За подписью неизвестного

На основании какого правового документа запрещена косая черта перед наименованием должности в случае подписания документа заместителем или исполняющим обязанности руководителя и требуется ли расшифровка подписи подписавшего?

Использование косой черты не предполагается?

Признаюсь честно, данный вопрос привел автора статьи в замешательство — объяснение кажется очевидным. Немало удивила формулировка вопроса, и у автора сразу возник встречный вопрос: а где вы встречали инструкцию, рекомендацию, любой другой регламентирующий делопроизводственные процессы документ, разрешающий использование косой черты в реквизите «подпись»?

Но давайте попробуем разобраться в этой парадоксальной ситуации.

Для начала обратимся к нормативным актам и отыщем там все, что так или иначе связано с реквизитом «подпись».

Итак, ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дает следующее толкование подписи:

подпись — реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.

Еще один определяющий документ, имеющий силу на территории всей Российской Федерации, — Государственный стандарт Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» — описывает правила оформления реквизита «подпись» следующим образом.

Фрагмент документа. Статья 3.22 Государственного стандарта Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации»

В состав реквизита «подпись» входят:

расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Обратите внимание, что в состав реквизита, помимо автографа как такового, включены наименование должности и фамилия подписавшего.

Как видим, в таких важных документах, как государственные стандарты, даже не предполагается возможность подписи другого человека вместо ответственного лица. Использование косой черты не упоминается вовсе.

Но проблема тем не менее существует. Косвенно на это указывают пункты инструкций по делопроизводству отдельных организаций. Давайте для примера обратимся к Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти — документу, на основании которого составлены инструкции федеральных министерств и ведомств, их подразделений на территории России.

В пункте, описывающем оформление подписи документа, читаем:

Фрагмент документа. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: «и.о.», «зам.»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Однако инструкции по делопроизводству некоторых организаций запрещают даже такое исправление. Согласно им в случае непредвиденного отсутствия на момент подписания документа ответственного должностного лица следует внести в подготовленный файл наименование должности и фамилию лица, фактически подписывающего документ, и заново распечатать страницу.

В Российской Федерации сегодня ситуация такова, что единых, обязательных для всех требований к оформлению организационно-распорядительной документации не существует. Каждая организация разрабатывает собственный порядок работы с документами, основываясь как на российских, так и на зарубежных традициях, опыте разных стран. ГОСТ 6.30-2003 носит рекомендательный характер.

Руководствуемся здравым смыслом!

Тем не менее помимо разнообразных инструкций и предписаний существует здравый смысл. Попробуем разобраться, насколько важен такой простой на первый взгляд реквизит.

Подпись является обязательным реквизитом любого документа. Подпись подтверждает:

— достоверность сведений, изложенных в тексте документа;

— полномочия должностного лица, подписавшего документ.

Справка. Подпись — один из первых сложившихся в российском делопроизводстве обязательных элементов. Еще до формирования в XVI веке официального — «приказного» — делопроизводства в деловых документах указывали имена непосредственных участников события, после текста — имена его составителя и свидетелей.

Это, во-первых, подтверждало достоверность события, а во-вторых, указывало, с кого можно потребовать ответ в случае необходимости.

Использование косой черты или предлога «за» вместо наименования должности лица, фактически подписавшего документ, а также отсутствие расшифровки его фамилии может оказаться невыгодным как составителю документа, так и его адресату. Очевидно, что реально ответственный за ведение дела человек не подписывал документ, а значит, не подтвердил принятое решение. Скорее всего, всезнающему секретарю организации известно, кому принадлежит росчерк.

Но получатель такого документа вряд ли знаком с особенностями почерка всех руководителей предприятия и не владеет информацией о полномочиях этих людей. Получается анонимный документ, фактически подписанный неизвестно кем, что, конечно же, не дает никаких гарантий достоверности информации, содержащейся в нем. Ничего страшного, если это информационное письмо.

У человека, осмотрительного в делах, не склонного доверять всему и сразу, могут возникнуть такие вопросы:

А имеет ли право этот неизвестный ему персонаж принимать ответственные решения и подписывать документы?

И знает ли настоящий руководитель о принятом решении?

А не подделка ли это? Некто составил выгодный для себя текст и, инсценировав отсутствие ответственного лица, отправил его адресату.

Руководитель, несмотря на то что указаны его должность и фамилия, может отказаться от документа — его автографа нет, а значит, он не несет никакой ответственности за содержание «бумаги» и возможные последствия. Тем более что об отправке документа или его оглашении он распоряжения также не давал.

Таким образом, автор документа оказывается в невыгодной ситуации, потому что получатель имеет все основания не принимать документ за подписью «неизвестного» лица и, как следствие, не исполнять его.

Пример. Н.А. Светлов обратился в Кировский районный суд г.

Иркутска с жалобой на бездействие должностного лица — председателя Иркутского областного суда, не давшего ответ на ранее направленное на имя должностного лица обращение. Ответ Н.А. Светлову направлен за подписью неизвестного лица с простановкой косой черты на реквизитах (должность, инициалы и фамилия) председателя суда.

То есть неправильное оформление реквизита «подпись» стало основанием для обращения в суд.

Теперь после обзора нормативных актов и рассуждений можно дать ответ на поставленный в начале статьи вопрос.

Использование косой черты или предлога «за» перед наименованием должности и отсутствие расшифровки подписи подписавшего не разрешено ни одним из существующих нормативных или методических документов по ведению делопроизводства. При этом в инструкциях многих организаций существует запрет на «анонимность» подписи.

Полное и грамотное оформление подписи немаловажно. Наименование должности и фамилия лица, фактически подписавшего документ, указывают нам должностное лицо, ответственное за принятое решение, а также подтверждают его полномочия в решении затронутого в документе вопроса. Анонимность подписавшего может привести к различным недоразумениям, например, к отказу получателем принятия документа к исполнению.

Или к обращению в суд, как в описанной в примере ситуации.

Что же делать, если в силу непредвиденных обстоятельств документ подписал не руководитель, а его заместитель или исполняющий обязанности, а перепечатать страницу нет времени? Проблема решается легко и быстро при помощи обычной ручки или пишущей машинки. Секретарь должен вписать или впечатать наименование должности и фамилию лица, фактически подписавшего документ. Согласитесь, особых условий здесь не требуется.

И потом вам не придется объяснять ситуацию и умолять адресата поверить анонимной подписи, вы избежите неожиданных и неприятных последствий.

отдела входящей корреспонденции

управления экспедирования документов

Центрального банка Российской Федерации

к содержанию ↑

Косая черта перед подписью — как ее понимать?

Но достаточно ли этого значка, чтобы документ имел юридическую силу? И как правильно оформить документы, если их подписывает заместитель?

88 тыс. открытий

Но достаточно ли этого значка, чтобы документ имел юридическую силу? И как правильно оформить документы, если их подписывает заместитель?

Наталия Гуренкова, эксперт «УНП»

Но достаточно ли этого значка, чтобы документ имел юридическую силу? И как правильно оформить документы, если их подписывает заместитель?

Традиция ставить черту перед подписью заместителя существует уже давно. И так же давно она находится за рамками правового регулирования.

Еще в 1988 году Главархив СССР разъяснил, как быть, если отсутствует должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа. В приказе от 25.05.88 № 33 архивное ведомство установило, что в подобной ситуации в документе необходимо указать фактическую должность лица, подписывающего документ, и его фамилию. Исправления можно внести чернилами или машинописным способом (например: «и.о.», «зам.»).

Но недопустимо подписывать документы с предлогом «за» или с проставлением косой черты перед наименованием должности.

Сегодня действует еще один стандарт по оформлению документов: Унифицированная система организационно-распорядительной документации*. Правда, в этом стандарте ни слова не сказано о том, как должен подписаться заместитель. Но это не значит, что косая черта узаконена.

Ведь приказ Главархива № 33 никто не отменял, и он продолжает действовать на территории РФ.

Но как быть, если в бухгалтерию поступит договор, который со стороны контрагента подписан с косой чертой?

Сама по себе косая черта не лишит договор силы. Но если не будут указаны фамилия и должность лица, который его подписал, суд может решить, что это неустановленное лицо (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 15.07.02 № КГ-А40/4377-02). Контрагенты могут отказаться исполнять обязательства по такой сделке, ее могут не признать и налоговики.

Если вы получили договор с «косой чертой» от контрагентов, то необходимо попросить партнеров подтвердить полномочия лица, поставившего визу. В качестве подтверждения подойдет доверенность или, например, распорядительный документ о назначении лица исполняющим обязанности руководителя. Целесообразно предложить партнерам все же оформить сделку по действующим правилам.

Есть еще один вариант. Если контрагент в последующем одобрит сделку, из-за косой черты можно не беспокоиться. О том, какие именно действия можно расценивать как одобрение сделки, сказано в пункте 5 информационного письма Президиума ВАС РФ от 23.10.2000 № 57.

Партнера можно считать одобрившим сделку, если он полностью или частично оплатил товары, принял их для использования, полностью или частично уплатил санкции или другие суммы в связи с нарушением обязательства, реализует другие права и обязанности по сделке и т. д.

Еще один важный документ, на котором должен ставить подпись руководитель: счет-фактура (п. 6 ст. 169 НК РФ).

Что делать, если к вам поступит счет-фактура с косой чертой перед подписью? Как выяснила «УНП», в отделе косвенных налогов департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России считают, что сама по себе косая черта перед должностью руководителя не приведет к отказу в вычете НДС.

Вместе с тем необходимо проверить, соответствуют ли требованиям налогового законодательства остальные условия, относящиеся к оформлению подписи. В пункте 6 статьи 169 НК РФ сказано, что подписать счет-фактуру может любое уполномоченное лицо. Полномочия можно передать приказом по организации или доверенностью от имени организации.

Стандартные реквизиты бланка счета-фактуры предусматривают, что его подписывает руководитель. Минфин разъяснил, что, если документ подписывает другое лицо, его должность можно не указывать. Главное, чтобы была расшифровка подписи (письмо Минфина России от 16.06.04 № 03-03-11/97).

Тем не менее не будет ошибкой, если лицо, подписавшее счет-фактуру от имени поставщика, укажет свою должность (письмо ФНС России от 20.05.05 № 03-1-03/838/8).

* ГОСТ Р 6.30-2003, утвержден постановлением Госкомстата России от 03.03.03 № 65-ст.

к содержанию ↑

Документооборот: косая черта перед подписью.

В этих случаях перед подписью ставится косая черта. Эта черта указывает на то, что подпись поставлена, например, заместитель. Достаточно ли этой «косой черты» для того, чтобы документ имел юридическую силу? И как вообще правильно оформлять документы, когда их подписывает заместитель.

к содержанию ↑

Из истории вопроса.

Такая традиция с косой чертой перед подписью существует уже давно и находится, как бы, вне рамок правового регулирования. В 1988 году Главархивом СССР по этому вопросу было определено, что если должное лицо отсутствует, а требуется его подпись на документ, то эти обязательства может на себя взять заместитель. При этом должна быть указана фактическая должность лица, которое ставит подпись.

Должна в обязательном порядке присутствовать расшифровка Фамилии, Имени и Отчества подписывающего этот документ. Исправления возможно вносить чернилами или машинописным набором текста с расшифровкой или уточнением занимаемой должности: «и.о., зам». Исключены варианты с использованием предлога «за» или с проставлением косой черты перед наименованием должности подписывающего (приказ от 25.05.88 № 33).

Кроме того, сегодня действует определенный стандарт оформления документов: Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Правда, в этом стандарте ни слова не сказано о том, как должен подписаться заместитель. Но это не значит, что косая черта узаконена.

Ведь приказ Главархива № 33 никто не отменял, и он продолжает действовать на территории РФ.

Но как быть, если в бухгалтерию поступит договор, который со стороны контрагента подписан с косой чертой?

к содержанию ↑

Как же быть, если она уже есть в документе?

Сама по себе косая черта не лишит договор силы. Но если не будут указаны фамилия и должность лица, который его подписал, суд может решить, что это неустановленное лицо (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 15.07.02 № КГ-А40/4377-02). Контрагенты могут отказаться исполнять обязательства по такой сделке, ее могут не признать и налоговики.

Если вы получили договор с «косой чертой» от контрагентов, то необходимо попросить партнеров подтвердить полномочия лица, поставившего визу. В качестве подтверждения подойдет доверенность или, например, распорядительный документ о назначении лица исполняющим обязанности руководителя. Целесообразно предложить партнерам все же оформить сделку по действующим правилам.

Есть еще один вариант. Если контрагент в последующем одобрит сделку, из-за косой черты можно не беспокоиться. О том, какие именно действия можно расценивать как одобрение сделки, сказано в пункте 5 информационного письма Президиума ВАС РФ от 23.10.2000 № 57.

Партнера можно считать одобрившим сделку, если он полностью или частично оплатил товары, принял их для использования, полностью или частично уплатил санкции или другие суммы в связи с нарушением обязательства, реализует другие права и обязанности по сделке и т. д.

к содержанию ↑

Тот же вопрос в счетах-фактурах.

И еще один из наиболее затрагиваемых вопросов по оформлению документов – это подпись руководителя на счете-фактуре (п.6 ст.169 НК РФ).

Как же быть, если к Вам поступает счет-фактура, в которой упомянутым в самом начале способом стоит подпись руководителя с косой чертой перед подписью? В отделе косвенных налогов департамента налоговой и таможенно-тарифной политики России считают, такая косая черта не сможет быть препятствием и приведет к отказу в выдаче НДС.

Так же необходимо проверить на соответствие требованиям налогового законодательства остальных условий, которые относятся к оформлению подписи. П.6 статьи 186 Налогового Кодекса Российской Федерации говорится, что подписывать счет-фактуру имеет право любое уполномоченное лицо. Поэтому вообще не имеет смысла ставить подпись с использованием пресловутой косой чертой.

Достаточно полномочия передать приказом по организации или с помощью доверенности от имени организации.

Стандартами реквизитов самого бланка предусмотрено, что подпись на нем может ставить руководитель. Однако, Минифин разъяснил, что в случае, если подпись ставит не руководитель, то указывать его должность не обязательно. Достаточно того факта, что был приказ по организации и в нем зафиксирована передача данных полномочий.

Но расшифровка подписи в этом случае, как Вы понимаете, необходима (письмо Минфина России от 16.06.04 № 03-03-11/97). Но и если будет указана должность подписывающего, так же не будет считаться ошибкой для документа (письмо ФНС России от 20.05.05 № 03-1-03/838/8).

Наши услуги

• Регистрация фирм
  • ООО
  • ИП
  • НО
  • Фондов
  • Филиалов
  • ИП и юридического лица
  • ООО
  • ИП
  • Ликвидация некоммерческих организаций
  • Банкротство физических лиц
  • Реорганизация ЗАО в ООО
  • Смена директора компании
  • Смена учредителей компании
  • Смена юридического Адреса
  • Смена кодов статистики
  • Перераспределение долей уставного капитала
  • Приведение документации в соответствие
  • Смена наименования общества
  • Изменение уставного капитала
  • Внесение изменений ИП
    • Смена кодов статистики ИП
    • Смена места жительства
    • Смена ФИО индивидуального предпринимателя
    • Получение СРО в строительстве любой сложности
    • Получение СРО в проектировании
    • Изыскателей
    • Юридический адрес с почтовым обслуживанием
    • Получение юридического адреса без почтового обслуживания
    • Получение адреса с рабочим местом
    • Получение фондов ФСС и ПФР
    • Адреса ИФНС
    • Адреса и телефоны ПФР
    • Адреса ФСС
    • Адреса ФОМС
    • Печати и штампы любой сложности

    Отзывы о нас

    Под конец года накопилось много дел, а тут еще и подошел период, когда нужно готовить все документы к сдаче годовой отчетности в налоговую.

    Новости

    • 31.05.2022Правительство объединит ПФР и ФСС в один фонд и установит новые тарифы взносов
    • 31.05.2022Предпринимателям разрешат платить штрафы со скидкой 50%
    • 31.05.2022Центробанк снизил ключевую ставку до 11%

    Статьи

    • 19.05.2021Как работать не привлекая внимания налоговиков
    • 02.09.2019Выездная налоговая проверка. Предпосылки.
    • 16.05.2014ФЗ от 05 мая 2014 №107 «О внесении изменений в Федеральный закон «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»
    к содержанию ↑

    Подписываем документы «за дядю»

    Достаточно часто возникает ситуация, когда лицо, полномочное на подписание срочного документа, отсутствует. Его может не быть день, а может и месяц. Летом это случается особенно часто.

    Как правильно заместителю оформлять свою подпись на документах (договорах, приказах, письмах и т.д.)? Будет ли разница в оформлении этого реквизита на разных видах документов? Как относиться к надписям перед должностью «и.о.», «вр.и.о.», «за» и к косой черте в подписи? Будет ли документ с ними иметь юридическую силу? Это важно знать, чтобы правильно оформлять свои документы и грамотно выстроить работу с поступающими документами с подобными подписями.

    О дним из самых «любимых» действий при передаче полномочий руководителя является использование приставок-«паразитов». Они могут быть различными: «и.о.», «вр.и.о.», «за»; это могут быть штрихи над должностью и прочее (см. Пример 1).

    Является ли это ошибкой? Попробуем разобраться.

    Пример 1. Сомнительные варианты оформления подписи заместителя Генералов за отсутствующего генерального директора Рюрикова

    к содержанию ↑

    Подписываем документы с преамбулой (договор и др.)

    Любые договоры должны подписываться с указанием реального подписанта в преамбуле, причем указываться должна не только должность с Ф.И.О., но и основание возникновения полномочий данного лица. Тогда у заместителя мы сразу укажем его «родную» должность и данные доверенности, на основании которой он подписывает документ:

    Пример 2. Преамбула и подпись на договоре

    Сказанное выше справедливо не только для договоров, но и для всех документов, в которых подписывающее лицо указывается в преамбуле – это могут быть доверенности или документы, составляемые во исполнение договоров, например, акты приемки-сдачи работ и т.п.

    Следующая
    РазноеФедеральный закон от 8 мая 1996 г. N 41-ФЗ О производственных кооперативах (с изменениями и дополнениями)

    Смотрите также:

    1. Потеря запчасти в посылке от ТК Деловые линии: как требовать компенсацию и защитить свои права
    2. Как стать депутатом? )
    3. Документы для водительских прав в 2024 году
    4. Продукт «Мои документы»
    5. Курсы повышения квалификации по программе Патологическая анатомия
    6. Беременность и роды по ОМС. Инструкция для будущей мамы
    Отличная статья 0