Как правильно вести учет рабочего времени

Ответы не такие уж и очевидные, как кажется на первый взгляд.

• Для повышения точности планирования. Чем больше накапливает компания данные в ходе учета рабочего времени, тем точнее становятся прогнозы относительно затрат на оплату труда. Это важно для любого бизнеса, построенного вокруг проектной деятельности.
• Для эффективного управления коллективом. Например, проектному менеджеру, чтобы исключить конфликты между задачами, нужно понимать, сколько времени в среднем тратит специалист на свою работу. Учет временных затрат также помогает выявлять рутинные, малопродуктивные задачи.
• Для поддержки прозрачного диалога с клиентами. Что если компания, заключая контракт на предоставление услуг, продает время своего персонала? В этом случае предоставление записей учета рабочего времени с предыдущих проектов послужит хорошим аргументом при заключении сделки. Такая компания предметно покажет клиентам, что она продает.
• Для минимизации ущерба от реализации рисков. Это самое интересное. Допустим, аудиторская компания неправильно оценила трудозатраты на реализацию проекта. Ей потребовалось больше специалистов и больше рабочих часов. Если у такой компании есть детализация по рабочим часам, то клиента будет проще убедить пересмотреть первоначальные условия контракта. Да, менеджеры ошиблись в расчетах, но компания действительно работает и объем доплаты за проект подтвержден цифрами.

Мы не зря взяли в пример аудиторскую компанию, то есть компанию из сферы профессиональных услуг, ведь этот рынок целиком построен на продаже времени персонала. На этом рынке учет рабочего времени служит основой критически важных процессов:

• расчета утилизации персонала;
• получения сведений о себестоимости работ;
• оценки загрузки сотрудников;
• организации клиентского биллинга;
• расчета почасовой оплаты труда.

к содержанию ↑

С чем сталкиваются компании в процессе учета рабочего времени?

Учет рабочего времени — это не «принудиловка», не средство повышения трудовой дисциплины и интенсификации труда, а основа здоровых экономических отношений. Однако у компаний часто возникает желание сделать из учета кучерский кнут, которым погоняют работников. Это неправильный подход по нескольким причинам:

• Люди не могут тратить все свое рабочее время на то, чтобы заполнять таблицы или составлять документы. Во-первых, человеку нужно время на то, чтобы обдумать задачу и принять решение. Во-вторых, в структуру рабочего времени входит множество «нерабочих» задач — совещания, планерки, обсуждения, встречи, поиск информации и так далее.
• Дисциплину нужно поддерживать не только кнутом, но и пряником, а для этого уже нужна система премирования, которая опирается на KPI с понятными метриками.
• Высокая трудовая дисциплина — это всегда заслуга корпоративной культуры, которая основана на лидерстве, на наставничестве, на строгом подчинении и других качествах, которые целенаправленно взращиваются годами.
• Производительность и интенсивность труда — не тождественные понятия. Сотрудник может тратить весь день на задачи, которые не несут в себе никакой пользы для компании и клиентов.

Учет рабочего времени в лучшем случае можно сделать одним элементом системы контроля, но не его фундаментом.
Наверное, частым антипримером построения системы учета времени бывает ситуация, когда компания начинает следить за любым движением работника. Устанавливает камеры и программы слежения на компьютер, записывает разговоры — и все это только для того, чтобы сотрудник не сидел в мессенджерах, не беседовал с коллегами на отвлеченные темы и не бегал курить.

Иногда это даже работает, особенно в ситуациях, когда компания не может по каким-то причинам доверять своим сотрудникам, например, их слишком много, чтобы расширение штата линейных менеджеров могло решить проблему. Однако большинство таких бизнес-моделей связана с огромными показателями текучки кадров.

Но мы немного отвлеклись. Чтобы система учета рабочего времени работала, сотрудники должны осознавать ее важность для себя и компании. Насильное внедрение приведет только к конфликтам и саботажу. Как этого избежать?

к содержанию ↑

Учет рабочего времени сотрудников. Почасовой табель учета времени TimeSheet

Заказать разработку программного обеспечения или доработку существующих проектов

Спасибо за прочтение данной статьи! Это лишь первая часть макроса для сбора данных сотрудников. Скоро выйдет вторая менеджерская часть макроса, в которой будет реализована возможность анализа данных от сотрудников, построение сводных, отчетов и т.д. Следите за обновлениями! Скачивание программы является абсолютно бесплатным.

Буду рад, если данная программа окажется полезной для Вас, с удовольствием отвечу на Ваши вопросы в комментариях.

Табель учета рабочего времени является скромной демонстрацией моих навыков программирования и работы в Excel. Более 10 лет профессионально занимаюсь программированием в области автоматизации как в Excel, так и в веб сфере (написание сайтов, парсинг сайтов, написание ботов, имитация действий пользователя и т.д.). Готов взяться за любую задачу, связаться со мной можно через сайт или написать на почту: goryaninov@bk.ru

Предлагаю Вашему вниманию не менее интересные программы по учету и автоматизации, представленные на моем ресурсе:

Метки: учет рабочего времени excel

к содержанию ↑

комментария 3 Добавить комментарий

Андрей 14.05.2024 в 07:32maxim goryaninov 14.05.2024 в 18:55

У меня все на макросах, а там воображение не ограничено) Ответил на почту, опишите доработку, реализую любую идею.

Как планировать рабочее время и вести учет дел в Excel?

Общее описание программы

На скриншоте ниже мы видим, что на первое число запланировано дел на 3 часа 45 минут, на второе число – на 6 часов 20 минут, на пятое число – на 8 часов 20 минут.

При этом программа автоматически подсвечивает дни в зависимости от нагрузки:

• Зеленый фон означает, что день относительно свободен. На него можно ставить новые дела.
• Желтый фон означает, что день достаточно плотно расписан и новые дела стоит добавлять осторожно.
• Красный фон выводится в случае, если на день запланировано более 8 рабочих часов. Этот день перегружен и лучше принять меры, чтобы сделать его свободнее.

Помимо первого листа «Загрузка», в файле Excel находится 31 вкладка, пронумерованная от 1 до 31 включительно. На этих вкладках находятся формы, в которые можно вводить информацию о запланированных задачах на определенный день месяца.

к содержанию ↑

Как планировать рабочий день?

На скриншоте представлены три дела. По каждой задаче можно указать следующую информацию:

• Описание задачи в произвольной форме.
• Запланированное на выполнение задачи время.
• Статус задачи – «В работе» или «Готово». Статусы подсвечиваются, чтобы вам было удобно ориентироваться, какие задачи сделаны, а какие находятся в процессе выполнения.
• Фактически затраченное на каждую задачу время. Это не обязательное поле. Если вы будете его заполнять, то программа будет считать, сколько времени вы отработали по задачам за месяц.

Внизу таблицы выводится суммарное время по всем запланированным задачам и суммарное отработанное время. Всего можно добавить до 10 дел на каждый день.

к содержанию ↑

Зачем отслеживать время

Я написал целую статью совершенно не думая, что кто-то может задаваться вопросом зачем отслеживать время на задачи? Для меня такого вопроса не стоит, потому что это критично важно.

Плюсы отслеживания времени

• Точность. Конечно есть погрешность в точности отслеживания времени, т.к. тут нет никакого секундомера. Но мне кажется это много точнее, чем использовать какие-то тайм трекеры с таймерами. Я их пробовал, но получалось так, что я постоянно забывал остановить или запустить таймер — в итоге погрешность выходила ещё больше;
• Кастомность. Вы можете в любой момент быстро поправить свою отчётность. Ввести новый проект, сделать новую сводную;
• Контроль. Часто, особенно при работе в офисе сотрудники пол дня могут страдать фигнёй. Отслеживание времени сводит на нет такую возможность;
• Эффективность работы сотрудников. Отчёт также помогает руководителю для контроля эффективности сотрудников. Говоря проще, руководитель видит сколько специалист тратит время на ту или иную задачу. Имея опыт в этом, ему понятно делает он долго и в чём-то проблема или делает слишком быстро и косячит;
• Экономика. Для агентства критично важно отслеживать расходы на проекте, чтобы понимать его прибыльность. Можно безмерно много помогать проекту и тратить уйму времени на него, при этом уводить доходность в минус — такого делать нельзя.

к содержанию ↑

С чего все начиналось

Начиналось все с простой таблицы в «Экселе», куда я каждый день руками вбивал время прихода и ухода. Я хотел понимать, сколько времени мне нужно переработать или, наоборот, насколько раньше я могу уйти с работы, чтобы заняться своими делами. Потом я решил, что будет гораздо удобнее хранить такую таблицу в облаке, чтобы можно было в любой момент узнать текущее состояние моего рабочего времени, что позволило бы более гибко планировать свои дела.

После был длительный период всяческого украшательства таблицы. Например, я сделал так, чтобы определенные ячейки окрашивались в спектре от красного цвета к зеленому в зависимости от величины недоработки/переработки, полученной по итогам дня. Во времена, когда в гугл-таблицах еще не было таких штатных инструментов, как условное форматирование ячеек с раскраской по градиенту, это было интересной задачей.

Но с некоторых пор Гугл добавил такую функцию.

• угрожающе-красный свидетельствует о том, что я недоработал более двух часов в месяц или одного часа в день;
• медитативно-зеленый означает, что я потратил на работу больше положенного времени — более двух часов в месяц или одного часа в день.

Один из первых вариантов таблицыИ текущий облик таблицы

Дальше облачное приложение перекочевало в смартфон, что позволило повысить точность записи времени прихода-ухода, так как территория предприятия достаточно большая и путь от проходной до рабочего места может занимать 5—10 минут. Не то чтобы такая точность была необходима, но, как перфекционисту, она мне очень грела душу.

Затем я начал пытаться автоматизировать систему. Приложение гугл-таблиц для смартфона оказалось не очень удобным, да и вбивать данные зимой было совсем «не айс». Первые попытки были связаны с применением встроенного приложения Айфона «Команды» — тогда я и решил использовать гугл-скрипт, который активировался при нажатии на ярлык, созданный в этом приложении, осуществлял запись текущего времени и отправлял его в необходимую ячейку таблицы.

УЧЕБНИККак упростить жизнь с помощью «Экселя»

Курс, о том, как таблицы помогут планировать бюджет, считать расходы и упорядочить бытовые дела

Начать учиться

Итоговое время рассчитывалось при помощи стандартных формул в гугл-таблице. На этом этапе, в общем-то , можно было и остановиться, но автоматизация не была доведена до совершенства, и зима все еще причиняла неудобства в виде необходимости нажимать этот несчастный ярлык любыми открытыми частями тела. Перчатки снимать дело не благородное, сами понимаете.

Дальше, на сабреддите, посвященном приложению «Команды», я наткнулся на пост одного разработчика, который предлагал протестировать его приложение — «прокачанную» версию приложения «Эпл». В нем-то я и нашел свое успокоение.

Приложение позволяло создавать триггеры на основе геолокации, которые выполнялись автоматически в фоновом режиме и не требовали подтверждения действий со стороны пользователя, чем очень грешили «Команды». То есть оно наполняет таблицу данными, когда входите на определенную территорию и покидаете ее, с учетом характерных временных периодов и задержкой на повторное срабатывание.

Список триггеровУсловия срабатывания одного из триггеровСписок триггеров

Насколько я понимаю, данные по геолокации приложение брало при помощи штатных средств: то есть не создавало собственные операции, чтобы зафиксировать геолокацию, а довольствовалось теми командами, которые смартфон выполнял для своих собственных целей. Это позволило сохранить расход батареи практически на прежнем уровне. На всякий случай, чтобы исключить лишний расход, в триггер были введены дополнительные условия по рабочим дням недели и диапазону времени прихода и ухода.

Следующая

Трудовое правоЗапись в трудовой книжке о поощрении сотрудника за достижения в работе. Порядок внесения записи