязанности на коллегу «просто так» – нельзя: необходимо оформить все документально.
Как временно возложить обязанности отсутствующего работника, как правильно оплачивать эту работу, узнаете из статьи.
Еще больше кадровых документов для работы и разъяснения экспертов найдете в экосистеме « Кадровый обзор » .
к содержанию ↑Когда может потребоваться возложение обязанностей
Ниже перечислим ситуации, когда необходимо будет оформить дополнительную работу на персонал. Возложить обязанности потребуется при:
- отсутствии ключевого сотрудника. Работник может уйти в отпуск, декрет, на больничный или уехать в длительную командировку. Если рабочие процессы требуют его постоянного присутствия, придется временно переложить его обязанности на коллегу;
- наличии незакрытой вакантной должности. Если сразу найти подходящего сотрудника не удается, может потребоваться возложение обязанностей на вакантную должность. Это действие доступно только в рамках совмещения или расширения зон обслуживания без отрыва от основной деятельности;
- отсутствии требуемой законодательством должности в штатном расписании. Чаще всего это касается внедрения в организацию систем по охране труда или ведение воинского учета. Эти функции можно добавить подходящим сотрудникам (обычно специалисту по кадрам, если в штате не предусмотрены должности специалиста по охране труда или специалиста по ведению воинского учета).
Не во всех ситуациях можно возложить обязанности на другого сотрудника. Например, нельзя:
- передать обязанности женщине (в том числе в период беременности), если они заключаются в физической работе с тяжестями (ч. 2 ст. 253 ТК РФ);
- добавить дополнительную работу вахтовым методом несовершеннолетнему, беременным или матерям детей до трех лет (ст. 298 ТК РФ);
- возложить обязанности другого сотрудника на человека, у которого и основная и дополнительная работа напрямую связана с опасными и / или вредными условиями труда (ч. 5 ст. 282 ТК РФ).
Способы возложить другие виды работ на сотрудника — в нашей статье
Обратите внимание! Под возложением обязанностей в основном подразумевается временное совмещение или увеличение объема работ (если у замещающего работника та же должность) без отрыва от основной работы (ст. 60.2 ТК РФ). Срок исполнения обязанностей совпадает со временем отсутствия основного сотрудника.
Иногда возложение обязанностей оформляют и как внутреннее совместительство, если объем дополнительных задач достаточно большой или замещаемого работника не будет длительное время.
к содержанию ↑Возложение обязанностей: алгоритм
Рассмотрим типичный вариант, когда необходимо поработать за ушедшего в отпуск / на больничный коллегу. Чтобы при возложении обязанностей одного сотрудника на другого не допустить никаких документальных ошибок, предлагаем действовать по такому алгоритму:
1. Уведомление и согласование. Поговорите с сотрудником, который будет временно замещать коллегу, и получите от него согласие на больший объем работы. Согласно статье 60.2 ТК РФ необходимо получить его письменное согласие.
Для этого подготовьте уведомление, в котором будут указаны причина возложения обязанностей и период, на которой необходимо заместить «основного» сотрудника.
2. Документооборот. Включите во внутреннюю документацию (например, в «Правила внутреннего распорядка») пункт о временном возложении обязанностей. Кроме того, необходимо оформить допсоглашение к трудовому договору с сотрудником: указать перечень обязанностей и сроки замещения.
Можно прописать как конкретный период времени, так и использовать общую формулировку формата «такие-то обязанности возлагаются на период отсутствия сотрудника ФИО на рабочем месте в связи с его отпуском».
3. Дополнительная оплата. Обязательно укажите размер вознаграждения за этот период (ст.
151 ТК РФ) и зафиксируйте это документально. Доплата обязательна при любых видах внутренних совмещений и может быть оформлена как в фиксированном размере, так и в процентном соотношении от оклада. Невыплата доплаты чревата предупреждением либо наложением админстративного штрафа в размере до 50 000 рублей (ст.
5.27 КоАП РФ).
Если требуется замещать директора на время его отсутствия, есть определенные нюансы:
- Проверьте Устав компании. В нем обычно прописан алгоритм замены руководителя и могут быть указаны лица, которые могут выполнять его функции.
- У заместителей гендиректора могут уже в трудовом договоре быть прописаны обязанности по замене директора, если он заболеет или уйдет в отпуск. В этом случае согласие сотрудника брать не нужно. Достаточно издать приказ о временном возложении обязанностей.
- Если у зама нет таких обязанностей в трудовом договоре или заместителя в принципе нет в организации, на место директора назначают любого другого сотрудника (руководствуясь ограничениями в подзаконных актах). В таком случае оформление проводят по стандартному алгоритму.
- Помимо обычных документов потребуется доверенность, чтобы исполняющий обязанности мог подписывать и заверять платежные и другие важные документы.
Важно! Сотрудник имеет право на досрочный отказ от выполнения дополнительных обязанностей (ст 60.2 ТК РФ). Предупредить об этом работодателя он обязан за трое суток, написав соответствующее заявление.
к содержанию ↑Понятие замещения должности
Замещение должности – это перевод сотрудника компании на другую должность путем оформления соответствующего распоряжения. Перевод может осуществляться как на временной, так и на постоянной основе. Замещающий работник будет указан в документах как ИО или ВРИО.
Замещение может понадобиться в следующих случаях: если основной сотрудник находится на больничном, в отпуске, в декретном отпуске, ушел на пенсию или был уволен.
Механизм замещения регламентируется ст. 72.2 ТК РФ. При переводе происходит изменение функциональных обязанностей замещающего.
Сотрудник выполняет только обязанности своего коллеги в полном объеме, зарплата ему начисляется в соответствии с выполняемой работой, но как правило, не ниже его основного среднего заработка. Записи о периоде замещения в трудовую книжку при этом не вносятся, достаточно составления дополнительного соглашения к трудовому договору.
Работодатель не имеет права заставлять нанятый персонал замещать другие должности против его воли. Это возможно только с согласия работника, и в случае отказа он не несет никакой ответственности. Исключением являются ситуации, когда замещение временно отсутствующего работника обусловлено чрезвычайными обстоятельствами (ч.
2, 3 ст. 72.2 ТК РФ). Недопустимо переводить человека на новую должность, если у него имеются противопоказания по состоянию здоровья.
ТК РФ устанавливает продолжительность максимального срока замещения – 1 год, а при замещении болеющего сотрудника, или находящегося на отдыхе – до его возвращения на работу. Конкретный срок устанавливает руководитель организации по согласованию с замещающим лицом.
Следующая