Как оформить доверенность на получение и отправку писем от организации

Доверенность для Почты России от юрлица выдается в письменной форме и подписывается руководителем организации. О том, какие именно права можно передать представителю и как правильно оформить доверенность, читайте в статье.

Вам помогут документы и бланки:

• Когда нужна доверенность для получения и отправки корреспонденции
• Форма и срок действия доверенности
• Образец доверенности на почту от организации
• Нюансы оформления доверенности от юридического лица
• Итоги

к содержанию ↑

Когда нужна доверенность для получения и отправки корреспонденции

От имени ООО без доверенности может действовать руководитель — директор, гендиректор, президент. Его права могут быть переданы другому человеку, но только по доверенности.

Нужна ли доверенность на отправку и получение почты? Чаще всего да.

Самая простая ситуация: на имя организации пришло извещение о входящей корреспонденции, кому-то нужно пойти на почту и получить ее. Как правило, эти задачи выполняют рядовые сотрудники, а при увеличении документооборота нанимают курьера или договариваются с почтовой организацией о доставке писем. Человек, который не имеет полномочий на получение корреспонденции для организации, придя на почту, ничего не сможет получить.

Но если вам нужно уведомление о вручении или вы направляете посылку, важные документы и т. д., придется обращаться к сотруднику почты. Нужно подтвердить личность отправителя.

А если от вашего имени действует представитель, то его право на отправку корреспонденции нужно подтвердить, предъявив доверенность.

к содержанию ↑

Форма и срок действия доверенности

Доверенность составляется только в письменной форме. Удостоверять документ нотариально не нужно, поскольку такая обязанность определена законом только для ограниченного количества случаев, и направление и отправка почты в этот список не входят.

Выдает документ руководитель компании. Форма доверенности официально не утверждена. Мы рекомендуем оформлять ее на бланке организации, хотя это и необязательно. Однако так она будет выглядеть более официально. Можно поставить печать, если она есть.

Важно! Не забудьте указать, когда именно выдана доверенность. Без этой информации документ не имеет юридической силы.

Доверенность можно выдать на любой срок — раньше были ограничения, сегодня их нет. Если забыть указать срок действия доверенности, то по умолчанию он будет равен одному году. Если вы прямо укажете, что доверенность действует, например, 3 года, то она будет действовать 3 года с даты выдачи.

Можно указать конкретную дату, когда срок доверенности истекает, например: 12 марта 2025 года.

к содержанию ↑

Образец доверенности на почту от организации

Структура доверенности произвольная, но мы рекомендуем придерживаться следующего формата:

1. Название (доверенность).
2. Место выдачи (например, Москва).
3. Дата выдачи прописью (например, второе октября две тысячи двадцать третьего года).
4. Кем выдана (название, ОГРН, ИНН организации, Ф.И.О. директора, серия и номер паспорта, адрес регистрации, основание, на котором он действует, например устав).
5. Данные о том, кто наделяется правами по доверенности (Ф.И.О., паспортные данные, адрес регистрации).
6. Права человека, которому выдается доверенность (получать/отправлять корреспонденцию).
7. Срок действия доверенности.
8. Подпись директора организации.

к содержанию ↑

Нюансы оформления доверенности от юридического лица

Доверенность от юридического лица практически ничем не отличается от любой другой. Законодательное регулирование для составления доверенностей физическими и юридическими лицами общее. Однако есть нюансы, на которые нужно обратить внимание:

1. Доверенность от имени компании выдает руководитель.
2. Данные о доверителе в доверенности прописываются несколько иначе. Если бы доверенность выдавалась физическим лицом, мы бы указали Ф.И.О., паспортные данные, а потом адрес регистрации. При выдаче доверенности компанией сначала указываются данные организации, потом информация о ее руководителе, который действует от имени компании, и основание, на котором он действует, например устав. Такой порядок характерен для сделок, совершенных от имени юридического лица.
3. Возможность поставить печать на доверенность. У физлиц нет печатей в отличие от организаций.

к содержанию ↑

Образец доверенности на получение почтовой корреспонденции

Доверенность на получение и отправление почты обязательна для юридического лица ,если почту не возит сам директор. Физическому лицу доверенность нужна, если оно не может лично ходить на почту для отправки и получения заказных и ценных писем, посылок, т.е. тех почтовых отправлений, где нужен его паспорт.

Доверенность на получение и отправление почты между физическими лицамиПроверено экспертомДоверенность на получение и отправление почты от юридического лицаПроверено экспертом

к содержанию ↑

Можно ли получать почту по доверенности

Доверенность могут выдавать и физлица, и организации.

О выдаче доверенности нужно позаботиться заранее. Тогда посылка или письмо не будут отправлены назад из-за того, что их не забрали вовремя.

к содержанию ↑

Особенности составления документа

Доверенность на получение почты необходимо оформлять в том случае, если получатель корреспонденции по какой-либо причине не может лично прийти в отделение почтовой связи. Бланк доверенности на получение почты не имеет унифицированного образца, его можно оформить на обычном листе формата А4. Юридические лица могут оформлять доверенность на своем фирменном бланке.

В большинстве случаев доверенность на получение корреспонденции на почте не нужно заверять нотариально. Но если речь идет о получении денежного перевода, пенсии, пособий и иных выплат – документ придется заверить у нотариуса.

Также документ может заверить:

• руководитель местной администрации;
• администрация медицинского учреждения, в котором доверитель проходит лечение;
• руководитель компании, в которой работает доверитель;
• руководитель образовательного учреждения, в котором учится доверитель.

Кроме того, доверенность на получение корреспонденции можно составить прямо в почтовом отделении, а заверить ее сможет руководитель почты.

• Документ должен быть составлен в письменном виде. При оформлении следует учитывать нормы, прописанные в ст. 185-189 ГК РФ.
• В доверенности на получение писем на почте необходимо указать исчерпывающий перечень полномочий доверенного лица.
• Если доверенность выдается организацией, ее должен подписать руководитель или иное лицо, уполномоченное на выдачу таких документов. Доверенность заверяют печатью (при наличии).
• Можно выписать несколько доверенностей на разных лиц, указав в них одинаковые для всех полномочия по получению корреспонденции.
• Доверенность на получение писем и посылок может быть разовой (выдается на однократное совершение действия) или специальной (предоставляет доверенному лицу право на получение корреспонденции на постоянной основе, в течение всего срока действия доверенности). Также можно использовать генеральную доверенность с обширным перечнем полномочий, в числе которых будет указано и право получать почтовые отправления.

Есть несколько вариантов получения писем и посылок на почте с использованием доверенности на получение почтовой корреспонденции:

• Предъявить работнику почты вместе с паспортом разовую доверенность на получение конкретного отправления. Такую доверенность оставляют на почте.
• Предъявить паспорт, оригинал и копию доверенности. Копию оставляют на почте.
• Оставить на хранение сотрудникам «Почты России» доверенность на получение посылки или письма в оригинале. Затем при получении писем и посылок предъявлять им только паспорт.

к содержанию ↑

Какие сведения обязательно нужно указать в документе:

• Дата оформления (прописью).
• Информация о доверителе и его представителе.
• Перечень полномочий, делегированных представителю.
• Срок действия доверенности на получение посылки, писем.
• Подписи обеих сторон.

Доверенность на получение почтовых отправлений может быть оформлена без указания срока ее действия. Тогда она автоматически будет действовать в течение года. Дата выдачи доверенности относится к обязательным реквизитам, без нее документ не будет иметь никакой силы.

к содержанию ↑

Как составить документ

Доверенность от физического лица на получение почты составляется следующим образом:

• В верхней части документа указывают его полное наименование. Ниже нужно прописать дату и место составления.
• Далее следует указать Ф.И.О. доверителя, его паспортные данные, адрес. Если доверителем является юридическое лицо, в документе указывают его полное наименование, организационно-правовую форму, ИНН, Ф.И.О. руководителя, юридический адрес.
• После этого нужно указать, что доверитель уполномочивает своего представителя на получение почты. Здесь же прописывают информацию о доверенном лице.
• Затем указывают срок действия документа и возможность передоверия.
• Далее доверитель должен заверить подпись лица, которое будет вместо него забирать почтовую корреспонденцию.

Документ подписывает гражданин, на имя которого будет приходить корреспонденция, или руководитель организации, выдавшей доверенность.

к содержанию ↑

Доверенность на получение писем на почте, образец

Правила ФГУП «Почта России» по выдаче писем

Простые письма

Письма без трек-номера доставляются получателю в его почтовый ящик. Оформление каких-либо документов не требуется.

Заказные письма

Ценные письма

Это письма с объявленной стоимостью, которые также имеют свой уникальный трек-номер. Такие письма вручаются лично получателю или его доверенному согласно выданной доверенности, которая может быть оформлена как у нотариуса, так и в отделении связи.

Оформление доверенности в отделении связи

• Доверитель с паспортом и заполненным бланком доверенности обращается в почтовое отделение.
• Начальник отделения, (заместитель) сверяет данные паспорта с данными в доверенности и в графе: «В личности удостоверился» ставит свою подпись и указывает свои: Ф.И.О., должность и ставит оттиск (штемпель) почтового отделения.

Таким образом, доверенное лицо получает право на получение почтовой корреспонденции, кроме (денежных переводов и пенсий).

к содержанию ↑

Оформление доверенности у нотариуса

Доверитель с паспортом и данными паспорта доверенного лица обращается к нотариусу. Нотариус самостоятельно оформляет документ, предлагает доверителю поставить свою подпись и подписывает его сам, заверив документ печатями нотариальной конторы.

За нотариальные услуги будет взыскана госпошлина по утвержденным тарифам.

Пример доверенности на получение заказных писем

Образец доверенности на почту от организации

Структура доверенности произвольная, но мы рекомендуем придерживаться следующего формата:

1. Название (доверенность).
2. Место выдачи (например, Москва).
3. Дата выдачи прописью (например, второе октября две тысячи двадцать третьего года).
4. Кем выдана (название, ОГРН, ИНН организации, Ф.И.О. директора, серия и номер паспорта, адрес регистрации, основание, на котором он действует, например устав).
5. Данные о том, кто наделяется правами по доверенности (Ф.И.О., паспортные данные, адрес регистрации).
6. Права человека, которому выдается доверенность (получать/отправлять корреспонденцию).
7. Срок действия доверенности.
8. Подпись директора организации.

к содержанию ↑

Бланки (шаблоны) для заполнения доверенностей

к содержанию ↑

От физлица – физлицу

От юрлица – физлицу (сотруднику)

Важно

Помните, что помимо доверенности, на почте, при получении корреспонденции (заказных писем), доверенному лицу необходимо иметь гражданский паспорт или любой другой документ, который сможет удостоверить личность получателя.

Доверенность на получение почты

Доверенность на получение почты — это документ, который дает право получать письма и другие отправления не лично адресату, а его доверенному лицу.

Что выдают по доверенности

1. Простые (письма, открытки) получают без какого-либо особого подтверждения, так что доверенность на получение писем не нужна.
2. Отправления с объявленной ценностью, ценные письма выдают строго по верифицированным бумагам.
3. Заказные отправления также выдают по заверенной расписке.
4. Любые деньги — пенсию, перевод, другие выплаты — можно получить, когда доверенность на получение почтовых отправлений нотариально заверена.

к содержанию ↑

Кто может доверять право на получение почты

Доверенность на получение корреспонденции на почте может составить каждый гражданин России, если ему больше 18 лет. Оформляют ее также организации, при этом доверенными могут быть практически любые ее сотрудники.

Тому, кто будет забирать корреспонденцию, каждый раз нужно будет предъявлять свой паспорт и оригинал бумаги, подтверждающей его право взять отправление. Копия не подойдет.

к содержанию ↑

Доверенность для Почты России: оформление

Единых правил составления нет, ее можно создать в свободной форме. В расписке лишь должны указываться ключевые сведения:

• конкретное действие, для которого она составлена;
• город и дата;
• полное наименование фирмы-доверителя или должность и Ф.И.О. человека, который доверяет свои права;
• на основании каких нормативных актов он действует;
• Ф.И.О. и паспортные данные будущего получателя;
• для чего выдается документ и где он будет использован. Как правило, это Почта России; доверенность на получение корреспонденции может использоваться и в частных транспортных компаниях;
• на какой период выдается.

к содержанию ↑

Образец заполненного документа

Варианты заверения

Доверенность на получение почты подтверждается несколькими путями. От способа заверения зависит, какие отправления человек сможет забрать за доверителя:

1. Заверение у нотариуса. Дает право забирать любые письма, посылки и переводы. Заверение платное. Оформлением занимается доверитель, он предоставляет нотариусу паспортные данные свои и своего представителя.
2. Заверение в организации-работодателе, вузе или ссузе, если доверитель учится, а также больнице, если он проходит стационарное лечение. Подпишет бумагу руководитель организации, причем на бесплатной основе. Сроки выдачи не регламентированы, так что, возможно, придется подождать.
3. Подтверждение на почте. Нужно будет заполнить и принести доверенность на Почту России, взяв с собой паспорт. Заверять должен начальник отделения или его заместитель. Он поставит на образце визу «В личности удостоверился», впишет собственную должность и Ф.И.О., распишется и поставит календарный штамп отделения. Все это бесплатно. Обращаться с этим образцом доверенное лицо сможет только в то отделение, в котором он был заверен. В любых других отделениях он действовать не будет, поэтому стоит заранее подобрать удобный пункт выдачи.

к содержанию ↑

В каких случаях секретарю потребуется оформить доверенность на получение корреспонденции

Обязанность отправлять и получать корреспонденцию компании на почте, как правило, прописывают в трудовом договоре или должностной инструкции секретаря. Работодатель должен издать специальный приказ, в соответствии с которым ассистенту поручат дополнительный функционал, если в документах такую обязанность не оговорили. Только когда получение писем и посылок будет для секретаря официально оформленной обязанностью, он может получить статус представителя компании и действовать от ее имени на основании доверенности.

Поручитель может передать доверенному лицу все свои права на основании генеральной доверенности. Когда такие права передают на осуществление только определенного действия, оформляют простую доверенность. Например, доверенность на получение корреспонденции на почте.

При этом поручитель может доверить своему представителю получать только письма или только посылки и бандероли.

Должностная инструкция секретаря руководителя: образец от «Системы Кадры»

Доверенность на получение почты от организации необходима секретарю, ведь он не вправе получать корреспонденцию, адресат которой — юридическое лицо. А сам ассистент — физическое лицо и это подтверждает паспорт. Доверенность, которую выдают физическому лицу, устанавливает его права и полномочия на определенные действия от имени юридического лица — компании.

На основании общей доверенности на получении корреспонденции на почте доверенное лицо вправе принимать все виды почтовых отправлений:

• письма: и обычные, и заказные;
• телеграммы;
• посылки и бандероли, в том числе с объявленной ценностью;
• денежные переводы.

Шпаргалка от журнала «Справочник секретаря»: блок-схема регистрации входящих документов

к содержанию ↑

Как оформить доверенность на получение писем на почте

1. Физическое лицо, на имя которого организация выдает доверенность на получение почты, должно быть совершеннолетним. При этом необязательно, чтобы это был сотрудник предприятия.
2. Любой документ, который подтверждает полномочия физического лица, в том числе и доверенность на получение посылки на почте, считается действительным, только когда указан реквизит «Дата заполнения».
3. Так как унифицированной формы этого документа нет, в компании целесообразно самостоятельно разработать и использовать в учетной политике единый образец доверенности на получение почты.
4. Оформить доверенность можно на готовых бланках писем. Но лучше изготовить для этих целей специальный бланк и напечатать его типографским способом. Учтите все необходимые для этого вида документов реквизиты. Для этого сверьтесь с требованиями нового ГОСТ Р.7.0.97.-2016, чтобы минимизировать ошибки при заполнении.

Обратите внимание! Доверенность на получение корреспонденции на почте составляют в простой письменной форме. Заверять нотариально документы такого типа не нужно. Достаточно, если доверенность подпишет руководитель компании (ст.

Образец от «Системы Кадры»: доверенность на получение почты

к содержанию ↑

Виды доверенностей на получение почты и нюансы их оформления

Требования к оформлению доверенности зависят от того, долгосрочная они или разовая.

✔ Долгосрочные доверенности оформляют сотрудникам, в чьи должностные обязанности выходит получение корреспонденции компании. Как правило, бланк доверенности на получение посылки на почте в этом случае содержит графу «Срок действия документа». Если этот срок не указан, автоматически считается, что доверенность действительна в течение года со дня выдачи.

Долгосрочная доверенность на получение посылки на почте, образец от экспертов журнала «Справочник секретаря»

✔ Разовые доверенности оформляют, когда на почту за письмами и посылками отправляют сотрудника, которому нужно выполнить поручение один раз. Так бывает, например, когда сотрудник, который обычно отправляет и получает почту, заболел, ушел в отпуск или временно отсутствует. При оформлении разовой доверенности указывают конкретную дату, в течение которой действует документ, и вид отправления, которое нужно получить работнику.

Разовая доверенность на получение посылки, образец

к содержанию ↑

Какую информацию содержит доверенность на получение на почте России, образец

В соответствии с ГК РФ и требованиями, которые установила почта России доверенность на получение посылки и другой корреспонденции должна содержать сведения обо всех трех сторонах:

• организации-доверительнице;
• доверенном лице — сотруднике, на чье имя выписали документ;
• наименовании отделения Почты России, в котором доверенное лицо будет получать письма и посылки компании.

• полное наименование компании-доверителя с указанием организационно-правовой формы согласно Уставу;
• справочные сведения о компании: номера ОГРН и ИНН, индекс и почтовый адрес;
• должность лица, выдавшего доверенность, его фамилия и инициалы.

Что касается поручителя, доверенность на получение почты, оформленная на его имя, должна содержать следующую информацию:

• фамилию, имя и отчество гражданина полностью;
• название занимаемой должности, если это сотрудник организации-доверителя;
• дату и место рождения;
• реквизиты документа, которым удостоверяется его личность;
• сведения о месте регистрации.

Если доверенное лицо отправления будет получать через организацию «Почта России», доверенность на получение посылки или писем в текстовой части должна содержать информацию об адресе и номере отделения.

к содержанию ↑

Учет доверенностей на получение почты

Организация ведет учет долгосрочных и разовых доверенностей на получение корреспонденции на почте, которые оформляют сотрудникам. Это необходимо, чтобы контролировать сроки действия и своевременно переоформлять доверенности, срок действия которых заканчивается. Кроме того, учет необходим, поскольку сотрудники по этим документам могут получать разные почтовые отправления, в том числе, и ценные.

Журнал учета выданных доверенностей, образец заполнения от экспертов «Системы кадры»

Доверенности на получение почты организации оформляют, заполняют и учитывают по особым требованиям. Соблюдайте их, чтобы гарантировать сохранность и своевременное получение писем, посылок и бандеролей.

Следующая

РазноеОхрана труда