Письмо-запрос о предоставлении документов образец бланк
Правом на запрос документации обладают исключительно лица, уполномоченные на то законом или гражданско-правовым договором. В первую группу относятся государственные органы, сотрудники прокуратуры, суд, адвокаты (адвокатский запрос), налоговая инспекция, Роспотребнадзор и так далее. Отказать им субъект запроса не вправе, однако всегда следует понимать, что полномочия представителей власти ограничиваются их компетенцией.
Например, представители правосудия вправе запрашивать только те официальные бумаги, которые могут поспособствовать скорейшему разрешению дела.
Здесь в ход вступают два принципа, прописанные в Гражданском процессуальном кодексе – относимость и допустимость. Под первым понимается, что документ должен относиться к данному спору, а под вторым то, что он может как-то поспособствовать его разрешению.
Юридические лица, осуществляющие коммерческие или некоммерческую деятельность, могут запрашивать документацию только в том случае, если такой пункт присутствовал в соглашении. Статья 421 Гражданского кодекса устанавливает принцип свободы договора, позволяющий заключать любые сделки, прямо не запрещённые законом. Таким образом пункт о возможности запроса документации может отсутствовать в тексте соглашения.
к содержанию ↑Рассказываем, как правильно оформить запрос
Запрос о предоставлении документации следует начать с обозначения, кому, куда и по какому вопросу он направляется. В шапке бланка, в правом верхнем углу листа бумаги, прописываем реквизиты получателя и отправителя. В качестве сведений о сторонах указываем их идентификаторы: ФИО, паспортные данные, адрес регистрации – для физических лиц, полное наименование организации, ИНН, ОГРН, адрес – для юридических.
Следующим шагом отмечаем, какие именно правоотношения связывают стороны, на каком основании выдвигается запрос о предоставлении документации, с какой целью. Если имеют место ссылки на законодательство, оставляем их в тексте. Далее оформляем полный перечень запрашиваемой документации по пунктам.
На этом моменте работа по формированию запроса подходит к завершению. Заверяем его автографом руководителя компании-отправителя или иного уполномоченного лица, направляем контрагенту заказным письмом с уведомлением о вручении.
Как долго ждать документов
В запросе о предоставлении документов могут как содержаться сроки, так и нет.
По общему правилу срок предоставления ответа на запрос организацией (банком, налоговой инспекцией и т.п.) при получении запроса от физического лица не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса.
Сам запрос должен быть зарегистрирован в день получения. Помимо общепринятых в организации могут существовать и свои сроки предоставления документов, установленные, например, контактами.
Как составляется запрос
Законодательно не установлено определенной формы для направления запроса о предоставлении документов. Основным условием составления запросов является четкость изложения и использование официально-делового стиля.
На нашем сайте имеется типовой шаблон запроса о предоставлении документов, который вы можете индивидуализировать под свои нужды.
Любой запрос должен содержать следующие разделы:
- «шапку», в которой указываются данные адресата запроса и данные отправителя запроса. Как правило, если запрос адресуется организации, то оформляется он на имя руководителя, однако, допускается в безличное адресование, например «ООО «Маркет-плюс», бухгалтерии». Если запрос отправляет организация, он обычно оформляется на фирменном бланке, содержащем все реквизиты. Физическому лицу потребуется указать свои ФИО и контактные данные для направления ответа;
- под «шапкой» с новой строки располагается текст запроса. В запросе необходимо четко указать, какие именно документы и для чего требуются, а также указать срок (если нужно). Например, «в рамках исполнения договорных обязательств по договору поставки от 01.01.2020 №365-Д, в соответствии с п. 3.2 договора, прошу в срок до 15 числа текущего месяца предоставить счета-фактуры по указанному договору за май-июнь 2020 года». Также в тексте письма можно указать контактный адрес, по которому требуется направить документы;
- завершается запрос проставлением подписи, должности и расшифровки подписи составившего его лица;
- если запрос составлен организацией, в нижнем левом углу указываются контакты исполнителя.
После подписания запрос регистрируется с присвоением исходящего регистрационного номера и направляется адресату. Способы отправки не ограничены, это могут быть факс, курьерская доставка, почта России, электронная почта и т.п.
Получение важных запросов рекомендуется отслеживать. С этой целью:
- при личном вручении на втором экземпляре запроса получивший его работник ставит дату и регистрационный штамп;
- при доставке факсом/электронной почтой сохраняется отчет о доставке;
- при отправке почтой запрос может быть оформлен как заказное письмо с уведомлением о вручении. В этом случае уведомление будет содержать дату получения и сведения о получившем письмо лице.