Как оформить доверенность на получение и использование ЭЦП
Часто руководителю приходится передавать полномочия на подписывание документов другим должностным лицам, в том числе и в электронном виде. Для этого понадобится доверенность на ключ электронной подписи. Рассказываем, когда понадобится этот документ и как его правильно оформить.
Доверенность на получение ЭЦП
Большая часть компаний в России уже совершили переход на электронный документооборот (ЭДО). С 2022 года закон позволяет вести кадровые документы только в цифровом формате (ФЗ № 377 от 22.11.2021). Но чтобы заключенный договор обладал законной силой наравне с бумажным вариантом с «живой» подписью и печатью, его необходимо заверить электронно-цифровой подписью (ЭЦП).
Правила ее использования регламентирует ФЗ № 63 от 06.04.2011.
ВАЖНО!
Получать квалифицированные ЭП от имени организации разрешено только гендиректору лично. С 2022 года — только в удостоверяющем центре (УЦ) ФНС.
Законодательство предусматривает, можно ли получить электронную подпись по доверенности, — нет, с июля 2020 г. такой порядок не допускается, поскольку необходимо удостоверить личность владельца сертификата (ч. 1 ст.
18 ФЗ № 63). Если необходимо получить ЭЦП впервые, то директору придется самостоятельно приехать в ФНС и предъявить удостоверяющие личность документы: паспорт, СНИЛС, защищенный носитель и документы на него.
Но если есть действующий сертификат ЭЦП, который выдал аккредитованный УЦ, разрешено подтверждать личность удаленно, не приходя в УЦ налоговой (п. 25 порядка, утв. Приказом ФНС России от 30.12.2020 № ВД-7-24/982@).
ВАЖНО!
Если сертификаты выдали в аккредитованных УЦ, то они действительны до отмеченной в них даты. Если их получили в неаккредитованных центрах, то необходимо получать их заново.
Есть ситуация, когда требуется доверенность на получение электронной цифровой подписи, — если в сертификате необходимо указать информацию о сотруднике компании, который не является ее главой.
Образец доверенности на получение ЭЦП
Строгой формы для такого документа нет. Сформировать его допустимо в произвольной форме, желательно на официальном бланке фирмы. В текст обязательно включить:
- сведения об организации, владеющей ЭП (ее наименование, основные реквизиты, местоположение, контакты);
- сведения о физическом лице, получающем ЭП (Ф.И.О., данные паспорта, адрес проживания, образец подписи);
- перечень полномочий представителя;
- дату действия документа;
- дату выдачи, подпись представителя.
Вот как выглядит такой образец:
С 2022 года порядок приобретения ЭЦП изменился. Теперь для этого нельзя выбрать любой удостоверяющий центр. Их разделили по категориям получателей.
Руководителям компаний, ИП, нотариусам квалифицированные ЭП выдают УЦ Федеральной налоговой службы. Физлицам и сотрудникам, выступающим от имени юрлица по уполномочивающему документу, — коммерческие центры. Представителям финансовых, кредитных компаний — УЦ Банка России.
Еще одна категория — госслужащие, занимающие руководящие должности на федеральном, региональном и местном уровнях, и руководители частных компаний, пользующиеся средствами из госбюджета. Им выдают ЭЦП центры Федерального казначейства (подп. «а» п.
5 Приказа Федерального казначейства РФ № 21н от 15.06.2021, ч. 3 ст. 17.2 и ст.
17.4 ФЗ № 63). Таким лицам понадобится доверенность на получение сертификата электронной подписи в Казначействе, в которой следует прописать необходимые полномочия.
Вот образец такого документа для Казначейства:
ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»
ИНН 1234567898 КПП 123456789
123456, г. Москва, 3-й бюджетный проезд, д. 1
г. Москва 25 Мая 2022 г.
Настоящей доверенностью Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр» (далее — Заявитель) в лице генерального директора Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании Устава, уполномочивает заместителя директора Сидорова Сидора Сидоровича, паспорт серии 1234 № 123456 выдан ОУФМС по г. Москве 15.12.2015,
совершать следующие действия в Удостоверяющем центре Федерального казначейства по г. Москве:
- Владение сертификатом.
- Подписание документов с использованием сертификата от имени Заявителя.
- Предоставление в УЦ ФК комплекта документов для получения сертификата и изменения его статуса.
- Ознакомление с содержанием получаемого сертификата.
- Получение руководства по обеспечению безопасности использования квалифицированной электронной подписи и средств электронной подписи.
Настоящая доверенность выдана по «31» декабря 2022 г. Без права передоверия.
Собственноручную подпись Сидорова С.С. Сидоров удостоверяю.
Директор Иванов Иванов И.И.
к содержанию ↑Доверенность на использование электронной подписи
В крупных организациях оформлять использование ЭЦП целесообразно на различных сотрудников, например:
- заместителей руководителя и коммерческих директоров — для финансово-экономических сделок компании;
- главных бухгалтеров и экономистов — для сдачи статистической и бухотчетности;
- менеджеров — для заключения контрактов.
С 2023 г. порядок использования ЭЦП изменится. По закону, подписывать документы от имени юрлица вправе только глава компании. Остальным сотрудникам придется получать собственную ЭП как физлица в аккредитованных коммерческих УЦ.
ВАЖНО!
Чтобы подтвердить полномочия для заверения налоговой и бухгалтерской отчетности, придется отправить в ФНС доверенность на передачу электронной подписи от конкретной компании. В 2022 ее допускается оформить на бумаге или в цифровом виде, а с 1 января 2023 года — только в цифровом. Ее еще называют машиночитаемой (пп.
2 п. 1 ст. 17.2, п.
2 ст. 17.3 ФЗ № 63).
Чтобы передать полномочия на использование ЭЦП ответственным сотрудникам, директор оформляет, например, электронную доверенность СБИС, Тензор, Росказна и иных специальных онлайн-сервисов.
Если в компании несколько бухгалтеров, то целесообразно оформить ЭЦП и уполномочивающий документ на каждого из них. Для этого сотруднику требуется только получить ее как физлицу и зарегистрировать, к примеру, доверенность на электронную подпись для бухгалтера для СБИС в Федеральной налоговой службе.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как сдать отчетность по налогам и страховым взносам в электронном виде по ТКС. Используйте эти инструкции бесплатно.
Получите бесплатный доступ , чтобы прочитать.
к содержанию ↑Образец доверенности на использование ЭЦП
Ответственность за использование ЭЦП без доверенности
Ни в одном нормативном акте нет нормы, предполагающей передачу ЭЦП сторонним лицам. Напротив, закон обязывает ее владельца обеспечить конфиденциальность (ст. 10 ФЗ № 63). Но нет и нормы, предусматривающей ответственность за применение чужой ЭП.
За саму ее передачу другому лицу не накажут. Наказание последует за неправомерные действия с помощью нее. К примеру, если злоумышленник совершил мошеннические действия и получил незаконные деньги, то ему грозит наказание по ст.
159 УК РФ — за хищение чужого имущества. Но директору, передавшему подчиненному возможность использовать ЭЦП, еще предстоит доказать, что в тот момент незаконные действия совершал не он. Если это сделать не удастся, то накажут владельца ЭЦП.
к содержанию ↑Образец доверенности на получение сертификата ключа ЭЦП для казначейства
«Как и любое другой документ доверенность на получение электронной подписи, должна быть должным образом оформлена.»
- Полные реквизиты лица, которое выдает такой акт, адрес в том числе
- Число составления бумаги и полный срок его законности
- Полные данные (адрес прописки, данные паспорта и ФИО) лица, на которое оформляется подпись и занимаемая им должность
- Все реквизиты человека, которого наделяют правом получить электронную подпись
- Реквизиты удостоверяющего центра, который выдает подпись
Данная бумага должна местить такую информацию-о том, что получатель имеет право ставить подпись на бумагах, которые связаны с получением ЭП. Данный акт составляется по основным единым правилам как для юр лица, так и для физических лиц. В последнем случае возможна лишь дополнительная информация о нотариусе, который занимался оформлением доверенности.
(Видео: «Электронная цифровая подпись. Как получить и для чего нужна ЭЦП»)
к содержанию ↑Как правильно составить доверенность на получение ЭПЦ в 2024 году
Любая организация имеет право составлять данный документ самостоятельно. Но если составитель является юридическим лицом, для него тоже существуют определенные правила. Бумага должна соответствовать всем нормам, касательно смысла, формальных моментов и прочее.
Чтобы правильно все оформить существует некий шаблон:
- Шапка. В ней докладно указываются реквизиты сторон. Полная информация по фирме, место и дата регистрации, ИНН и инфа о физических лицах.
- Основная часть. Тут подробно должна быть изложена информация о человеке и на каких основаниях он получает право на электронную подпись. Важным пунктом, о котором не стоит забывать считается дата окончания действия полномочий уполномоченного лица, а также полный список действий, которые может доверенный совершать.
- Заключительная часть. Полные названия и данные сторон заключаемого документа и подписи всех участников.
Удостоверяющий центр может отказать представителю в полномочиях если:
- Документ имеет реквизиты только владельца или представляющего лица
- Указано несколько человек в одном доверительном документе
- Подписи рознятся — к примеру, в паспорте одна подпись, а на бумаге другая
- В случае если информация и реквизиты обеих сторон, заполнены разными прочерками или не одинаковыми ручками (другой цвет пасты)
- Когда у юридического лица отсутствует печатка
- Если в бумаге нет хотя бы одного пункта
Юридическую силу имеет только бумага, которая составлена в письменном виде. Рассматривая законы можно заметить, что при составлении акта на получение нет основных законных требований, потому нужно придерживаться правил гражданского кодекса и ст. 186.
к содержанию ↑Образец доверенности на получение и использование ЭЦП
- Скачать бланк доверенностина право владения и использования ЭЦП
- ДОВЕРЕННОСТЬ на получение сертификата электронной подписи
- Доверенности от юридического лица
- На получение и использование ЭЦП
О сроках действия
Согласно российскому законодательству действовать генеральная, бухгалтерская или доверенность другого формата может в течение трех лет, после даты, когда на ней были поставлены подписи сторон.
«Если акт доверенности без даты — она недействительна.»
Действие акта полностью прекращается по автоматическим причинам в случае:
- Полностью истекли сроки
- Документ отменили соответствующим заявлением
- Доверенный человек полностью отказывается выполнять требования
- Компания или фирма прекращает полностью свою трудовую деятельность
- Самоликвидация юрлица
- Смерть одного из участников подписания акта (доверителя или доверенного)
- Недееспособность, одной из сторон, которые пописывали доверенность
- В случае если человек участвующий в доверенности признан безвестно пропавшим
Самые оптимальные сроки составления акта на получения ЭЦП — это один год. Почему? Ответ прост: подпись имеет юридическую силу в течении одного года. Но как известно, все сроки возможно продлить.
По всем правилам гражданского кодекса РФ данную бумагу заверять нотариально не обязательно. Все процессы визируются подписями и печатями. Очень часто практикуют составление данного акта организации, по причине того, что гендиректор и его уполномоченное лицо не могут контролировать все процессы одновременно.
(Видео: «ЭЦП на Юридическое лицо с правом подписи на сотрудника..»)
Зачастую всеми процессами, связанными с оформлением различных бумаг, занимается юридический отдел компании, а за отсутствием законодательного шаблона и правил, составляется данная бумага в произвольной форме. Структура акта должна содержать в себе все полномочия доверенного лица, его обязанности, реквизиты сторон, все контактные данные подписавшихся лиц, а также возможность составить пере доверенность (случаи бывают разные). Самым обязательным пунктом в акте о передаче прав на получение ЭЦП является дата, без нее все дальнейшие действия участников договора являются бессмысленными.
Шаблон, по которому пишут доверенность одинаковый как для обычных людей, так и для крупных компаний.
к содержанию ↑Как доверенному лицу получить ЭЦП в 2024 году?
Приемом документов занимается аккредитованный удостоверяющий центр, туда нужно подать доверенность в двух экземплярах и весь базовый пакет требующихся документов. Весь набор бумаг для подачи не меняется (такой же, как и при личном оформлении цифровой подписи) добавляется только паспорт доверенного. Сроки изготовления и постановки в реестр электронной подписи — от трех до пяти дней, так что не стоит переживать о сроках доверительного акта.
Важно также помнить, что обращение по доверенности стоит подать у установленные сроки действия документа. Юристы настоятельно рекомендуют устанавливать лимит времени, так как по данному акту есть возможность обратиться повторно для получения ЭЦП, при и этом старая подпись просто аннулируется. Также есть еще один нюанс, доверенное лицо может не только подавать бумаги на получение, а также получать на руки всю техническую и цифровую информацию для пользования подписью, все эти права должны быть прописаны в обязательном порядке в доверенности.
В другом случае цифровой сертификат заявителю придётся получать лично.
Существует два вида ЭК — открытый и закрытый. Открытый ключ — используется для проверки подаваемых документов для ЭЦП. Два представленных ключа работать смогут только в паре.
На открытый ключ удостоверяющий центр выдаёт сертификат, который автоматически передается с письмом, которое подписано ЭП. В библиотеке УЦ хранятся все открытые ключи, без возможности их подделки и изменения. Установка сертификата на персональный компьютер производится с помощью программы криптозащиты.
Установка электронной цифровой подписи производится по установленному акту, сделать это нужно в десяти дневной срок после подачи заявления в УЦ. Сертификат обладает ограниченным сроком действия, по истечению последнего потребуется повторять процедуру по новой. На сегодняшний день существует возможность получить USB-токен с записью цифровой подписи при помощи курьерской доставки.
В случае если законным представителем является другая организация: важно указывать все данные и реквизиты фирмы и уполномоченного лица, который будет представлять интересы доверителя (ФИО, адрес и должность).
По итогам статьи об электронном ключе, и его получении, нужно сказать одно — что все свои действия и права, а также действия доверенного человека важно юридически оформлять на бумаге и закреплять все подписями и печатями. Во избежание непонятных ситуаций и недоразумений. Даже если вы доверили кому-то важное дело, связанное с подачей каких-либо документов, без подписи и даты на акте ни один уполномоченный орган не примет такие документы.
Нотариальное заверение не всегда потребуется, но в некоторых случаях стоит обратиться к нотариусу.
к содержанию ↑Разновидности ЭЦП
- простая;
- усиленная.
Простая ЭЦП формируется путем применения определенной кодировки, паролей или других подобных механизмов, которые имеют своей целью определение факта подписания документации конкретным человеком.
Как правило, организации используют усиленную подпись. При выдаче доверенности на получение ЭЦП для юридических лиц конкретный вид подписи указывать не обязательно, т.к. он должен быть отражен в договоре между лицом и удостоверяющим центром.
Усиленная подпись используется с помощью специального ключа. Усиленными видами электронных подписей являются:
- неквалифицированная (НЭЦП);
- квалифицированная (КЭЦП).
Признаки усиленных подписей таковы:
- применение ключа подписи;
- возможность идентифицировать человека, подписавшего документ;
- с ее помощью можно отследить изменения в электронном документе.
Указанные признаки характерны для всех усиленных подписей. КЭЦП отражает в себе все вышеуказанные критерии, а кроме этого:
- ключ проверки КЭЦП прописывается в специальном сертификате;
- для КЭЦП применяются специальные средства, соответствующие отдельным требованиям законодательства.
Доверенность на ЭЦП
Формирование сертификата ключа проверки ЭЦП и его выдача производится только после идентификации личности получателя либо полномочий лица, действующего от имени заявителя. Это прямо следует из положений ст. 13 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ .
Рассмотрим нормы, указывающие на необходимость наличия доверенности на получение ЭЦП в Казначействе.
Согласно п. 5.5 Регламента (утв. Приказом Казначейства России от 31.07.2015 N 197) при обращении за сертификатом ЭЦП заявителю понадобится представить следующие документы:
- заявление с указанием данных, предусмотренных Регламентом;
- копию паспорта;
- согласие на проверку и работу с персональной информацией о заявителе;
- копию пенсионного свидетельства;
- файл запроса сертификата, размещенный на съемном носителе;
- доверенность, подтверждающую полномочия заявителя, и др. (п. 5.5 Регламента).
Вышеуказанная доверенность должна содержать указание на право:
- владения сертификатом;
- представления в удостоверяющий центр необходимой информации и документов;
- знать информацию, указанную в сертификате;
- получения инструкции по безопасности применения ЭЦП.
Указанные документы подаются в удостоверяющий центр самим заявителем или его уполномоченным лицом. Во втором случае понадобится направить в удостоверяющий центр:
- копию паспорта уполномоченного лица;
- его разрешение на проверку и работу с персональной информацией.
Представленная заявителем доверенность на использование ЭЦП хранится в Казначействе с соблюдением законодательства о персональных данных.
Документы, в которых должна проставляться подпись руководителя соответствующей организации, должны сопровождаться документацией, подтверждающей его полномочия.
Без представления указанных документов сертификат ЭЦП не формируется и не выдается.
к содержанию ↑Как оформить доверенность на получение и использование электронной подписи
Руководитель предприятия вправе предоставить сотрудникам право подписи документов, в том числе электронно. Для этого потребуется электронная цифровая подпись (ЭЦП). Рассказываем, как сделать ЭЦП по доверенности на сотрудника от организации.
| Скачать бланк доверенности на сотрудника на право подписи документов ЭЦП в Word |
| Скачать образец доверенности для передачи права подписи электронных документов |
| Скачать образец доверенности на передачу электронной подписи бухгалтеру |
| Скачать образец доверенности от ИП на подписание документов электронной подписью в ФНС |
Можно ли оформить ЭЦП по доверенности
Чтобы получить электронную цифровую подпись для организации на имя директора, руководителю необходимо лично обратиться в ФНС.
Ранее выдачей сертификатов занимались удостоверяющие центры, с 2022 года это полномочие передали налоговой. Удостоверяющие центры по-прежнему оформляют подписи, но только на физлиц — сотрудников компании.
ВАЖНО!
Налоговая пояснила в Письме № ПА-19-24/220@ от 30.09.2022 : выдача ЭЦП по нотариальной доверенности не допускается, руководителю необходимо лично присутствовать в инспекции. Если за сертификатом придет представитель — в оформлении откажут.
Подробнее: ФНС разъяснила, можно ли получить электронную подпись по доверенности
Если ключ оформляется на работника организации в удостоверяющем центре, то ключ допустимо получить как работнику лично, так и представителю. Для оформления сотруднику потребуется письменное полномочие от организации, подтверждающее право на подписание бумаг.
к содержанию ↑Как составить полномочия на оформление ЭЦП
Для оформления сертификата необходимо обратиться в удостоверяющий центр (УЦ). Для этого оставляют заявку на сайте, по телефону или составляют письмо от имени руководителя.
В УЦ оформляют доверенность для ЭЦП Казначейства на сотрудника для сдачи отчетов, для участия в торгах, для сдачи отчетности в ФНС и пр.
УЦ примет заявку и предоставит список бумаг для изготовления сертификата. Если ключ выпускают на сотрудника организации, то УЦ направит запрос: прошу оформить доверенность на право подписи документов ЭЦП сотрудником предприятия. Это требуется для подтверждения легитимности выпуска ключа.
Полномочия составляют в свободном формате или по образцу УЦ. Нотариальное заверение не требуется, достаточно подписи руководителя и печати предприятия.
При составлении документа соблюдайте требования ГК РФ:
- укажите дату и место составления;
- впишите наименование организации и ФИО представителя, его паспортные данные;
- перечислите права представителя;
- укажите срок действия (если не указать — действует один год);
- подпишите у руководителя и поставьте печать организации.
Вот образец доверенности на электронную подпись документов для УЦ:
Как составить доверенность на получение ЭЦП
После того как ключ выпущен, его необходимо получить в удостоверяющем центре или у курьера. В отличие от ФНС, в УЦ допустимо получение носителя с сертификатом представителем сотрудника или организации.
Для получения ключа потребуются письменные полномочия. Их допустимо указать в общем документе на оформление и получение сертификата или отдельно:
«10» февраля 2023 г.
Общество с ограниченной ответственностью «Идеальная организация» (адрес: 123456, г. Идеальный, улица Идеальная, дом 1, ОГРН/ ОКПО 1234567891011/ 12345678 ИНН/КПП 1213141516/111111111) в лице генерального директора Идеального Ивана Ивановича, действующего на основании Устава, уполномочивает:
Смирнову Валентину Федоровну (дата рождения — 05.01.1985, место рождения — г. Горький, паспорт РФ серии 4545 № 123456, выдан отделом УФМС по Нижегородской области в Нижегородском районе г. Нижнего Новгорода 28.02.2012, адрес регистрации по месту жительства: г.
Идеальный, ул. Щербакова, д. 11/10, корп.
3, кв. 17)
представлять интересы ООО «Идеальная организация» в удостоверяющем центре ООО «Андромеда» (ОГРН 11111111111111) по вопросам получения ЭЦП ООО «Идеальная организация» на имя Смирновой В.Ф., в том числе:
- подписывать и подавать заявление и необходимые документы;
- подписать договор на оказание услуг удостоверяющим центром;
- получить ключ ЭЦП, ключ проверки на носителе ключа — Рутокен, JaCarta, eToken и иные;
- получить сертификат ключа проверки;
- подписывать расписки о получении (акты приемки) сертификата ключа проверки, носителя ключа и иные необходимые документы.
Полномочия выданы на срок по 31.12.2023 включительно без права передоверия другим лицам.
Генеральный директор Идеальный /И.И. Идеальный/
к содержанию ↑Как составить документ на использование ЭЦП
Если сертификат выпущен и получен подписантом, то он вправе пользоваться ключом без ограничений.
Сертификат принадлежит тому лицу, на чье имя он выпущен. Передача носителя другим лицам прямо не запрещена, но и не предусмотрена законом. На практике один сертификат использует несколько сотрудников для подписи бумаг от имени руководителя.
Так происходит при подаче заявок на участие в торгах, при подписании большого объема документов.
Чтобы обезопасить себя от противоправных действий, рекомендуем оформить письменные полномочия на лиц, использующих сертификат.
Вот образец доверенности на право использования ЭЦП в организации сотрудниками:
- инструкция по оформлению поручительства на представление интересов в ФАС;
- образец поручительства для участия в госзакупках по 44-ФЗ;
- инструкция по составлению поручительства для ведения дела в суде.
Об авторе этой статьи
Александра Челозерцева В 2017 году окончила НФИ КемГУ по специальности «юриспруденция». Начала работу помощником арбитражного управляющего (банкротство). Спустя 1,5 года перешла в администрацию бизнес-центра на должность руководителя юр.
отдела. Сопровождаю бизнес.
Следующая