Бухгалтерский учёт самозанятых: шаблоны, инструкции и лайфхаки

Работать с самозанятыми с одной стороны выгодно, с другой — требует больше внимания и контроля за документооборотом. Всё это увеличивает нагрузку на бухгалтерию: незначительные ошибки могут привлечь внимание налоговой. Пройдёмся по каждому этапу и поможем бухгалтеру не запутаться в договорах, чеках и актах .

Самозанятый начинает работу в вашей компании

Проверяем: может ли ваша компания работать с этим исполнителем

У режима НПД есть ограничения по видам деятельности и другим параметрам. Проверьте, что ваш будущий работник:

• Не сотрудничал с вашей компанией по трудовому договору или договору ГПХ . Чтобы работать с бывшим сотрудником, который стал самозанятым, должно пройти более двух лет после увольнения. . Это также относится к компаниям-дочкам и филиалам: налоговая прослеживает и такие перемещения.
• Является гражданином РФ, Армении, Беларуси, Казахстана, Киргизии или Украины . Граждане других стран оформить самозанятость не могут.
• Не будет представлять интересы других лиц . То есть работать по договорам подряда, комиссии или агента. Например, турагентство не может работать с самозанятым турагентом и платить ему комиссию от сделок.

Подписываем договор ГПХ

С самозанятым можно работать по договору подряда, возмездного оказания услуг, перевозки или аренды (например, когда компания или ИП арендует помещение). И лучше не игнорировать этот этап. Во-первых, соглашение защищает вас от спорных ситуаций и «недопонимания».

Во-вторых, от налоговых проверок.

На текущий момент главная проблема — переквалификация налоговой договора ГПХ в трудовой. Если контролёрам покажется, что вы используйте самозанятого как наёмного сотрудника (а компания таким образом уклоняется от налогов), договор может стать убедительным доказательством обратного.

Статьи по теме (кликните, чтобы посмотреть)

• Как быстро и безболезненно изменить сменный график в компании, когда не хватает людей
• Трудовой договор — основные положения, порядок заполнения и бланки договоров
• Зарплата в ФСБ: сколько зарабатывают рядовые бойцы и начальники
• Памятка работодателю
• Продолжительность работы по трудовым договорам о совместительстве
• Как информационная безопасность помогает бизнесу сохранять конфиденциальность данных
• Отличие обязательных работ от исправительных

О том, что такое подмена трудовых отношений и какие у этого есть последствия, рассказывали в отдельной статье .

1. Запросите у самозанятого справку о постановке на учёт
   Этот документ исполнитель может скачать в пару кликов из приложения «Мой налог». Справка — подтверждение, что вы будете работать с самозанятым, а не с обычным физическим лицом. В противном случае с договора ГПХ компании придётся заплатить 13% НДФЛ и 30% страховых взносов.
   
2. Проверьте статус онлайн по ИНН
   Представить, что самозанятый подделал справку, сложно. Но лучше подстраховаться. Переходите по ссылке и копируйте ИНН из той же справки.
3. Составьте и подпишите договор
   У нас есть проверенный юристом шаблон договора ГПХ : скачивайте и заполняете пустые поля. Подробную инструкцию можно найти здесь .
   
4. Подготовьте приложения к договору
   Эти документы нужны в случае, если ваша компания планирует работать с исполнителем долго. Они расширяют и дополняют условия договора. Например, в договоре указано, что самозанятый сео-специалист должен оптимизировать новый сайт. Тогда в приложении можно оставить более подробное техническое задание, сроки и вознаграждение для каждого этапа.

   Составляют приложения в свободной форме, но в заглавии обязательно укажите номер договора и дату его заключения. Например: «Документ является приложением к договору № 666 от 25.04.2023».
   

Бизнесу24.03Составляем договор с самозанятым: инструкция для компаний и ИП

Самозанятый выполнил работу

Чтобы подтвердить, что работа от самозанятого принята и оплачена, нужен акт выполненных работ. Этот же документ подтверждает расходы для налогового учёта (актуально для УСН).

Пора платить самозанятому

Только гонорар согласно договору, налоги и страховые взносы за такого исполнителя платить не нужно. С доходов от юрлиц или ИП самозанятый платит 6%, по закону он должен это делать самостоятельно. Но существует практика, когда заказчик закладывает сумму налога в гонорар.

Чтобы узаконить перевод с расчётного счёта компании на лицевой самозанятого подготовьте:

1. Счёт на оплату
   Самозанятый может сформировать его в приложении «Мой налог». Если не получается, отправьте ему этот шаблон .
   
2. Платёжное поручение
   Этот документ ещё раз подтверждает, что это легальный перевод самозанятому исполнителю. Скачивайте наш образец и заполняйте по инструкции .
3. Чек
   При безналичной оплате самозанятый может отправить документ до 9 числа следующего месяца:
   • Обязательно проверяйте каждый чек по данным и срокам . Типичная ситуация: самозанятый забыл выслать чек или прислал с ошибкой, бухгалтер обнаружил это спустя полгода. А исполнитель уже снялся с учёта и чек выставить не может.
   • Если самозанятый отказывается высылать чек, жалуйтесь на него в ФНС .

Станьте партнёром Самозанятые.рф и зарабатывайте вместе с нами: расскажите о нашем сервисе руководителю вашей компании и получите до 250 000 рублей.

Важно

Проводки по расчётам с самозанятыми

Операции с самозанятыми нужно проводить через документы, которые используют для операций с поставщиками или исполнителями, а не через документы для расчётов с работниками.

Расчёты по гражданско-правовым договорам с самозанятыми отразите на счёте 76 «Расчёты с разными дебиторами и кредиторами». Выплату вознаграждения — проводкой: Д 76 К 50, 51, 52 — выплачено вознаграждение самозанятому по гражданско-правовому договору. У нас есть подробная инструкция о том, как учитывать и оплачивать услуги самозанятого в 1С.