Как поручить сотруднику работу за заболевшего и оформить все правильно

03.11.2022 распечатать Традиционно осенне-зимний период сопровождается большим количеством больничных. На время болезни работника его функции можно перепоручить.

  • во-первых, с его письменного согласия;
  • во-вторых, за дополнительную плату.

Если в трудовом договоре ли должностной инструкции работника предусмотрено исполнение обязанностей временно отсутствующих коллег, дополнительная оплата за увеличение объема работ не полагается, и согласие работника тоже не нужно.

к содержанию ↑

Как передать работнику дополнительные обязанности заболевшего

Если в трудовом договоре или должностной инструкции не предусмотрено замещение коллег, которые находятся на больничном, а работу заболевшего нужно передать другому работнику, оформить это можно одним из двух способов, разрешенных статьями 60.2 (совмещение) и 72.2 (перевод) ТК РФ.

Варианты передачи функций заболевшего работника его коллегам

  1. Временный перевод на должность работника, который ушел на больничный, на основании статьи 72.2 ТК РФ.
  2. Совмещение должностей (своих и заболевшего) на основании статьи 60.2 ТК РФ. Этот вариант удобен, если объем дополнительных обязанностей небольшой.
  3. Найм на работу нового сотрудника. Этот вариант удобен только в том случае, если болезнь работника продлится несколько месяцев, например, предстоит сложная операция и т.п.
к содержанию ↑

Перевод сотрудника на должность заболевшего (замещение)

В этом слу­чае со­труд­ник, который замещает боль­но­го, вы­пол­ня­ет только ра­бо­ту за­бо­лев­ше­го кол­ле­ги и получает зарплату в со­от­вет­ствии с вы­пол­ня­е­мой ра­бо­той. Если новая работа сложнее или больше по объему за нее может быть назначена зарплата в большем размере, который устанавливается в дополнительном соглашении к трудовому договору.

Заставить одного работника «перевестить» на должность другого нельзя. Порядок перевода регламентирован статьей 72.2 ТК РФ. Перевод оформ­ля­ет­ся толь­ко с со­гла­сия ра­бот­ни­ка, кроме чрезвычайных ситуаций (ч.

2, 3 ст. 72.2 ТК РФ). И совершенно недопустим перевод работника на другую должность, если у него есть противопоказания по состоянию здоровья.

Если руководитель и работник согласны на перевод, нужно оформить дополнительное соглашение к трудовому договору и приказ о замещении на время больничного.

Период замещения равен периоду болезни работника. Но, нужно иметь в виду, что в ТК РФ установлен максимальный срок замещения – это 1 год.

Мнение эксперта
Старостин Владислав Саныч

Если дата выхода заболевшего сотрудника не известна, в допсоглашении нужно указать, что замещение проводится до того момента, как основной работник выйдет с больничного.

Ни­ка­ких за­пи­сей в тру­до­вую книж­ку вносить не нужно и сдавать СЗВ-ТД тоже не нужно.

к содержанию ↑

Приказ о замещении

Вы вправе разработать собственную форму приказа о замещении или воспользоваться унифицированными формами: Т-5 или Т-5а.

Сотрудника нужно ознакомить с приказом под роспись.

Образец приказа о замещении

Общество с ограниченной ответственностью «Название»

ПРИКАЗ № ___ от «___»_______2022 г. О возложении обязанностей временно отсутствующего работника В связи с временной нетрудоспособностью главного бухгалтера Фамилия И.О. ПРИКАЗЫВАЮ:

Возложить на Фамилия И.О. исполнение обязанностей временно отсутствующего главного бухгалтера Фамилия И.О. без освобождения ее от основной работы по должности бухгалтера, предусмотренной трудовым договором от «___»_______2022 № ___ Срок возложения обязанностей, указанных в п.

1 настоящего приказа: от «___»_______2022 № ___ до даты окончания периода временной нетрудоспособности Фамилия И.О. включительно.

За выполнение дополнительной работы по должности главного бухгалтера Фамилия И.О. производить ежемесячную доплату в размере _____________________ (______________) руб. Бухгалтеру по расчету заработной платы Фамилия И.О. при начислении зарплаты руководствоваться настоящим приказом.

Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой. Основание: дополнительное соглашение от «___»_______2022 № ___ к трудовому договору от «___»_______2022 № ___. Генеральный директор _____________________ Фамилия И.О.

С приказом ознакомлены:

к содержанию ↑

Совмещение своих обязанностей и заболевшего работника

Совмещение означает, что сотрудник помимо своей работы в течение рабочего дня исполняет еще и обязанности сотрудника, находящегося на больничном. Совмещение регулируется статьей 60.2 ТК РФ.

Этот способ подойдет в том случае, если объем дополнительно работы относительно небольшой, и работник в состоянии выполнять свои обязанности и обязанности заболевшего.

За совмещение работнику к его основной зарплате доплачивается сумма, размер которой опреде­ляется на основании соглашения между работником и работодателем.

Так же, как и при замещении (переводе), с работником заключается дополнительное соглашение к трудовому договору. В нем помимо срока совмещения прописывается размер доплаты (ст. 151 ТК РФ) за увеличенный объем его работы.

Сумма доплаты может быть любой, в законодательстве этот момент не урегулирован.

В трудовую книжку никаких записей вносить не нужно.

к содержанию ↑

Приказ о совмещении

Мнение эксперта
Старостин Владислав Саныч

Унифицированная форма приказа о совмещении должностей не установлена. Вы можете составить приказ в свободной форме с учетом всех требований и обстоятельств или доработать форму Т-1, утвержденную Госкомстатом.

к содержанию ↑

Образец Приказа о совмещении

Общество с ограниченной ответственностью «Название» ПРИКАЗ № ____ «___»___________ 2022 г О совмещении профессий (должностей) В связи с болезнью главного бухгалтера (или, например, увольнением главного бухгалтера) на период до назначения нового главного бухгалтера в соответствии со статьей 151 Трудового кодекса РФ

ПРИКАЗЫВАЮ: Возложить исполнение обязанностей главного бухгалтера в порядке совмещения должностей на Фамилия И.О. с ее согласия с «___»___________ 2022 г. до того момента, как основной работник выйдет с больничного (или, например, до назначения нового главного бухгалтера).

Установить доплату за совмещение должностей в размере _______ процентов оклада по совмещаемой должности. Бухгалтерии при начислении зарплаты руководствоваться настоящим приказом. Отделу кадров ознакомить Фамилия И.О. с настоящим приказом под подпись.

Основание: дополнительное соглашение № __ к трудовому договору от «___»________ 2022 г Директор __________________ Фамилия И.О С приказом ознакомлен(а): Должность

_____________________

Фамилия И.О.

«___»___________ 2022 г.

к содержанию ↑

Если выполнение работы заболевшего коллеги предусмотрено трудовым договором

Если в трудовом договоре работника прямо прописано, что он исполняет обязанности другого работника на время его болезни, никаких приказов и дополнительных соглашений не нужно. В этом случае, достаточно проинформировать работника, о том, что его коллега заболел.

Алгоритм оформления совмещения

Никаких специальных требований ТК РФ не содержит, кроме оформления достигнутых сторонами определенных условий в письменной форме. Это может быть предложение о замене с указанием:

  • объема и содержания предлагаемой работы;
  • срока, условий и основных требований к ее выполнению;
  • размера и порядка определения доплаты.

Если такое предложение сделано в письменной форме, работнику следует либо оформить свое согласие письменно, либо непосредственно отметкой на предложении, либо в виде отдельного заявления о согласии.

к содержанию ↑

Пример предложения о замещении

Пример согласия на замену

Следующий шаг — оформить приказ на замещение на время больничного или по иному основанию.

Приказ о замещении на время больничного (образец)

Последний этап — оформление допсоглашения к трудовому договору в письменном виде с отражением в нем всех достигнутых сторонами условий по замещению.

Выбор способа замены происходит исключительно от текущих потребностей организации.

Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника

Рассмотрим ниже все эти вопросы, а также поможем в составлении соответствующего приказа.

ВРИО по Трудовому кодексу РФ

Трудовой Кодекс Российской Федерации в ст. 60.2 говорит о совмещении профессий, увеличении количества возлагаемых трудовых функций, расширении зоны влияния, а также отдельно отмечает вопросы, касающиеся исполнения обязанностей работника, который временно отсутствует, но не освобожден от работы по трудовому договору. Эта статья введена в ТК на основании Федерального закона от 30 июня 2006 г.

№ 90-ФЗ.

Ст. 151 ТК РФ позволяет сотрудникам соглашаться на предложенную им дополнительную работу в придачу к основным обязанностям за прибавку к оплате.

Кадровики обычно понимают под ВРИО исполнение дополнительных трудовых функций вместе с основными обязанностями согласно подписанного трудового договора как по той же, так и по иной должности, предусматривающее дополнительное вознаграждение.

к содержанию ↑

Поводы для введения сотрудника для ВРИО

Отсутствие сотрудника на работе, когда потребуется его временная замена, может быть вызвано различными причинами:

  • любой отпуск (ежегодный, декретный, за свой счет, для обучения и т.п.);
  • командировка;
  • больничный лист;
  • возложение общественных или государственных обязанностей (избирательная комиссия, занятость в качестве присяжного и пр.);
  • любые другие обстоятельства неявки на работу, в том числе и не выясненные.
к содержанию ↑

Три вещи, без которых невозможно ВРИО

Для того, чтобы замена работника была законной, нужно одновременное соблюдение трех условий.

  1. Письменное соглашение сторон. Без письменно оформленного согласия сотрудника (допсоглашения) работодатель не может привлечь его к замене другого работника.
  2. Приказ по организации. Любой вариант замены должен быть оформлен приказом руководителя по учреждению, проведенного обычным порядком.
  3. Назначение доплаты за дополнительный труд. Временная замена должна быть оплачена сверх обычного вознаграждения занятого сотрудника. Размер законом не оговаривается, он может рассчитываться любым способом, удобным работодателю, на который согласен работник.

К СВЕДЕНИЮ! Подпись работника об ознакомлении с приказом не является законодательным обоснованием оформления замены. Необходим и дополнительный документ, специально оформляющий согласие обеих сторон, то есть и п.1, и п.2 должны быть в наличии, не исключая и не заменяя друг друга.

к содержанию ↑

Варианты временной замены

ТК РФ предоставляет работодателю выбор из нескольких возможных способов привлечения сотрудника к временному исполнению дополнительных обязанностей.

  1. Своими силами. Используя собственные ресурсы фирмы, можно возложить дополнительные трудовые функции на согласного и подходящего для этой цели постоянного сотрудника. При этом следует учитывать важный нюанс:
    • если работнику поручили выполнять в дополнение к своей должности точно такие же, но дополнительные обязанности, такая замена будет проведена в рамках расширения зоны обслуживания или увеличения объема работы;
    • если сотрудник берет на себя обязанности, связанные с другой должностью, речь пойдет о внутреннем совмещении.

ВАЖНО! Работодателю следует трезво оценивать возможности сотрудника выполнять дополнительную работу вне своей основной должности.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В обычных ситуациях срок такого перевода в рамках одной организации обычно не превышает годичный срок. Но в оговоренных законом случаях, например, при переводе на декретное место, этот срок может быть увеличен.

ПРОВЕРЬТЕ! Если в трудовом договоре четко сформулировано структурное подразделение, где должен трудиться сотрудник, то перевести его в другое даже на идентичную должность без его согласия уже нельзя, так как меняются условия договора.

ВАЖНО ПОМНИТЬ! Срок действия такого оговора не может быть неопределенным, придется указать в нем или конкретную дату, или обстоятельства его расторжения (обычно указывают «до выхода основного рабтника»).

к содержанию ↑

ВРИО – это не совместительство!

Путаница может возникнуть, так как у временной замены работника и совместительства есть общая черта – оба эти вида дополнительной загруженности выполняются работником, который при этом должен обеспечить обязательное выполнение и основной своей работы.

Отличия состоят в следующем:

  • Трудовой Кодекс регулирует эти виды дополнительной занятости разными статьями: совместительство рассматривается в гл. 44 ТК РФ, а ВРИО – ст. 60.2;
  • при совместительстве дополнительные обязанности нужно исполнять во время, не занятое основным трудом, а при ВРИО это происходит параллельно в рамках того же самого рабочего дня или смены;
  • для совместительства нужен новый трудовой договор, для ВРИО достаточно письменно оформленного согласия;
  • прекращение совместительства происходит только с расторжением соответствующего договора или истечением его срока, а для ВРИО возможна отмена в любое время (с предупреждением за 3 дня), как со стороны работодателя, так и занятого сотрудника.
к содержанию ↑

Как составить приказ на ВРИО

ВАЖНО! Образец допсоглашения к трудовому договору на ВРИО от КонсультантПлюс доступен по ссылке

Особенности формулировок в приказе зависят от выбранного способа замещения. В целом, приказ по предприятию обязательно должен содержать такие данные:

  • названия основной должности и той, что принимается в рамках замещения;
  • сроки выполнения дополнительной работы;
  • причину отсутствия замещаемого работника, если она установлена;
  • основание для оформления замещения (номер заключенного допсоглашения);
  • сумму назначенной доплаты;
  • подписи сторон об ознакомлении и согласии с приказом.
к содержанию ↑

Пример приказа о временном замещении отсутствующего наемного работника

Общество с ограниченной ответственностью «Перекресток»

от 12 февраля 2017 г.

О поручении дополнительных обязанностей в порядке совмещения должностей

Мнение эксперта
Старостин Владислав Саныч

В связи с отсутствием старшего экономиста Зарубиной Э.Л. по причине прохождения дополнительного обучения с отрывом от производства на основании ст. 60.2 и 151 ТК РФ

  1. Поручить экономисту Рубинштейну О.Д. выполнение во время установленного рабочего дня наряду с его основными обязанностями, определенными пудовым договором, дополнительной трудовой функции по участку Зарубиной Э.Л. в рамках расширения зоны обслуживания.
  2. Установить для Рубинштейна О.Д. дополнительное ежемесячное вознаграждение за выполнения обязанностей сверх основных в порядке совмещения в размере 75% оклада Зарубиной Э.Л.
  3. Определить срок увеличения объема работ Рубинштейна О.Д. с 13.02.2017 до 25.03.2017 г.

ОСНОВАНИЕ: дополнительное соглашение к трудовому договору от 11.02.2017 с Рубинштейном О.Д. от 10.05.2015 г.

Генеральный директор ООО «Перекресток» /Гумиленко/ Гумиленко Н.П.

С приказом ознакомлены и согласны:

Старший экономист /Зарубина/ Зарубина Э.Л. 12.02.2017

Экономист /Рубинштейн/ Рубинштейн О.Д. 12.02.2017

к содержанию ↑

Как возложить обязанности: алгоритм и пример приказа

В рабочем процессе иногда возникает необходимость в расширении функционала действующих сотрудников. Чаще всего это происходит, когда другой работник уходит в отпуск. Но переложить обязанности на коллегу «просто так» – нельзя: необходимо оформить все документально.

Как временно возложить обязанности отсутствующего работника, как правильно оплачивать эту работу, узнаете из статьи.

Еще больше кадровых документов для работы и разъяснения экспертов найдете в экосистеме « Кадровый обзор » .

к содержанию ↑

Когда может потребоваться возложение обязанностей

Ниже перечислим ситуации, когда необходимо будет оформить дополнительную работу на персонал. Возложить обязанности потребуется при:

  • отсутствии ключевого сотрудника. Работник может уйти в отпуск, декрет, на больничный или уехать в длительную командировку. Если рабочие процессы требуют его постоянного присутствия, придется временно переложить его обязанности на коллегу;
  • наличии незакрытой вакантной должности. Если сразу найти подходящего сотрудника не удается, может потребоваться возложение обязанностей на вакантную должность. Это действие доступно только в рамках совмещения или расширения зон обслуживания без отрыва от основной деятельности;
  • отсутствии требуемой законодательством должности в штатном расписании. Чаще всего это касается внедрения в организацию систем по охране труда или ведение воинского учета. Эти функции можно добавить подходящим сотрудникам (обычно специалисту по кадрам, если в штате не предусмотрены должности специалиста по охране труда или специалиста по ведению воинского учета).

Не во всех ситуациях можно возложить обязанности на другого сотрудника. Например, нельзя:

  • передать обязанности женщине (в том числе в период беременности), если они заключаются в физической работе с тяжестями (ч. 2 ст. 253 ТК РФ);
  • добавить дополнительную работу вахтовым методом несовершеннолетнему, беременным или матерям детей до трех лет (ст. 298 ТК РФ);
  • возложить обязанности другого сотрудника на человека, у которого и основная и дополнительная работа напрямую связана с опасными и / или вредными условиями труда (ч. 5 ст. 282 ТК РФ).

Способы возложить другие виды работ на сотрудника — в нашей статье

Обратите внимание! Под возложением обязанностей в основном подразумевается временное совмещение или увеличение объема работ (если у замещающего работника та же должность) без отрыва от основной работы (ст. 60.2 ТК РФ). Срок исполнения обязанностей совпадает со временем отсутствия основного сотрудника.

Иногда возложение обязанностей оформляют и как внутреннее совместительство, если объем дополнительных задач достаточно большой или замещаемого работника не будет длительное время.

к содержанию ↑

Возложение обязанностей: алгоритм

Рассмотрим типичный вариант, когда необходимо поработать за ушедшего в отпуск / на больничный коллегу. Чтобы при возложении обязанностей одного сотрудника на другого не допустить никаких документальных ошибок, предлагаем действовать по такому алгоритму:

1. Уведомление и согласование. Поговорите с сотрудником, который будет временно замещать коллегу, и получите от него согласие на больший объем работы. Согласно статье 60.2 ТК РФ необходимо получить его письменное согласие.

Для этого подготовьте уведомление, в котором будут указаны причина возложения обязанностей и период, на которой необходимо заместить «основного» сотрудника.

2. Документооборот. Включите во внутреннюю документацию (например, в «Правила внутреннего распорядка») пункт о временном возложении обязанностей. Кроме того, необходимо оформить допсоглашение к трудовому договору с сотрудником: указать перечень обязанностей и сроки замещения.

Можно прописать как конкретный период времени, так и использовать общую формулировку формата «такие-то обязанности возлагаются на период отсутствия сотрудника ФИО на рабочем месте в связи с его отпуском».

3. Дополнительная оплата. Обязательно укажите размер вознаграждения за этот период (ст.

151 ТК РФ) и зафиксируйте это документально. Доплата обязательна при любых видах внутренних совмещений и может быть оформлена как в фиксированном размере, так и в процентном соотношении от оклада. Невыплата доплаты чревата предупреждением либо наложением админстративного штрафа в размере до 50 000 рублей (ст.

5.27 КоАП РФ).

Если требуется замещать директора на время его отсутствия, есть определенные нюансы:

  1. Проверьте Устав компании. В нем обычно прописан алгоритм замены руководителя и могут быть указаны лица, которые могут выполнять его функции.
  2. У заместителей гендиректора могут уже в трудовом договоре быть прописаны обязанности по замене директора, если он заболеет или уйдет в отпуск. В этом случае согласие сотрудника брать не нужно. Достаточно издать приказ о временном возложении обязанностей.
  3. Если у зама нет таких обязанностей в трудовом договоре или заместителя в принципе нет в организации, на место директора назначают любого другого сотрудника (руководствуясь ограничениями в подзаконных актах). В таком случае оформление проводят по стандартному алгоритму.
  4. Помимо обычных документов потребуется доверенность, чтобы исполняющий обязанности мог подписывать и заверять платежные и другие важные документы.

Важно! Сотрудник имеет право на досрочный отказ от выполнения дополнительных обязанностей (ст 60.2 ТК РФ). Предупредить об этом работодателя он обязан за трое суток, написав соответствующее заявление.

к содержанию ↑

Понятие замещения должности

Замещение должности – это перевод сотрудника компании на другую должность путем оформления соответствующего распоряжения. Перевод может осуществляться как на временной, так и на постоянной основе. Замещающий работник будет указан в документах как ИО или ВРИО.

Мнение эксперта
Старостин Владислав Саныч

Замещение может понадобиться в следующих случаях: если основной сотрудник находится на больничном, в отпуске, в декретном отпуске, ушел на пенсию или был уволен.

Механизм замещения регламентируется ст. 72.2 ТК РФ. При переводе происходит изменение функциональных обязанностей замещающего.

Сотрудник выполняет только обязанности своего коллеги в полном объеме, зарплата ему начисляется в соответствии с выполняемой работой, но как правило, не ниже его основного среднего заработка. Записи о периоде замещения в трудовую книжку при этом не вносятся, достаточно составления дополнительного соглашения к трудовому договору.

Работодатель не имеет права заставлять нанятый персонал замещать другие должности против его воли. Это возможно только с согласия работника, и в случае отказа он не несет никакой ответственности. Исключением являются ситуации, когда замещение временно отсутствующего работника обусловлено чрезвычайными обстоятельствами (ч.

2, 3 ст. 72.2 ТК РФ). Недопустимо переводить человека на новую должность, если у него имеются противопоказания по состоянию здоровья.

ТК РФ устанавливает продолжительность максимального срока замещения – 1 год, а при замещении болеющего сотрудника, или находящегося на отдыхе – до его возвращения на работу. Конкретный срок устанавливает руководитель организации по согласованию с замещающим лицом.

Следующая
Трудовое право40 лет трудового стажа: перерасчет пенсии, льготы и доплаты

Новости по теме:   Как информационная безопасность помогает бизнесу сохранять конфиденциальность данных
Добавить комментарий