В каких случаях оформлять УПД, а в каких — счет-фактуру
Компании на ОСНО для налогового учета НДС применяют счет-фактуру (СЧФ). Универсальный передаточный документ (УПД) применяется значительно реже, несмотря на способность заменять собой несколько документов: СЧФ и первичную документацию БУ. Что мешает повсеместно применять УПД? Можно ли применять одновременно оба документа и в каких случаях? В каких случаях предпочтительно использовать счет-фактуру? Разберемся.
В каком порядке заполняется форма универсального передаточного документа?
к содержанию ↑Можно ли использовать два документа одновременно?
Могут возникать ситуации, при которых встает вопрос об одновременном использовании УПД и СЧФ. Например, один контрагент требует оформить сделку счетом-фактурой и товарной накладной, а другой согласен на обмен УПД. С точки зрения законодательства, оба варианта вполне легитимны и могут применяться в одной организации.
Применение одного из вариантов оформления возможно в рамках одного договора, т.е. все отгрузки по одному договору могут, например, оформляться пакетом документов «СЧФ + накладная», а по другому договору – УПД, заполненным в соответствии со статусом «1». Разные партии в рамках одного договора могут оформляться как пакетом документов «СЧФ + первичный документ БУ», так и УПД со статусом «1» (по тексту письма №ГД-4-3/8963 ФНС от 27-05-15 г.).
В НУ эти суммы признаются и в целях расчета налога на прибыль, одновременно с учетом по НДС.
Применение УПД не накладывает ограничений на использование в документообороте других учетных форм. Теоретически нет законодательного запрета и на использование УПД со статусом «2» с одновременным оформлением счета-фактуры.
к содержанию ↑Главное
- УПД целесообразно применять при ограниченном документообороте и объемах хозяйственных операций.
- СЧФ может применяться в пакете с документами БУ подтверждающего характера практически повсеместно.
- В ряде случаев заменить счет-фактуру УПД невозможно.
- Применение двух видов документов в рамках разных партий по договору либо в рамках разных договоров законом не запрещено.
- В законодательстве не содержится запрета также на одновременное использование УПД и любых иных документов.
Когда выписывается УПД: пошаговая инструкция и важные нюансы
УПД: как он упрощает документооборот
Когда поставщик передаёт товар покупателю, на партию оформляют накладную в комплекте со счётом-фактурой. Но вместо комплекта документов можно выписать один — универсальный передаточный документ (УПД). Рассказываем, как он упрощает документооборот и что предпринимателям нужно знать о нём.
Что такое универсальный передаточный документ
Универсальный передаточный документ или УПД относят к первичным учётным документам. Он сопровождает груз, когда его передают от поставщика покупателю.
Документ применяют с 2013 года (рекомендован письмом ФНС). До этого компании могли использовать для отгрузки и приёмки товара только накладную или накладную в паре со счётом-фактурой. Теперь у бизнеса есть выбор: можно всё так же выдавать «старый» комплект или перейти на УПД.
Оба варианта законны.
Накладная нужна для учёта материальных ценностей и подтверждения сделки, а счёт-фактура — для учёта НДС. УПД объединяет два документа в один. Он позволяет:
- отразить отгрузку товара и расходы у продавца,
- отразить приёмку товара и доходы у покупателя,
- вычесть НДС для налоговой.
Для каких сделок подходит УПД
Универсальный передаточный документ подходит не только для товаров. Оказание услуг, выполнение работ, передачу имущественных прав по собственным активам компании, посреднические операции — например, передачу груза по договору комиссии или агентскому договору — также можно проводить по УПД.
Это мультифункциональный инструмент для бизнеса. Он экономит время на подготовку документов. Имея один УПД для разных операций с контрагентами, проще вести бухучёт и сдавать отчётность в налоговую.
Допустимо использовать УПД вместо товарной накладной и акта выполненных работ независимо от того, в паре они со счётом-фактурой или без него.
УПД выставляют на товары и услуги одновременно. Например, когда в одном документе нужно указать сам товар, расходы на его доставку и отгрузку. Тогда универсальный документ будет объединять товарную накладную и акт выполненных работ.
- На алкоголь и спиртосодержащую продукцию. По закону её можно перемещать только по товарно-транспортной накладной 1-Т.
- Когда продавец работает по предоплате.
УПД выписывают только на услуги, которые уже оказаны на момент подготовки документа.
к содержанию ↑УПД в налоговых режимах
УПД подходит для всех режимов налогообложения.
На общей системе налогообложения (ОСН) заменяет накладную и счёт-фактуру для товаров, акт и счёт-фактуру — для работ и услуг. Учитывает налоговые расходы или доходы и НДС.
На спецрежимах — заменяет накладную или акт, так как счёт-фактуру не выставляют. Учитывает налоговые расходы или доходы.
УПД могут применять компании всех организационно-правовых форм, в том числе индивидуальные предприниматели. Главное — выбрать шаблон документа, закрепить его в учётной политике и согласовать с контрагентами.
Электронный и бумажный УПД
УПД как в бумажном, так и в электронном формате сокращает количество документации на предприятиях.
Если документ передают в системе электронного документооборота (ЭДО), его удобно корректировать под запросы конкретного бизнеса или сделки. При этом УПД не нужно распечатывать.
Поставщик составляет документ в одном экземпляре, заполняет свою часть УПД и пересылает его покупателю, скрепив усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Покупатель заполняет другую часть документа и ставит УКЭП со своей стороны.
Если компания продаёт прослеживаемый товар (ввезённый из стран Евразийского экономического союза — ЕАЭС), то, согласно 371-ФЗ о внесении изменений в Налоговый кодекс РФ, УПД нужно оформлять только в электронном виде.
В остальных случаях предприниматели выбирают формат по желанию: электронный или бумажный. Бумажный распечатывают в двух экземплярах. Его можно составить самостоятельно или взять типовой образец.
В учётной политике имеет смысл прописать оба варианта формирования УПД. Тогда одним контрагентам документ можно распечатывать, а другим — отправлять в системе. Это позволит подстроиться под разных партнёров.