Универсальный передаточный документ

С 1 января 2013 года в связи со вступлением в силу Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012).

Универсальный передаточный документ

Применяется — с 21 октября 2013 года

Внимание! Форма носит рекомендательный характер. Неприменение данной формы для оформления фактов хозяйственной жизни не может быть основанием для отказа в учете этих фактов хозяйственной жизни в целях налогообложения (Письмо ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@)

Внимание! ФНС России сообщает, что налогоплательщики могут использовать форму документа, самостоятельно дополняя его показателями, в том числе необходимыми для выполнения требований, установленных статьей 169 НК РФ и Правилами заполнения счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость (Письмо ФНС России от 14.09.2017 N ЕД-4-15/18322)

О применении формы универсального передаточного документа с 1 июля 2021 года см. Письмо ФНС России от 17.06.2021 N ЗГ-3-3/4368.

Рекомендована — Письмом ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@

Образец заполнения универсального передаточного документа >>>

Материалы по заполнению универсального передаточного документа:

— Письмо ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@

— Письмо ФНС России от 17.06.2021 N ЗГ-3-3/4368

— Путеводитель. Универсальный передаточный документ

— Путеводитель. Универсальный передаточный документ в учреждении

— Типовая ситуация: УПД: выставление, заполнение, исправление

— Готовое решение: В каких случаях и как заполнить УПД со статусом «1»

— Готовое решение: В каких случаях и как заполнить УПД со статусом «2»

— Готовое решение: Как скорректировать УПД, если в нем допущена техническая ошибка

— Готовое решение: Как индивидуальному предпринимателю заполнить УПД

— Статья: УПД с 1 июля 2021 года: разрабатываем новую актуальную форму (Елина Л.А.) («Главная книга», 2021, N 18)

— Статья: Новая форма счета-фактуры — с 1 июля. «Поправьте» УПД! («Практическая бухгалтерия», 2021, N 7)

— Статья: Нюансы заполнения покупателем товарной накладной по форме ТОРГ-12 и УПД (Линейкина С.М.) («Жилищно-коммунальное хозяйство: бухгалтерский учет и налогообложение», 2021, N 9)

к содержанию ↑

УПД: расшифровка в бухгалтерии

УПД в бухгалтерии расшифровывается как универсальный передаточный документ. Он совмещает функциональность счета-фактуры с учетными первичными документами, а также позволяет значительно сократить документооборот фирмы и оформлять сделки по поставкам товаров/оказанию услуг и передаче прав. Узнаем, что представляет собой УПД на практике.

• Что такое УПД в бухгалтерии
• Особенности применения УПД
• Универсальный передаточный документ: когда можно применять
• Бумажный и электронный УПД: с какого числа действует
• Требования к электронному передаточному документу
• Итоги

к содержанию ↑

Что такое УПД в бухгалтерии

Созданию документа предшествовало стремление ФНС объединить в одной форме данные налогового и бухгалтерского учета. Как правило, реквизиты, указанные в счете-фактуре и первичной форме, которыми традиционно подтверждаются хозяйственные операции коммерческого характера, повторяются, а каждый из них в отдельности служит основанием для разных учетных систем. Объединение двух форм в одну делает применение УПД более эффективным, поскольку позволяет заметно уменьшить издержки на обработку учетной информации.

Из названия документа следует, что он не является внутрифирменной формой, а подтверждает передачу материальных ценностей или услуг от одного контрагента другому, т.е. оформляет сделку по заключенному соглашению. Использование УПД в учете фирмы стало возможным с октября 2013, когда этот единый документ был предложен письмом ФНС № ММВ-20-3/96@.

УПД — не обязательный документ. Он применяется только по решению налогоплательщика.

Универсальный передаточный документ разработан на базе счета-фактуры, внедренного в новый бланк и очерченного жирной линией. Остальная часть документа содержит элементы формы товарной накладной и раздел с реквизитами (слева), которые обычно указывают при составлении деклараций.

В УПД можно выделить титульный, основной и заключительный разделы. В титуле отражаются сведения о продавце, грузоотправителе, покупателе, валюте. Основная часть представлена графами счета-фактуры, в которых указывают название товаров и услуг, объем, цену и стоимость, суммы налога, информацию о руководстве, главном бухгалтере компании или уполномоченных на подписание счетов-фактур лиц.

В заключительной части документа фиксируются основание для передачи ценностей/прав/услуг, а также информацию о сдаче/приеме груза и т.п.

к содержанию ↑

Особенности применения УПД

УПД многофункционален и может использоваться как объединяющий счет-фактуру с первичкой, либо исключительно как первичный документ.

Статус документа, проставляемый в соответствующем поле левого верхнего угла, указывает на его характер:

• «1» означает замену УПД комплекта «счет-фактура + первичная форма (С-Ф + ПФ);
• «2» указывает на то, что УПД – это первичный документ.

При статусе «2» УПД применяется только как ПФ. В этом случае УПД могут применять фирмы-упрощенцы, поскольку его выставление не образует обязанности по уплате НДС. Если документ используется со статусом «2», то поля, предназначенные для счета-фактуры, не заполняются.

Как внести изменения в УПД подробнояснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

к содержанию ↑

Бумажный и электронный УПД: с какого числа действует

Электронная версия УПД, вошедшая в обиход с 07.05.2016 согласно Приказу ФНС ММВ-7-12/155@, заменяет:

Если УПД заменяет пакет С-Ф + ПФ или ПФ (например, акт выполненных работ), то документ представляет собой два связанных файла: с данными продавца и покупателя (п. 2.10 Приказа МФ № 174н). Заменяющий счет-фактуру УПД не требует подписи получателя, поэтому оформляется одним файлом обмена с информацией продавца.

к содержанию ↑

Требования к электронному передаточному документу

С 1.07.2017 ФНС в электронную форму документа введены новые поля, обязательные к заполнению:

• Название субъекта,
• Продавца и лица, оформившего файл;
• Полномочия лица, подписавшего документ.

Универсальный передаточный документ вместо счета-фактуры и накладной

Сфера и порядок применения УПД

Форму УПД могут использовать организации и ИП на любой системе налогообложения. Юридические лица и ИП на УСН и ЕСХН могут использовать УПД в качестве первичного документа со статусом 2 для подтверждения расходов в целях налогообложения (письмо ФНС России от 05.03.2014 № ГД-4-3/3987).

УПД со статусом 2 могут составлять комитенты при отгрузке товара и продавцы, осуществляющие операции, не облагаемые НДС.

Если вы решили применять универсальный документ для целей бухгалтерского и налогового учета, зафиксируйте это решение в учетной политике. Также утвердите форму УПД, которую будет применять организация.

Необязательно полностью переходить на использование УПД. Даже по одному договору, который подразумевает несколько поставок, можно составлять как привычные всем документы (счет-фактуру, накладную, акт), так и УПД. Это подтверждает письмо ФНС России от 27.05.2015 № ГД-4-3/8963.

Если организация перешла на применение универсальных передаточных документов, совсем не обязательно сообщать об этом покупателям. В свою очередь покупатели не вправе требовать от поставщика выписывать счета-фактуры вместо УПД. Некоторые договора поставки содержат наименование документов, которые продавец составляет при отгрузке товаров (работ, услуг).

В таком случае нужно составить дополнительное соглашение к договору, где прописать условия применения УПД.

к содержанию ↑

Статус УПД

В левой части документа необходимо выбрать один из двух статусов. Статус № 1 говорит о том, что документ одновременно заменяет и передаточный документ (накладную, акт), и счет-фактуру. Статус № 2 означает, что перед вами только передаточный акт.

Если продавец выписал УПД со статусом 2, необходимо также выписать и счет-фактуру (применимо для организаций, работающих с НДС).

В зависимости от выбранного статуса заполняются реквизиты универсального документа. Первый статус обязывает заполнить абсолютно все реквизиты УПД. Этот вывод основан на требованиях, которые предъявляются к первичным документам (ст.

9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ), а также к счетам-фактурам ( п. 5, 6 ст. 169 НК РФ).

• строку 5 «К платежно-расчетному документу»;
• графу 6 «В том числе сумма акциза»;
• графу 7 «Налоговая ставка»;
• графы 10 и 10а «Страна происхождения товара» (цифровой код и краткое наименование);
• графу 11 «Номер таможенной декларации».

Форма УПД содержит строки «Наименование экономического субъекта» (№ 14 и 19). Их можно не заполнять, если на документе будет стоять печать продавца и покупателя. Печать должна содержать полное наименование организации.

Статус документа носит информационный характер. Фактический статус УПД определяется наличием/отсутствием в нем всех обязательных показателей в отношении первичных учетных документов и (или) счетов-фактур. Поэтому регистрации в книге покупок и книге продаж подлежит даже УПД со статусом 2, если в нем заполнены все реквизиты.

к содержанию ↑

Дополнительные реквизиты УПД

Регистрация УПД в книге покупок и книге продаж

Покупатель сначала регистрирует УПД в журнале учета полученных и выданных счетов-фактур, далее – в книге покупок. При этом нужно соблюдать правила, предусмотренные Постановлением Правительства РФ № 1137.

Продавец товаров (работ, услуг, имущественных прав) регистрирует УПД в журнале учета полученных и выданных счетов-фактур и в книге продаж. Несмотря на то что в УПД есть несколько различных дат (составления, отгрузки, получения), в графу 3 книги продаж переносится дата составления УПД (строка 1).

к содержанию ↑

Преимущества УПД

Применение универсальных документов значительно упрощает документооборот.

Среди основных плюсов УПД можно отметить:

• снижение расходов на бумагу;
• единый стиль документов для всех видов продаж (УПД заменяет акты услуг, ТОРГ-12, ОС-1, М-15);

• экономию времени на оформление документов;
• сокращение архива документов.

Но иногда без счетов-фактур не обойтись. Например, счет-фактура выписывается при получении предоплаты. В данной ситуации для целей бухгалтерского учета документ составлять не нужно, а для налогового учета необходимо.

Подводя итог, можно отметить, что за универсальными документами будущее. И со временем к ним привыкнут, так же как и к новым формам и правилам заполнения документов по НДС, которые были установлены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

Как исправить ошибки в УПД, подскажет статья экспертов Норматива.

Об особенностях заполнения универсального корректировочного документа читайте в подробной статье.

к содержанию ↑

Перечень хозяйственных операций для применения УПД

• отгрузка товаров (любого имущества, кроме объектов недвижимости) без транспортировки с передачей их покупателю, в том числе по посредническим договорам, когда продавцами выступают комиссионеры (агенты, поверенные);
• отгрузка товаров с транспортировкой и передачей их покупателю либо транспортной компании, в том числе по посредническим договорам, когда продавцами выступают комиссионеры (агенты, поверенные) [3] ;
• передача имущественных прав; передача результатов выполненных работ подрядчиком (субподрядчиком), а также исполнителем научно-исследовательских работ, и принятие их заказчиком (генподрядчиком) или заказчиком научно-исследовательских работ;
• подтверждение факта оказания услуг исполнителем, экспедитором (при составлении документа на вознаграждение экспедитора), финансовым агентом, хранителем, доверенным управляющим, комиссионером, поверенным или агентом (при составлении документа на вознаграждение комиссионеру, поверенному или агенту) и принятия услуг заказчиком, клиентом, поклажедателем, доверителем управления, комитентом или принципалом;
• подтверждение фактов отгрузки (передачи) комитенту (принципалу) товаров (работ, услуг) комиссионером (агентом), который приобрел эти товары (работы, услуги) от своего имени в интересах комитента (принципала);
• другие предусмотренные законом операции.

к содержанию ↑

Варианты применения УПД

Для указания варианта использования документу присваивается в верхнем левом углу бланка УПД статус [2] :

• «1» — это означает, что данный документ заменяет собой как счет-фактуру, так и накладную либо акт. Следовательно, в этом случае УПД служит для расчетов по НДС и для признания расходов при налогообложении прибыли;
• «2» — это означает, что данный документ заменяет собой только накладную либо акт. Следовательно, в этом случае УПД служит для признания расходов в налоговом учете. В свою очередь для расчетов по налогу на добавленную стоимость (НДС) необходим обычный счет-фактура;
• вариант, при котором УПД заменял бы только счет-фактуру, не предусмотрен.

к содержанию ↑

Расшифровка и определение понятия УПД — что это

УПД – это аббревиатура от термина «универсальный передаточный документ».

Такое наименование обусловлено выполняемыми функциями:

1. «универсальный» – заменяет 2 бухгалтерских документа, необходимых к оформлению при совершении хозяйственных операций: счет-фактуру и первичный документ (акт, накладную и т. д.);
2. «передаточный» – передается от поставщика (продавца) товара (услуг) к его контрагенту. В документообороте компании является исходящим для поставщика (продавца) и входящим для контрагента;
3. «документ» – официально удостоверяет совершенную хозяйственную операцию.

Вывод: УПД – это документ бух.учета, применяемый при совершении передаточной хозяйственной операции.

к содержанию ↑

Когда может применяться УПД

УПД предназначен для сокращения и упрощения бухгалтерского документооборота. Документ может быть применен в следующих ситуациях:

1. при отгрузке товара покупателю без транспортировки;
2. при отгрузке товара с доставкой;
3. при передаче имущественных прав на результат интеллектуальной деятельности, на лицензию, на кредитный продукт;
4. при передаче результата выполненной работы по договору подряда;
5. при оказании услуг.

к содержанию ↑

Законодательное регламентирование его применения

Все юридические и физические лица в РФ, получающие доход (независимо от его источников), обязаны платить налоги в государственную казну. Это правило едино для всех, за его соблюдением следит федеральная налоговая служба (ФНС).

Универсальный передаточный документ – это документ, необходимый для принятия покупателем товара (услуг), а также имущественных прав.

Кроме того, данный документ позволяет исчислять и предъявлять НДС (налог на добавленную стоимость) к вычету (подробней об этом можно прочитать в другой статье нашего блога, перейти на которую можно по приведенной ссылке).

Вместо него (как и до 2013 года) можно использовать счет-фактуру + первичный документ на товар (услугу).

к содержанию ↑

Правила заполнения УПД

УПД должен быть оформлен во время или сразу же после проведения хозяйственной операции, но не позднее следующего рабочего дня.

Обратите внимание на актуальный в 2019 году образец бланка УПД:

*при клике по картинке она откроется в полный размер в новом окне

В черной рамке – сведения, вносимые в стандартную счет-фактуру.

УПД – это документ добровольного использования, поэтому при необходимости законодательно разрешено добавлять в него дополнительные строки (между таблицей и строкой № 8) или столбцы (перед № 1 и после № 11).

1. При указании «1» — УПД является счет-фактурой + передаточным документом. Такой вариант предусмотрен для плательщиков НДС.
2. При указании «2» — УПД трактуется только как передаточный документ, поэтому счет-фактуру нужно выставлять отдельно. Данный вариант актуален для тех, кто не обязан учитывать НДС в своих бухгалтерских проводках.

В зависимости от выбранного статуса бланк далее заполняется не одинаково.

При статусе «1» необходимо заполнить строки и графы, относящиеся как к счету-фактуре, так и к первичному документу.

При выборе статуса «2» заполнять поля со сведениями счет-фактуры не нужно (отмечены на образце бланка УДП ниже):

1. строка 5;
2. графы 6, 7, 10, 10а, 11;
3. не обязательны подписи руководителя и главного бухгалтера.

*при клике по картинке она откроется в полный размер в новом окне

Более подробно о заполнении УПД можно прочитать в Письме ФНС России от 21.10.2013 г. за № ММВ-20-3/96@.

Далее приведен УПД – образец заполнения в 2019 году с разъяснением некоторых нюансов оформления (до 2017 года бланк имел некоторые отличия от актуального в 2018 и 2019 годах, но заострять внимание на этом не будем):

*при клике по картинке она откроется в полный размер в новом окне

Важно! Информация для компаний, ведущих электронный документооборот с контрагентами и (или) ФНС: в соответствии с Приказом ФНС РФ от 19.12.2018 г. за № ММВ-7-15/820@, в 2019 году изменился формат УПД. Старая форма действительна до 01.01.2020 года, новая стала действительна с 02.02.2019 года.

Следующая

РазноеКак подтвердить учётную запись на Госуслугах через Сбербанк Онлайн