Как написать деловое письмо, за которое вам будут благодарны
Деловая переписка: как прикреплять фото, текстовые файлы, давать ссылки
(2 оценки)
Людмила Сарычева редактор, журналист
Если вы хотите, чтобы ваше письмо в ответ на вакансию или объявление прочитали, его надо писать по правилам, которые сложились в электронной деловой переписке. Не обязательно для этого штудировать толстую книгу — можно просто представить, в каком виде получателю будет удобно работать с вашим письмом. Какие же ошибки делают отправители, когда отвечают на вакансию или объявление?
к содержанию ↑Благодарить или показывать безразличие?
Иногда автор письма не хочет показаться слишком нуждающимся, поэтому включает показную холодность и напускную надменность. Получается, что он как будто бы хочет с нами работать, но вроде ему не очень-то и надо. Например, так (ниже выдержки из писем, которые мы сами получали от кандидатов на вакансии):
Случайно наткнулся на вашу вакансию в интернете. Наткнулся в интернете на ваш блог. Что ж, занятно, иногда встречаются интересные мысли.
Увидел, что вы ищете авторов. Набрел на ваш сайт, в целом интересно. Можно попробовать с вами поработать.
Я никогда не был фанатом вашего сайта, но, раз вы предлагаете, могу прислать текст на пробу. Безусловно, ваше предложение интересное, хотя и не без своих недостатков. Могу уделить вам часть своего времени за достойную компенсацию, если посчитаете это целесообразным.
Мы толстокожие, но другие люди могут почувствовать себя некомфортно от таких заходов. Автор письма всеми силами подчеркивает, что мы ему не особенно интересны. И еще добавляет, что и сайтик у нас не очень, и блог не сказать что хороший.
Впечатлительные люди не оценят эту холодность.
Кажется, что лучше наоборот: благодарить, выражать признательность, делать искренние комплименты и показывать, что автор письма настроен дружелюбно. Разумеется, при этом важно не переходить границы: не оценивать человека, а говорить о его работе; и даже не оценивать работу, а, скорее, говорить о собственных ощущениях.
Хорошая идея — отметить конкретные достижения получателя, например, выпуски программы, артистов лейбла, конкретные статьи сайта или книги издательства. Так мы показываем, что искренне интересуемся работой организации, а не просто вставляем дежурную фразу ради приличия.
к содержанию ↑Как сделать удобно получателю
Получатель уже структурировал свой запрос так, как ему удобно. Например, если это вакансия, он перечислил требования к кандидату по пунктам. Мы ответим на его запрос ровно по этим пунктам и встроимся в его рабочий процесс.
Но это не всё. Теперь наша задача — подумать, как сделать работу с письмом еще удобнее, не нарушая заданную структуру. Если к письму прилагаются документы, полезно подумать, сможет ли получатель их открыть на своем компьютере.
Например, если мы набираем текст в редакторе Pages для «Мака», документы могут не открыться в «Ворде», поэтому разумнее сделать экспорт в вордовский формат. Если мы присылаем презентацию со множеством графиков, разумно будет экспортировать ее в формат PDF, который гарантированно сохранит всё оформление и откроется на любом компьютере.
Если получатель не просил присылать фотографии типографского качества, есть смысл проверить фотографию. На многих телефонах сейчас получаются огромные фотографии, которые могут разорвать некоторые почтовые программы. Разумнее пересохранить фотографию в уменьшенном размере.
Если к письму прилагается несколько ссылок, полезно объяснить, что читатель там увидит. А если мы отвечаем на один вопрос несколькими ссылками, можно подсказать читателю главную.
Например, мы откликаемся на вакансию телеведущего выпуска новостей и у нас уже есть опыт работы за камерой. Тогда первой ссылкой поставим именно новости, а остальное — потом:
Примеры моей работы на камеру:
- в выпуске новостей (студия): https://youtube.com/.
- стендап: https://youtube.com/.
- в развлекательной программе: https://youtube.com/.
- в рекламе: https://youtube.com/.
5 ошибок отправителей
Часто, к сожалению, делают наоборот: так, как удобно отправителю, а не получателю.
Например, фрилансер сделал себе красивый личный сайт с работами, биографией и всем остальным, что нужно для резюме. Теперь ему удобнее не сочинять письмо на каждую вакансию, а кидать одну ссылочку. Но читателю может быть неудобно переходить на сайт и искать там нужную информацию.
А удобство читателя нам важнее.
Еще бывает, получатель просит прислать ему документы, но не уточняет, сколько именно. И автор письма решает прислать всё, что у него есть: десятки рукописей на сотни страниц. Вроде как для верности — чем больше прислал, тем больше вероятность, что прочитают хоть что-то.
А всё как раз наоборот: видя, что в письме двенадцать документов, получатель может вообще не захотеть их разбирать — слишком сложная работа. Мы не в тех отношениях, чтобы получатель тратил время на все наши двенадцать вложений.
Подумайте еще о названии приложенных документов — в каком виде людям будет удобнее хранить их на компьютере?
У всех этих советов есть объединяющий принцип: нужно стараться сделать часть работы за получателя. Представьте, как человек будет работать, и подумайте, где бы вы могли упростить его задачу. Дополнительно представьте, что он работает с телефона.
Как это повлияет на ваши решения?
Следующая