Образец письма: Просьба о содействии в решении вопроса
Какие смысловые компоненты повысят вероятность отклика адресата на вашу просьбу?
Действенность письма-просьбы в разы повышается, если в письме используются следующие смысловые компоненты:
- Предельно внятно сформулирована суть просьбы.
- Адресат видит свой интерес в положительной реакции на просьбу или осознает важность своей помощи вам
- Адресат видит важность предмета просьбы для вас
- Адресат видит внимание и уважение к своей личности
- Есть факты, конкретика
- Верно выбран стиль общения
- Обозначены позитивные или негативные перспективы, зависящие от качества ответа адресата на вашу просьбу
Посмотрите на письма-просьбы, написанные с использованием этих компонентов
Письмо-просьба 1
Уважаемый Андрей Иванович! (Персональное обращение)
Обращаюсь к Вам с просьбой решить ситуацию, сложившуюся с реализацией проекта ХХХ. (Персональная направленность. Внятное указание на суть просьбы)
Ситуация вызывает у нас крайне беспокойство и нам очень хотелось бы урегулировать ее благоприятным для обеих сторон образом. (Важность ситуации для нас. Наше желание и заинтересованность в благоприятном для обеих сторон решении.
Доверительно-деловой стиль)
Согласно условиям договора № А-122 от 20.12.2017. п. 4.3.
«MMM» должно произвести в адрес «ООО» отправку контрольных образцов за 60 дней до начала плановой поставки продукции. При этом в ходе нашей личной встречи 04.02.18. мы условились, что отправка будет произведена вами на 10 дней раньше срока, зафиксированного в контракте.
Этот факт мы зафиксировали в последующей переписке. Рассчитывая получить от вас контрольные образцы не позднее 01.03.19., мы сдвинули в сторону опережения все работы по проекту. Однако на данный момент (03.03.19) мы так и не получили контрольных образцов, а это влечет за собой определенные сложности в качественном протекании дальнейших процессов.
(Внятное изложение ситуации, использование фактов. Указание на важность ситуации для нас).
Я допускаю, что какие-то обстоятельства не позволили вам выполнить договоренности. Отставание по срокам пока еще не критично. Если до 06.03.18.
мы сможем получить образцы, то у нас есть все шансы в успешной реализации проекта, который важен и для вас, и для нас. Я уверен, что вы тоже заинтересованы в благоприятном развитии ситуации. (Уважение к личности адресата.
Возможность «сохранить лицо». Информация о позитивных перспективах, зависящих от качества реакции на просьбу)
Буду очень благодарен за информацию о действиях по выполнению наших договоренностей. (Внятное указание на желаемые действия, явившиеся причиной просьбы. Доверительно-деловой стиль общения).
Иван Иванович Иванов
Письмо-просьба 2
Добрый день, Елена! (Персональное обращение)
Пишу, чтобы попросить Вас о содействии в решении крайне важного для нас вопроса. Речь идет об обеспечении питьевой водой участников предстоящего тренинга (3 июля 2019 года) (Персональная направленность. Информационная внятность просьбы.
Информация о важности ситуации для нас)
Суть ситуации: 3.07.19. мы проводим тренинг для 3 групп линейных руководителей (всего 60 человек). По ряду обстоятельств тренинг проводится в субботу в корпусе D, аудитории А-212, А-213, А-214.
В аудиториях этого корпуса нет кулеров. И решить ситуацию путем покупки бутылированной воды мы также не можем (не предусмотрено бюджетом). При этом питьевая вода людям необходима: находясь в летнее время 8 часов в помещении, жизненно необходимо иметь возможность утолить жажду.
Решением ситуации могла быть возможность заблаговременно перенести в каждую из аудиторий по 1 кулеру из приемных финансового контролера, руководителя службы качества и руководителя юридической службы (обучение проводится в выходной день и отсутствие кулеров в приемных не будет иметь негативных последствий).
Такое решение мы уже использовали в мае 2018 года во время краткосрочного внутреннего обучения секретарей. Тогда такой вариант был реализован по устному распоряжению директора. (Внятное изложение ситуации, использование фактов.
Указание на важность ситуации для нас)
В данный момент решение ситуации возможно только при Вашем личном участии. (Важность личной помощи адресата)
Елена, я буду очень признательна, если Вы сможете нам помочь. Дайте, пожалуйста, знать, несколько это возможно. (Верный выбор стиля: доверительно-деловой стиль)
Куратор обучающих проектов
Помните, что шанс получить положительный ответ на просьбу во многом зависит от внятности вашего письма, вашего умения звучать аргументированно, достойно и уважительно по отношению к адресату.