Как исправлять ошибки в трудовой книжке
Действуют, как правило, по такому алгоритму.
- В графе «№ записи» после последней в данном разделе записи указывают последующий порядковый номер.
- В графе 2 указывают дату, на которую ошибочная запись признается недействительной. То есть ту дату, когда вносят исправления (число, месяц – двузначные числа, год — четырехзначные).
- В графе 3 сначала прописывают «Запись под №___ недействительна». Далее вносят правильную запись.
- В графе 4 указывают номер и дату документа, на основании которого вносятся правильные данные. Это могут быть дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо дата и номер документа, на основании которого вносится правильная запись.
А как исправить наименование организации? Ведь она не имеет порядкового номера. При исправлении нужно увязать запись о наименовании и записью о приеме на работу, которая уже имеет порядковый номер. То есть в графе 3 пишут: «Наименование организации и запись за № таким-то считать недействительной», а затем в этой графе пишут правильное наименование организации и запись о приеме еще раз.
Внося в трудовую книжку сведения о работодателе, можно использовать штамп: это не противоречит действующему законодательству. По мнению Роструда, штамп приравнивается к записи в трудовой книжке. При этом необходимо, чтобы на нем были указаны полное и при наличии сокращенное наименование организации (письмо Роструда от 19 августа 2015 г.
№ 1922-6-1).
Бывают и нестандартные случаи. Так, Минтруд РФ в письме от 1 ноября 2018 г. № 14-0/В-868 рассмотрел ситуацию.
Организация обнаружила, что в трудовой книжке работника предыдущий работодатель внес наименование организации посредством штампа, но в оттиске не читается одно слово из названия. Можно ли дописать пропущенное слово?
Заметим, что штамп с наименованием организации приравнивается к записи в трудовой книжке, если он содержит полное и сокращенное (при его наличии) наименования организации (п. 3.1 Инструкции).
Но чтобы исправить ошибку, возникшую из-за нечеткого оттиска, дописывать в него недостающий текст не следует.
Просто, признавая эту запись недействительной, в графе 3 раздела «Сведения о работе» нужно написать: «Оттиск штампа с наименованием организации такой-то и запись за № таким-то считать недействительной». А все остальное делается в общем порядке.
к содержанию ↑Исправление дат и реквизитов
Неверные даты — такие же ошибки, как и остальные. Для них не предусмотрен специальный способ уточнения данных. Поэтому запись, где допущена неточность, признается недействительной, а затем записывают сведения с правильными датами.
Нередко кадровики пишут неверно реквизиты документов. Исправляют такие описки по тем же правилам: запись признают недействительной, а потом переписывают данные без ошибок.
Если допущено несколько неточностей, исправить надо каждую. Если они содержатся в датах, названии должности, информации о приказах, то кадровик вносит записи о признании каждой из неправильных формулировок недействительными. Затем указывает верные данные.
Допускается также одной записью исправлять несколько ошибочных.
Помните, что исправлять нужно и орфографические ошибки. Особенно если орфографическая ошибка допущена в специальности, названии компании, записи о приеме на работу. Сотруднику такая «описка» может дорого обойтись.
Если при назначении пенсии сотрудники Пенсионного фонда придерутся к ней, работнику придется доказывать право на стаж и пенсию в суде.
к содержанию ↑Исправления на титульном листе
Ошибки на титульной странице, в том числе те, которые были допущены предыдущим работодателем или обнаруженные спустя некоторое время, аккуратно зачеркивают. Рядом пишут правильные данные о работнике. На внутренней стороне обложки трудовой книжки делается отметка, содержащая информацию о документе, на основании которого были внесены поправки.
Это могут быть паспорт, свидетельство о рождении (браке, разводе) и другие. Далее ставится подпись кадровика и печать организации.
Если же на титульном листе нужно указать новую специальность или дополнительное образование, ничего зачеркивать не надо. В этом случае ставят запятую и дописывают новые данные.
Кто исправит ошибку
В заключение отметим, что сотрудник может, но не обязан идти в компанию, где он раньше трудился, за исправлением записей в трудовой книжке. А иногда это просто невозможно – компании уже нет. По заявлению работника изменения вносит ответственное лицо той организации, где он работает в настоящий момент.
Фирма может направить запрос предыдущему работодателю и на основании его официального ответа внести в трудовую книжку исправления. Это можно делать на основании копий приказов о приеме на работу, переводе и увольнении, об отмене этих приказов, а также справок и выписок из документов, в которых данные приказы упоминаются (личная карточка, лицевой счет, книга регистрации приказов и т. п.) (п.
27 Постановления № 225).
Если организация была ликвидирована, подтверждающие документы следует запрашивать из архивов.
к содержанию ↑Когда трудовая книжка может быть признана недействительной
Существует несколько ситуаций, когда трудовую книжку можно признать недействительной:
- ошибки при первичном заполнении;
- страницы вырваны или склеены между собой;
- замазан или нечетко виден номер документа;
- в документ занесены сведения (слова), не относящиеся к трудовой деятельности работника;
- уточнения в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» сделаны зачеркиванием, замазыванием корректором, иным способом, не предусмотренным законом.
В таких случаях работнику оформляют дубликат трудовой книжки . В него переносят все корректные сведения. Сведения о неправильных записях не дублируют.
к содержанию ↑Ошибки на титульном листе
Работодатель может исправить ошибки или описки в любых сведениях о работнике — в фамилии, имени и отчестве, в дате рождения, образовании, профессии или специальности. Если в данных есть ошибка или опечатка, то её нужно исправить, чтобы в будущем при новом трудоустройстве или обращении человека в ПФР за назначением пенсии не возникло проблем.
- Ошибки в образовании или специальности может исправить текущий работодатель, даже если не он их допустил.
- Если предыдущий работодатель допустил ошибку в личных данных, например, ошибся одной буквой в фамилии, вписал не то отчество или дату рождения, то желательно, чтобы он её и исправлял, так как только он знает, кому действительно выдавал эту трудовую книжку.
- Если нужно внести новую специальность или дополнительное образование, то делают это после имеющейся записи через запятую.
- Если трудовая оформляется впервые, и кадровик в личных данных допустил ошибку, необходимо списать испорченный бланк и завести новый.
Как исправлять ошибки на титульном листе:
- Зачеркнуть неверную запись одной чертой и рядом написать правильный вариант.
- На внутренней стороне обложки указать реквизиты документа, на основании которого внесены исправления (паспорт, свидетельство о регистрации или расторжении брака и др.).
- Рядом со ссылкой на документ поставить подпись работодателя или уполномоченного лица и печать (при наличии).
Как сократить вероятность допущения ошибок?
Даже самый аккуратный специалист может допустить ошибку в трудовой книжке, особенно если на нём много бумажной работы. Когда в компании ведётся бумажный кадровый документооборот, по одному сотруднику при приёме на работу, при увольнении, переводе на другую должность кадровый специалист оформляет много бумаг, подписывает у руководителя, передаёт на подпись сотруднику. Из-за этого сокращается внимательность.
Изменить ситуацию поможет переход на КЭДО — кадровый электронный документооборот. В этом случае большинство кадровых документов создают в цифровом формате и подписывают электронно. А это гораздо удобнее, экономит время, сокращает затраты, снижает количество рутинной работы в кадровой службе.
КЭДО облегчает работу кадровикам и, как следствие, способствует повышению внимательности, которая очень нужна при заполнении бумажной трудовой книжки.
Исправление ошибок в трудовой книжке: примеры записи
Автор-эксперт статей по бухгалтерскому учету и налогообложению; эксперт по налоговым рискам и экономической безопасности; экс-финансовый директор Централизованной бухгалтерии сектора госуправления в сфере образования.
Ошибку в трудовой книжке нельзя просто зачеркнуть и написать плавильный текст. Мы рассказали, как производится исправление ошибок в трудовой книжке, привели примеры записи об исправлении.
Содержание:
- Как исправлять записи в трудовой книжке
- Как вносить исправления в трудовую книжку
- Исправления в трудовой книжке: образцы
Порядок внесения исправлений зависит от ряда обстоятельств. Важно, в какой момент обнаружили неточность, успел ли работник сменить место работы, и существует ли предприятие — работодатель. Мы подготовили образцы записей для различных ситуаций.
Трудовая книжка: бланк для заполнения >>> Скачать бесплатно
Трудовую книжку ведут на бумаге и электронно. Читайте рекомендацию от экспертов Системы Главбух. В ней — какие сведения отражать в трудовой книжке, в какой срок и на основании каких документов, как сделать записи в разных ситуациях, как применять штампы, оформлять вкладыш и заверять копию трудовой книжки.
к содержанию ↑Исправление должности сотрудника
Исправление номера записи
Возможная ситуация — сама запись произведена правильно, но ей присвоен неправильный порядковый номер. В следующей строке поставьте правильный номер и продублируйте запись без изменений:
Исправление названия работодателя
Если ошиблись в наименовании работодателя, отмените ошибку и внесите правильное название. Учтите, что сроки с названиями работодателей не нумеруются.
Исправление записи с прошлой работы
Изменения для бухгалтера в 2024 году
Редакция журнала «Главбух» написала статью про перемены, которые ждут бухгалтеров в ближайшее время. А эксперты Системы Главбух составили удобный справочник по всем изменениям в вашей работе, которые запланированы в 2024 году. Есть очень приятные изменения! Статья и справочник помогут быстро разобраться в новых правилах, не пропустить важное и работать без штрафов.
Исправление в трудовой книжке: образец 2024 года
В трудовой книжке допущена ошибка. Можно ли вносить исправления в записи трудовой книжки? Как исправить недействительную запись? Статья ответит на эти вопросы. Посмотрите, как правильно внести исправления и признать запись в трудовой книжке недействительной в 2024 году.
Ошибки в трудовой книжке исправляются в особом порядке. Поправки можно делать только на титульном листе. Ошибки, допущенные в других разделах, нужно признать недействительными.
Ознакомьтесь с тем, как правильно в 2024 году внести исправления в трудовую книжку. Посмотрите на примерах, как признать запись недействительной в зависимости от ситуации.
Образец признания записи в трудовой книжке недействительной скачатьОбразец дубликата трудовой книжки при признании записи недействительной скачатьОбразец заявления работника о замене трудовой книжки скачатьОбразец признания записи недействительной при аннулировании трудового договора скачать
к содержанию ↑Как внести исправления и признать запись в трудовой книжке недействительной в 2024 году
Исправления, которые нужно внести в трудовую книжку
Что делать и какие документы предоставить
исправляем титульный лист: ФИО, дату рождения, сведения об образовании, профессии, специальности
Следует обратиться в организацию по месту работы и предоставить необходимый документ: паспорт, свидетельство о рождении, свидетельство о браке или разводе, диплом об образовании и так далее.
ошибка находится в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях»
Признать запись недействительной может прошлый работодатель или организация, где человек работает в настоящее время. В любом случае, нужно предоставить документы, которые подтверждают факт ошибки.
если работодатель реорганизован
Признать запись недействительной может правопреемник реорганизованной организации
если организация, которая внесла ошибочную запись, ликвидирована
На основании документов о ликвидации, текущий работодатель может признать запись недействительной
к содержанию ↑Как правильно внести исправления на титульном листе трудовой книжки
Только на титульнике трудовой можно вносить корректировки. Подобная ситуация может возникнуть в случае, если меняются:
- анкетные данные человека;
- сведения об образовании, профессии, специальности.
Менять что — либо только со слов работника нельзя. Они не доказывают действительность записи. Все исправления следует подтверждать соответствующими документами. Это:
- паспорт;
- свидетельства о рождении, о регистрации брака, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и так далее.
Как правильно внести изменения:
- Прежде всего исправляем:
- Если меняются анкетные данные человека, нужно одной чертой зачеркнуть старую запись. Сделать это следует аккуратно, чтобы ее в дальнейшем можно было прочесть. После этого, сверху или снизу зачеркнутой информации, можно написать новую.
- Если меняются данные об образовании, профессии, специальности работника, нужно через запятую дополнить прежние сведения новыми. Если данные до этого отсутствовали, следует заполнить пустые строки.
- Если человек получил второе высшее образование, то в строке «Профессия, специальность» следует указать полученную профессию.
- С внутренней стороны обложки трудовой нужно указать реквизиты документов, которые подтверждают изменение данных.
- Внесенные корректировки подписывает сотрудник, который отвечает за ведение трудовых книжек. Печать организации или отдела кадров ставят только в том случае, если организация ее использует.
Как признать запись в трудовой книжке недействительной
Ошибки, которые допущены в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях», исправлять нельзя. Такую запись можно только признать недействительной. Для этого нужно придерживаться схемы, которая подходит для всех случаев, связанных с трудовой деятельностью человека.
Посмотрите, как правильно заполнить графы на странице трудовой книжки, чтобы признать предыдущие данные ошибочными.
Первая графа — порядковый номер записи;
Вторая графа — дата внесения новой записи;
Третья графа — «Запись за № ____ недействительна». После этой фразы следует написать текст правильной записи.
Четвертая графа — реквизиты приказа, на основании которого были внесены данные.
Если ошибка допущена в самом приказе, то нужно написать дату и номер приказа, который его отменил.
Если в записи все верно, а с ошибкой указаны реквизиты приказа, то их и следует исправить.
к содержанию ↑