Официальное письмо на отзыв документов: образец и советы
Отзыв – это предусмотренная законом процедура, посредством которой ответчик до начала судебного разбирательства заявляет о своем отношении к предъявленным ему исковым требованиям.
Отзыв или возражения
По своему процессуальному значению отзыв и возражения являются аналогичными явлениями, однако регламентируются они разными нормативными актами.
Составление отзыва на исковое заявление регламентировано ст. 131 АПК РФ, а это значит, что в арбитражном процессе способом реагирования на иск будет именно отзыв, а не возражения.
Термин «возражения» появляется в ст. 149 ГПК РФ. При этом сама статья никак не определяет наименование способа реагирования, ограничиваясь в ст.
149 перечислением того, что вправе сделать ответчик, получивший копию искового заявления. И среди прочих действий указывается также право ответчика внести возражения на иск.
В известной степени, в регламентации процедуры отзыва ГПК менее совершенен, чем АПК, поскольку термин «возражения» не отображает всего спектра возможных реакций на иск, так как возражения подразумевают только отрицание, в то время как ответчик может признавать иск полностью или частично.
Именно в силу этой причины в гражданских неарбитражных процессах применяется как термин «отзыв», так и термин «возражения».
Замена терминов допускается только по делам, рассматриваемым судами общей юрисдикции. В арбитражном процессе допускается только наименование «отзыв».
Отзыв в арбитражном процессе
Написание отзыва на иск, рассматриваемый арбитражным судом, является обязанностью ответчика.
Так, в силу положений ст. 131 АПК РФ, ответчик обязан не только предоставить арбитражу отзыв на иск, но и самостоятельно направить его копии остальным участниками процесса.
При этом ст. 131 АПК РФ регламентирует не только саму обязанность составления отзыва, но и его содержание. Так, текст отзыва должен содержать оценку и отношение по каждому из заявленных исковых требований.
В части сроков направления отзыва АПК не настолько директивен и ограничивается указанием на то, что отзыв должен быть направлен в срок, достаточный для того, чтобы и арбитражный суд, и участники процесса имели достаточное время для его изучения до первого назначенного судебного заседания.
Данное правило имеет одно исключение. Так, в силу ч.3 ст.131 АПК РФ, арбитражный судья в своем определении о принятии иска к производству вправе назначить ответчику срок для предоставления отзыва.
Поскольку отзыв в арбитражный суд – это директивное условие, логично, что его неисполнение повлечет за собой санкции. Так:
- иск будет рассмотрен по имеющимся материалам, предоставленным истцом. Это значит, что доводы и возражения ответчика приняты во внимание не будут;
- ответчику будет предоставлен новый срок на составление отзыва. При этом расходы, понесенные истцом и государством в связи с переносом дела, будут возложены на ответчика.
Ниже мы рассмотрим вопросы, касающиеся пределов отзыва, его структуры и его обоснованности.
к содержанию ↑Структура отзыва
В связи с начавшейся и уже близкой к завершению процедурой введения в действие кассационных и апелляционных судов общей юрисдикции, в ст. 131 АПК РФ были введены дополнения, касающиеся структуры отзыва на иски, рассматриваемые в арбитражных судах. То есть АПК впервые регламентировал форму отзыва, которая должна включать в себя:
- наименование судебной инстанции, рассматривающей иск;
- наименование (ФИО) и адрес истца;
- наименование (ФИО) и адрес ответчика;
- возражения по каждому из исковых требований со ссылками на нормативные акты и доказательства;
- список приложений к отзыву;
- дату и подпись ответчика (или представителя).
Скорее всего, в экстенсивном порядке положения ст. 131 АПК РФ распространятся и на требования к отзывам (возражениям) по делам, рассматриваемым судами общей юрисдикции.
Отзыв в суде общей юрисдикции
Статья 149 ГПК РФ относит подачу отзыва (возражений) к подготовительной стадии рассмотрения дела, из чего следует, что возражения могут быть поданы до первого судебного заседания в срок, достаточный для изучения возражений.
Составление возражений, в отличие от отзыва в арбитражном процессе, является правом, а не обязанностью ответчика.
Содержание и структура возражений законом не регламентированы, однако, по неписаному правилу составляются отзывы в форме, примерно соответствующей исковому заявлению.
Пределы отзыва
Доводы отзыва (возражений) могут касаться только исковых требований, то есть выходить за пределы искового заявления они не могут.
Например, составляя отзыв на иск о выселении, ответчик может оспаривать лишь мотивы выселения и просить отказать в удовлетворении иска, однако он не вправе при этом просить суд о признании за ним права пользования жилым помещением.
Если же ответчик полагает, что у него это право есть (или просто хочет затянуть рассмотрение дела), то он должен подать встречный иск.
к содержанию ↑Мотивы отзыва
Несогласие ответчика с исковыми требованиями может базироваться на двух основаниях – материальных и процессуальных.
Несогласие по процессуальным мотивам может касаться процессуальных нарушений, допущенных истцом при подаче иска, например:
- пропуска срока исковой давности;
- несоблюдения досудебного (претензионного) порядка рассмотрения спора;
- предъявления иска к ненадлежащему ответчику;
- наличия ранее вынесенного судебного решения по тому же спору;
- заявления иска ненадлежащим истцом и т.д.
К материальным основаниям будут относиться возражения, касающиеся предмета иска, цены иска, отсутствия факта гражданского деликта и т.д.
к содержанию ↑Обоснование отзыва
К отзывам по искам в арбитражных судах в большей степени и по искам в судах общей юрисдикции в меньшей степени предъявляется требование их обоснованности.
Это значит, что доводы, приводимые в опровержение исковых требований, должны быть подтверждены.
Поэтому к отзыву по арбитражному делу всегда прилагаются документы, которыми ответчик опровергает доводы истца. Кроме того, к отзыву должны быть приложены и документы, подтверждающие факт вручения участникам процесса копий отзыва.
К отзывам по искам в судах общей юрисдикции подтверждающие документы можно не прилагать, поскольку сам процесс рассмотрения подразумевает противостояние истца и ответчика, в ходе которого они вправе представлять суду любые доказательства.
- Отзыв на претензию 600
- Отзыв третьего лица на исковое заявление 6230
- Отзыв на кассационную жалобу 1369
- Отзыв доверенности 3863
- Отзыв на исковое заявление о выселении 2953
- Отзыв на исковое заявление о расторжении брака 9400
- Отзыв на исковое заявление о взыскании задолженности 4606
- Отзыв на встречное исковое заявление 4759
- Отзыв на возражение ответчика в гражданском процессе 11088
- Отзыв исполнительного листа 5598
- Отзыв ответчика на исковое заявление 1685
- Отзыв на апелляционную жалобу 1871
- Отзыв на исковое заявление 4561
- Отзыв ходатайства 11724
Письмо заказчику о возврате подписанных актов
Порядок документооборота между контрагентами, как правило, определяется требованиями законодательства, условиями заключенного договора, а также обычаями делового оборота. Документооборот в рамках заключенных договоров включает в себя в числе прочего подписание и обмен накладными, актами и иными документами, подтверждающими выполнение сторонами своих обязательств. А если ваш контрагент не вернул акт, переданный ему на подпись? Вероятно, поможет составленное на имя заказчика письмо, образец которого приведем в нашей консультации.
к содержанию ↑Требовать ли подписанный акт назад?
Предположим, компания выполнила работы или оказала услуги, их стоимость была оплачена, и претензий ни одна из сторон не предъявляет. Исполнитель передал акты на подпись, но свой экземпляр назад так и не получил. Казалось бы, на возврате документа можно и не настаивать.
Ведь вряд ли налоговики откажут в признании выручки, которая не будет подтверждена документально. Но, с другой стороны, проверяющие могут усомниться в том, правильно ли отражена сумма выручка. Может быть, она была занижена.
Скачать форму письма о возврате подписанных актов можно здесь.Чтобы скачать бланк, активируйте пробный доступВам откроются закрытые сервисы и все номера журнала «Главная книга»
Также возникают и другие риски. Во-первых, в отсутствие подписанного заказчиком акта исполнитель не может быть уверен, что работа или услуга им принята полностью, и претензий у контрагента нет. Ведь исполнителю будет сложно подтвердить в дальнейшем выполнение своих обязательств без акта (ст.
720 ГК РФ). Во-вторых, акт – первичный документ, а потому организация должна обеспечить его наличие как доказательство того, что операция действительно была совершена. Отсутствие первичных учетных документов расценивается как грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету.
А это грозит штрафом на должностных лиц в размере от 5 000 до 10 000 рублей. А за повторное в течение года аналогичное нарушение должностное лицо организации может быть оштрафовано на сумму в размере от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалифицировано на срок от 1 года до 2 лет (ч.ч.1,2 ст. 15.11 КоАП РФ ).
За отсутствие первичного документа, в т.ч. акта, налоговая ответственность может грозить и организации (ч.ч.1,2 ст. 120 НК РФ).
Это штраф в размере 10 000 рублей, а при нарушениях в течение более чем одного налогового периода – 30 000 рублей. А если акты будут запрошены в рамках налоговой проверки, но у компании их нет? Если проверяют самого налогоплательщика, то непредставление акта грозит штрафом в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ (п. 1 ст.
126 НК РФ). А если документ затребован в рамках встречной проверки и не был предоставлен, штраф на организацию или ИП составит 10 000 рублей (п. 2 ст.
126 НК РФ). Таким образом, с любой точки зрения вопрос «как вернуть подписанный контрагентом акт» – далеко не праздный.
к содержанию ↑Составляем письмо на возврат акта
Письмо на возврат акта составляется в произвольной форме. В нем необходимо указать реквизиты документа, который был передан, а также заявить о необходимости вернуть акт. Возможно, обязанность по возврату документов была прописана в договоре.
Тогда целесообразно привести в письме ссылку на соответствующий пункт договора. Письмо может быть передано лично, отправлено по ТКС, направлено почтой. Желательно при этом подтвердить факт направления письма контрагенту.
Возможно, это позволит в дальнейшем снизить штраф за отсутствие документа, если исполнитель все же будет привлечен к ответственности за отсутствие первичных документов. Приведем для письма на возврат подписанного акта образец его заполнения.
к содержанию ↑Заявление об отзыве документов
Заявление об отзыве документов – это официальная бумага, с которой любой гражданин может обратиться в адрес юридического лица или государственного учреждения, попросить возвратить на руки ранее переданные документы. Сегодня мы разберемся, в каких случаях может пригодиться заявление об отзыве документов, как правильно его составить, с чего начать.
Файлы для скачивания:
Обмен документами
Обмен деловыми бумагами является неотъемлемой частью нашей жизни, включая сюда как оборот официальных документов между юридическими лицами и деловыми партнерами, так и обращения физических лиц в адрес государственных учреждений и частных организаций. Если человек передал на рассмотрение копии документов, а не их оригиналы, заявление об отзыве можно и не подавать, ведь в этом нет никакого особого смысла. Совершенно другой разговор, когда в ход пошли оригиналы.
На весь промежуток времени, в течение которого документы будут находиться в работе, человек будет фактически лишен возможности обратиться в другую организацию с аналогичным заявлением.
Документооборот в 21 веке может происходить как нарочно, так и иными способами. Например, широкое распространение получил документооборот посредством услуг Почты России. Так, если адресат и отправитель находятся в одном населённом пункте, корреспонденция должна быть доставлена из точки «А» в точку «Б» за сутки.
Ещё один вариант – это электронное обращение при помощи электронной почты или соответствующего сервиса на одном из веб-порталов. Иногда здесь придется пользоваться ЭЦП, однако это не всегда обязательно.
Как бы то ни было, обмен документацией занимает довольно важное место в нашей жизни, а значит, следует уделять ему должное внимание. Передавая куда-то оригиналы на рассмотрение, необходимо следить за сроками принятия решения принимающей стороной, ведь каждый день промедления может оказаться важным.
к содержанию ↑Отзыв документов
Как мы уже сказали ранее, речь об отзыве документов заходит в тех ситуациях, когда гражданин передумал получать услуги организации, в которую обратился, либо по иным причинам решил забрать переданные официальные бумаги назад. Практически каждый повод для обращения имеет собственные сроки рассмотрения. Например, магазин рассматривает претензии потребителей в течение десяти календарных дней, а суд общей юрисдикции принимает решение о принятии или непринятии искового заявления в течение пяти календарных дней.
Также отметим, что иногда на практике применяются и рабочие дни, подразумевающие, что отсчет идёт только в официальные рабочие дни по производственному календарю.
Итак, заявление об отзыве документов можно заявить как в рамках течения установленного законом или руководством организации срока, так и вне его, если контрагент по каким-то причинам допустил просрочку, не возвращает документацию на руки.
Перечень документов
Всегда, когда мы обращаемся с теми или иными заявлениями и передаем оригиналы документов в руки третьих лиц, необходимо составлять полный перечень передаваемых официальных бумаг. Это крайне важно, если в дальнейшем нам придется отзывать документацию. Для этого в нижней части листка бумаги оформляется список приложений, в котором фиксируется их точное количество и качество (виды документов).
Когда представитель принимающей стороны ставит штамп своей организации, подтверждая, что получил на руки пакет документов, он подтверждает также и то, что получит все приложенные к нему официальные бумаги. Очень часто приходится передавать оригиналы документа об образовании, медицинского полиса, СНИЛС и так далее.
к содержанию ↑Рассказываем, как составить заявление
Заявление об отзыве документов нам следует начать составлять с заполнения его шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование организации, в которую мы обращались с документами, ФИО и должность её руководителя, а также юридический адрес. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО заявителя, серию и номер его паспорта, место прописки.
Ниже по документу мы обращаемся к представителям получающей стороны, утверждаем, что такого-то числа мы обращались в организацию с каким-то заявлением, прилагали к нему оригиналы принадлежащих к нам документов. Сейчас же по той или иной причине мы решили отозвать поданное ранее заявление, возвратить оригиналы переданных официальных бумаг. Будет лучше, если мы перечислим все деловые бумаги, о которых идёт речь, а также в качестве приложения к настоящему обращению прикрепим скан заявления с проставленным штампом о принятии.
Следующим шагом обращаемся к представителям организации, просим возвратить переданные им ранее документы. Теперь, когда наше заявление практически полностью сформировано, осталось лишь заверить его автографом заявителя с расшифровкой, проставить дату формирования официальной бумаги. В таком виде заявление можно смело передавать на рассмотрения и дожидаться, когда же получающая сторона всё-таки оформит отзыв наших документов, закроет вопрос.
Примерный образец
По идее, оригиналы документов следует передавать нарочно. Более того, если вы обратитесь с заявлением об отзыве документов и не попросите отправить их вам Почтой России, контрагент будет вынужден пригласить вас к себе в офис для личной передачи. Таким образом, если вы хотите получить официальные бумаги почтовым заказным письмом, следует прямо на это указать.
- Образец заявления об отзыве документов
- Бланк заявления об отзыве документов
Инструкция: готовим письмо-отказ
При осуществлении хозяйственной деятельности организации постоянно переписываются с контрагентами. Сотрудник, отвечающий за делопроизводство, должен знать, как вежливо отказаться от услуги в письме, как договориться о выгодных условиях и т.д. Поговорим об оформлении отказа.
Коротко о главном: 5 пунктов
- На письма с предложениями нужно отвечать, даже если не заинтересовались.
- В письмах-отказах нужно быть вежливыми и объяснить причины.
- Письма-отказы пишутся в официально-деловом стиле и обязательно содержат реквизиты организации.
- Структура письма: вводная часть с благодарностью, основная часть с отказом и причинами, заключение.
- Ответ на предложение лучше отправить вовремя любым удобным способом.
Правила составления письма-отказа
В адрес компании приходят письма, в которых предлагается:
- согласовать текст договора;
- посетить мероприятие (обучение, конференция, семинар и т.п.);
- приобрести товар;
- рассмотреть вопрос о трудоустройстве;
- принять в дар имущество и т.п.
По правилам хорошего тона на обращение следует отреагировать, даже если не заинтересованы. Например, организатор конференции ждет ответ на предложение об обучении, так как ему необходимо забронировать зал на определенное количество мест и приготовить напитки для всех участников.
Секретарь, делопроизводитель, сотрудник юридического отдела составляют официальное письмо с отказом, соблюдая правила:
- стиль — официально-деловой;
- вежливое, уважительное обращение;
- текст грамотный и лаконичный;
- объяснение причины отказа;
- при возможности и заинтересованности, прописывают альтернативу (например, письмо-отказ о покупке заканчивают просьбой предоставить отсрочку или рассрочку платежа).
Документ содержит следующие реквизиты, которые оформляются в соответствии с Национальным стандартом РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016:
- справочные данные организации: почтовый адрес, номер телефона (факса), e-mail, коды (ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП);
- дату и регистрационный номер;
- номер и дату документа, на который пишется ответ;
- адресата;
- заголовок (о чем письмо);
- текст;
- подпись (включая наименование должности) или отметку об ЭЦП;
- сведения об исполнителе.
ВАЖНО!
В организации обычно сохраняются примеры деловой переписки с отказом от предложения, которые уже содержат необходимые реквизиты, что значительно упрощает работу.
- Вводная часть: сообщаем, что получили предложение. Здесь уместно поблагодарить за проявленный интерес и уделенное время.
- Основная часть: отклонение предложения и объяснение причин.
- Заключительная часть: сообщение о невозможности сотрудничества, вынесение встречного предложения при заинтересованности на других условиях.
Как направить письмо
Ответ предоставляют различными способами:
- лично отправителю (секретарю или в канцелярию);
- почтой;
- электронной почтой;
- факсом;
- с помощью электронного документооборота (системы 1С, СБИС и др.).
ВАЖНО!Ответ следует отправлять своевременно — до начала мероприятия или до даты, указанной в обращении.
Следующая