Жанр резолюции и его особенности
Большинство HR-специалистов слышали об альтернативных методах разрешения споров, но в то же время многие думают, что учреждение таких методов в своей компании может оказаться дорогостоящим удовольствием. Совсем недавно нам посчастливилось изучить книгу, которая предлагает менее формальный подход к решению подобных ситуаций.
«Восстановление» после адвокатской практики. Автор книги Стюарт Левин рассказывает о судебных исках, которые, в конечном итоге оказались не только чрезвычайно дорогостоящими для истцов и ответчиков, но и разрушительными для отношений между людьми. «Разве не было любого другого способа решить проблему?», всегда спрашивает автор.
Именно этот вопрос и подвигнул Левина стать на «тропу резолюции: превращение конфликта в сотрудничество». Во втором издании (Berrett-Koehler, 2009) автор говорит обо всех видах конфликтов, особенно касающихся делового партнерства. Большая часть советов Левина может стать очень полезной для применения в крупных организациях.
Суть этого процесса заключается в том, чтобы убедить стороны или всех участников конфликта сесть за круглый стол переговоров (столько раз, сколько потребуется), чтобы попытаться понять проблемы и претензии друг друга. Левин считает, основываясь на личном опыте, когда люди начинают слушать и слышать друг друга, а также начинают представлять желаемые результаты, то консенсус достигается сам по себе. То есть, когда участники конфликта слышат и уважают интересы других, которые могут стать и их собственными, это приводит в конечном итоге к резолюции.
Это вопрос культуры. Левин считает, что большинство жителей США, особенно работающие люди, сосредоточены исключительно на «победе». В такой жесткой атмосфере любой вид проигрыша является самым худшим вариантом, поэтому, мало кто может отказаться от конфронтации.
«Просто мы совершенно не смотрим в сторону сотрудничеств или компромисса (особенно сотрудничества!)», говорит он. Другим аспектом бизнеса США является его традиционная ориентация на ньютоновскую логику. Последние исследования показывают, что наука сосредоточена на пяти органах чувств.
И вместо логики и физического мира мы должны полагаться на чувства и интуицию, чтобы находить правильные решения. Это может иметь решающее значение для корпоративного роста и успеха, особенно, если исполнительная команда страдает от личных разногласий и споров о том, как идти вперед.
Как это работает? Вот семь шагов, которые предлагает Левин для достижения взаимопонимания:
1. Работайте над такой системой взаимоотношений, в которой участники смогут «выбросить» глубоко укоренившиеся модели (возможно, еще с детства) реагирования на конфликты. Мышление должно быть направлено в сторону разрешения конфликта.
2. Рассказывайте «историю» каждого человека – делитесь целями, проблемами и убеждениями относительно направления, в котором должна двигаться вся команда. Очень важным является умение выслушать друг друга, что для многих людей, занимающихся бизнесом, часто является невозможным.
3. Представляйте «ранний» вариант резолюции. В процессе знакомства с историей каждого участника конфликта, появляются какие-то общие моменты и точки соприкосновения.
Людям необходимо попытаться отойти от желания «сделать что-то по-своему и никак иначе» к разработке плана действий для всей команды.
4. Все участники должны выразить любые сожаления, которые они могут иметь. Например, кто-то может признать, что он действительно считал свой вариант действий самым правильным, а сейчас он разочарован, что это оказалось не так.
5. Продвижение вперед для получения общего согласия.
6. Конкретизация деталей соглашения – подготовка для воплощения его в жизнь.
7. Да будет так! Все члены команды двигаются вперед к реализации соглашения.
Команды не могут действовать в одиночку. Для любой команды, даже для исполнительной, будет очень сложно следовать этим указаниям, потому что подобные явления очень чужды для США и ее бизнес культуры. Поэтому, вы можете привлечь профессиональных «миротворцев», как Левин любит называть таких посредников.
Так как обучение консультантов может быть дорогостоящим удовольствием, вот вам совет: «HR-профессионал, который хочет стать бесценным для своей организации может пройти обучение содействию резолюционного подхода к конфликтам». Обучение и опыт являются отличным дополнением для любого резюме.
blr.com
Перевод Татьяны Горбань
Как оформишь, так и исполнят. Советы по оформлению реквизита «Резолюция»
Резолюция определяет дальнейший путь движения документа, время его получения тем подразделением и исполнителем, которые могут решить вопрос или подготовить проекты других документов.
В статье на примерах показаны правила составления резолюции, а также описаны возможные варианты месторасположения реквизита.
Важной задачей, стоящей перед руководителем организации (руководителями структурных подразделений) при работе с управленческими документами является принятие решения и оформление его посредством резолюции. Необходимо понимать, что поручение руководителя, выраженное в виде резолюции, должно быть адресовано прежде всего тому лицу, которое имеет право и обязано в рамках своих функциональных обязанностей принимать решения в конкретной области. Документ должен быть направлен на исполнение в то подразделение, руководитель и сотрудники которого быстро и профессионально смогут исполнить поручение руководителя организации.
На практике поручения руководителя могут быть выражены в устной и письменной форме, однако приоритетными являются поручения, зафиксированные в письменном виде. Для того чтобы устное поручение руководителя было выполнено в срок, оно должно быть в последующем оформлено в письменном виде и поставлено на контроль в общем порядке.
Процедура направления документа на исполнение
Одна из операций в технологии делопроизводства, которая предшествует контролю исполнения, называется «направление документа на исполнение» и является важнейшим управленческим действием, связанным с письменным оформлением принятого решения или прямого поручения. Руководитель, рассмотрев представленный ему документ, дает прямое указание уполномоченным сотрудникам, как решить конкретный вопрос, или просто распределяет документы по своим заместителям в рамках системы разграничения обязанностей или делегирования полномочий. Направление документа на исполнение оформляют в виде резолюции, проставленной на документе.
Структура резолюции
Резолюция пишется от руки руководителем при рассмотрении поступивших или внутренних документов для их исполнения. Реквизит располагают на первом листе документа в правом верхнем углу перед текстом или на свободном от текста месте.
Структура практически любой резолюции предполагает наличие следующих элементов (частей):
– фамилии и инициалов исполнителя, которому направляется документ;
– предписываемого действия (что должно быть сделано), способа, порядка и срока исполнения;
– личной подписи руководителя и даты составления резолюции.
Приведем пример оформления резолюции.
Руководитель также может дать необходимые пояснения исполнителю (например, как могло бы выглядеть окончательное решение или как следовало бы организовать проработку документа).
Правила оформления резолюции изложены в Государственном стандарте РБ СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и в Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (в ред.
от 15.01.2013).
Адресность реквизита «Резолюция»
Адресность – обязательное условие резолюции. При наличии нескольких исполнителей фамилию ответственного за исполнение указывают первой. Именно он несет отвественность за дальнейшую организацию работы других исполнителей.
Указывать в адресате должность исполнителя не обязательно.
Расположение реквизита на документе. Оформление листа резолюции
Резолюция пишется на первом листе документа в правом верхнем углу перед текстом или на свободном от текста месте.
При отсутствии свободного от текста места на лицевой стороне первого листа допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием на нем регистрационного номера и даты документа, к которому относится резолюция. В таком случае лист резолюции прикрепляют к документу и вместе с ним подшивают в дело. На документе следует проставить отметку о наличии такого листа.
ЭТО ВАЖНО! На документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей оформляются, если в них детализируется порядок исполнения документа.
При оформлении листа резолюции используются стандартные листы бумаги форматов А6, А5, А4 с соблюдением следующих размеров полей:
– для формата А6: верхнее и нижнее – не менее 10 мм, левое – не менее 12 мм, правое – не менее 8 мм;
– для формата А5: верхнее – не менее 15 мм, нижнее – не менее 10 мм, левое – 20 мм, правое – не менее 8 мм;
– для формата А4: верхнее и нижнее – не менее 20 мм, левое – 30 мм, правое – не менее 8 мм.
Формулировка побуждения к действию
Основной речевой формулой для выражения собственно решения или поручения руководителя является формула «Кому – что сделать – когда/к какому сроку». Приведем в качестве примеров некоторые из возможных речевых формул в зависимости от характера поручения и ситуации:
– Прошу решить и подготовить необходимые документы;
– Прошу совместного решения;
– Прошу предложений о сотрудничестве;
– Прошу подготовить распоряжение;
– Прошу согласовать позиции;
– Прошу обеспечить выполнение к указанному сроку;
– Прошу представить план реализации.
Подобные обращения отражают демократичный и доверительный стиль управления, свидетельствуют о соблюдении этических правил, четкости задач, стремлении к краткости инструкций (руководитель помнит, что исполнителям предоставлена самостоятельность, а система контроля действует эффективно).
Вместе с поручением «Что сделать» руководитель может дополнительно сформулировать в резолюции свою оценку вопроса или предлагаемого в документе решения. Например:
– Оплатить. Это важно;
– Прошу учесть. Интересно;
– Надо решить. Предлагайте;
Содержание действия будет зависеть в т.ч. и от личности исполнителя. В связи с этим указания, содержащиеся в резолюции, могут носить либо общий, либо конкретный характер.
Высококвалифицированному исполнителю можно предоставить большую свободу действий.
Поручения руководителя в резолюции могут быть индивидуальными (один исполнитель) или коллективными (несколько исполнителей). Но ответственным исполнителем всегда является тот, чья фамилия указана первой. Именно он отвечает за организацию исполнения, окончательное решение вопроса, подготовку ответного документа, отчитывается о результатах исполнения.
На нем лежит ответственность за соблюдение сроков исполнения резолюции (поручения). Ответственный исполнитель может установить промежуточные сроки исполнения, привлекать соисполнителей в целях качественного исполнения поручения. Соисполнители (их фамилии также указаны в резолюции руководителя) обязаны участвовать в подготовке общего решения в рамках своих функций и зон ответственности.
Сроки исполнения. Ответственность исполнителя за срыв сроков
Срок исполнения, установленный руководителем в резолюции, является индивидуальным. Он обычно определяется исходя из значимости конкретного вопроса, изложенного в документе, однако при рассмотрении повторяющихся вопросов целесообразно устанавливать одни и те же сроки рассмотрения документов. Рекомендуем указывать в тексте резолюции предполагаемую дату, к которой вопрос должен быть решен.
Это служит своего рода формой контроля за исполнением документа.
ЭТО ВАЖНО! За несоблюдение сроков поручения, указанного в резолюции (если они были сорваны по вине исполнителя), руководитель может, учитывая важность поручения, применить к работнику меры дисциплинарного воздействия, а также иные меры (например, уменьшить размер премиальных доплат или вовсе лишить работника премии).
В заключение
Отметим, что на рассмотрение руководителю должны представляться важнейшие для деятельности организации документы, т.е. документы, требующие незамедлительного рассмотрения, четких и конкретных решений, так как от этого зависит репутация организации. Для этого в организации необходимо составить перечень видов документов, которые в обязательном порядке рассматривает руководитель, с указанием конкретных вопросов и корреспондентов.
Этот перечень также может быть включен в инструкцию по делопроизводству организации в состав раздела, который устанавливает правила предварительного рассмотрения документов.
Резолюция — что это такое и как работает
С термином «резолюция можно встретиться в разных сферах, в основном, это бизнес и международное право. В РФ с ним часто сталкиваются люди, которые работают в государственных службах и выполняют там бумажную работу. Каждый секретарь должен четко знать, что такое резолюция и как правильно её оформлять.
Шесть шагов к идеальной резолюции: упростите работу себе и руководителю
Резолюцию на документе ставит руководитель, но от вашей помощи и правильных действий многое зависит. Все документы проходят через вас, вы – связующее звено между руководителем и исполнителями. Если резолюции написаны неверно или в них недостаточно информации, все вопросы исполнители зададут вам.
Если они оспаривают резолюцию, также пойдут вам. Как избежать ошибок? Предлагаем по шагам пройти путь к идеальной резолюции, оптимизировать работу и сэкономить время свое и руководителя.
к содержанию ↑Еще по этой теме
Шаг 1. Распределите документы Главное в статье Скрыть
Распределение – ответственная аналитическая работа: просмотрев поступившие документы, вы должны определить, кому из должностных лиц передать их на рассмотрение. Пометки «Отдел рекламы», «Бухгалтерия», «Васильеву В. В.», которые руководитель сделает вместо резолюции, свидетельствуют о том, что вы распределили документы неправильно.
Например, входящие письма о направлении отчетов о доходах и расходах направляют сразу в финансовое управление. Разработайте перечень документов, которые можно передавать на рассмотрение, минуя руководителя (образец ниже ). Утвердите его у руководителя и ознакомьте с ним подразделения.
Пример перечня документов, передаваемых в структурные подразделения без рассмотрения руководителем
Шаг 2. Передайте документ на рассмотрение нужному руководителю
Чтобы правильно адресовать документы после распределения, руководствуйтесь приказом о распределении обязанностей в организации (образец ниже) или должностными инструкциями сотрудников.
Приказ о распределении обязанностей
Обратите внимание!
Правильно подготовленная резолюция помогает избегать конфликтных ситуаций между руководителем, сотрудниками и структурными подразделениями
Резолюция должна быть понятной, чтобы у исполнителя не возникала потребность в дальнейших разъяснениях.
Элементы резолюции. Реквизит резолюция включает: фамилии, инициалы исполнителей; поручение по документу; срок исполнения – при необходимости; подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции (п. 5.28 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Резолюция может включать все эти элементы или только некоторые. Так, в резолюции может отсутствовать содержание поручения или срок исполнения. Когда документ не требует дополнительных указаний по исполнению, направлен для информации или в нем излагают стандартную ситуацию с типовыми сроками исполнения – во всех этих случаях резолюцию оформляют упрощенно.
| Сложная резолюция | Простая резолюция |
|---|---|
| Петрову А.К. Для подготовки ответа Срок – 25.02.2019 Мельников 28.01.2019 |
Павловой М.А. Кулагин 15.01.2019 |
Исполнители. Ответственный исполнитель – тот, чья фамилия в резолюции указана первой. Остальные должностные лица, которые указаны в резолюции – соисполнители.
Соисполнители выполняют поручение в рамках своих зон ответственности и предоставляют информацию ответственному исполнителю.
Если поручение дается нескольким исполнителям, то ответственным за исполнение документа является работник, фамилия которого в резолюции указана первой либо напротив фамилии которого проставлена отметка «отв.». Иногда возникает необходимость дать разные указания нескольким исполнителям по одному документу. В таком случае каждый из работников отвечает за исполнение резолюции в той части, которая его касается.
Примеры индивидуальной и коллективных резолюций – в образце ниже.
Примеры индивидуальной и коллективных резолюций
Резолюции должны содержать ясные и исчерпывающие указания о порядке и характере исполнения документов. В зависимости от характера исполнения резолюция может побуждать к действию или носить ознакомительный характер. Примеры текстов резолюций в таблице 1 ниже.
Таблица 1. Примеры формулировок текста резолюции
| Побуждение | Ознакомление | Действие |
|---|---|---|
| Для исполнения Для подготовки ответа Для рассмотрения Прошу принять участие Прошу переговорить до. Прошу разобраться и доложить до. |
Для ознакомления сотрудников отдела Довести информацию до сотрудников Для сведения Для применения в работе Для использования в работе Ознакомлен |
Подготовить Рассмотреть Проинформировать Разработать Согласовать Утвердить Устранить Решить |
Некоторые руководители в резолюции используют неконкретные формулировки, что создает дополнительные трудности для секретаря и исполнителей (таблица 2 ниже). Получив такое указание, исполнитель вынужден дополнительно обратиться к руководителю за разъяснениями.
к содержанию ↑Таблица 2. Примеры некорректных формулировок резолюций с пояснениями
| Некорректная формулировка | Разъяснение |
|---|---|
| Неточное содержание поручения | |
| К исполнению | Необходимо разъяснение, если в тексте документа конкретно не указано, что, как и когда исполнять |
| Изучить предложения | Неясно, что делать после изучения предложений |
| Прошу переговорить | Необходимо уточнить, когда именно это следует сделать |
| Обобщенные cроки | |
| Незамедлительно | Такие резолюции исполняют не позднее одного рабочего дня, следующего за датой поручения |
| Срочно | Исполняют не позднее двух рабочих дней, следующих за датой поручения |
| Оперативно | Исполняют не позднее десяти рабочих дней, следующих за датой поручения |
Срок. В зависимости от информации, которую содержит документ, резолюция может быть со сроком исполнения и без него. Часто руководители в резолюции используют слова «срочно», «незамедлительно», «оперативно», «весьма срочно» (таблица 2 выше).
Если руководителя невозможно убедить ставить резолюции с конкретными сроками, рекомендуем зафиксировать в документе, например в Инструкции по делопроизводству, четкие сроки исполнения поручений, которые подразумеваются под каждым его словом. Сроки исполнения в резолюции руководители тоже указывают некорректно. Очевидно, что указание срока «две недели», «один месяц» и т.
п. или его отсутствие дезориентирует исполнителя и затрудняет сроковый контроль. Резолюция не включает срок исполнения, если текст документа носит информативный характер или документ содержит типовой срок исполнения.
Следующая