Что такое видеоконференция и как её организовать
У отечественных сервисов для видеосвязи серверы находятся в России, а значит, связь и подключение будут стабильными. Вам не придётся переживать, что доступ к платформе закроется и нужно будет искать и привыкать к чему-то другому.
Телемост — это бесплатная платформа для созвонов от Яндекса. Встречи не ограничены по времени, а подключиться может любой желающий. Достаточно перейти по ссылке-приглашению — не нужно авторизовываться или скачивать специальное приложение.
В статье «Как создать видеовстречу или трансляцию в Яндекс Телемосте» можно найти подробную инструкцию, которая поможет разобраться в настройках сервиса.
Чтобы было удобнее организовывать рабочие коммуникации, можно подключить онлайн-офис Яндекс 360 для бизнеса. Выбираете подходящий тариф, и можете пользоваться Телемостом и другими корпоративными сервисами на одной платформе.
VK Звонки — бесплатный сервис от VK. Можно звонить через свою страницу, а можно заходить без авторизации. Подключение работает через браузер и приложение — как на смартфоне, так и на компьютере.
Видеозвонки от Mail.ru — бесплатная платформа для видеоконференций. Можно отметить встречу в календаре площадки и отправить участникам ссылку-приглашение по Почте Mail.ru. Время созвонов не ограничено.
Планирование
Видеоконференцсвязь требует надлежащего предварительного планирования, особенно если ваши конференции рассчитаны более чем на пару человек. Чем больше времени вы потратите на планирование, тем больше шансов на то, что вы выберете наиболее подходящее время. Убедитесь, что вы учитываете разницу часовых поясов, иначе вы можете обнаружить, что некоторые из ваших участников могу не присоединиться к собранию вовремя.
Также обязательно укажите номер телефона к конференции на случай, если вам понадобится позвонить кому-нибудь в случае проблем. Большой размер шрифта на графических материалах важен, так как без него участники не смогут четко видеть изображение, даже если они попытаются сделать это, приблизившись к экрану!
к содержанию ↑На что обратить внимание:
- Определите дату и время встречи с участниками.
- Распределите повестку дня с указанием даты и времени встречи.
- Планируйте разницу часовых поясов.
- Зарезервируйте соответствующие конференц-залы во всех местах.
- Список участников и руководителей сайтов с номерами телефонов.
- Получить номер телефона и видео номера в каждой комнате.
- Подтвердите доступность сети и моста (при необходимости).
- Подготовьте наглядные пособия:
- При подготовке наглядных пособий используйте жирный шрифт 16-точечного шрифта или больше, примерно шесть слов на строку и шесть строк на страницу, альбомная ориентация. Черная надпись на белом фоне лучше всего.
- Знать графические возможности документ-камеры. Подтвердите запланированное посещение всех лиц.
Подготовка комнаты
В идеале, перед установкой оборудования для видеоконференцсвязи ваша комната должна быть оснащена оборудованием для достаточного освещения и предоставления звука, а также кондиционирования. Независимо от того, было ли это сделано, вы можете максимизировать эффективность своей видеоконференции, включив хотя бы весь свет, чтобы люди выглядели равномерно освещенными, чтобы избежать эффекта «енотового глаза». Если в комнате есть окна, закройте все жалюзи.
Выключите все дополнительные вентиляторы. Убедитесь, что все оборудование, необходимое для вашей конференции, находится в комнате и в рабочем состоянии. Стол должен быть обращен к мониторам, чтобы все находились на равном расстоянии от камеры.
к содержанию ↑Эффективность
Как и к личным встречам, к видеоконференциям надо готовиться. Разница между очной встречей и видеоконференцией заключается в том, что заседания, которые должным образом не подготовлены, хуже выглядят на видеоконференциях.
Все участники должны быть представлены, даже те, кто не может появиться на изображении камеры. Полезно иметь обозначение, определяющее местоположение каждого участника. Таким образом, люди знают с кем они говорят.
Это особенно важно в многоточечной конференции.
к содержанию ↑Как провести эффективную конференцию
- Начинайте и заканчивайте конференции вовремя
- Представьте участников друг другу
- Расскажите об предмете встречи, содержании и основных правилах
- Сделайте фокус на основных темах
- Суммируйте ключевые моменты беседы
- Поощряйте участие каждого в беседе
- Стимулируйте дискуссию:
- Задавайте прямые вопросы, особенно после каждой секции тем
- Поднимайте проблемы
- Спрашивайте мнение
Правила этикета
Правила этикеты проведения видеоконференции следует соблюдать, чтобы не произошел хаос на вашей встречи. Особенно это касается многоточечных конференций. Не забудьте отключить микрофон, когда говорит другая сторона.
Помните о задержке передачи. Если будет рассказана хорошая шутка, те, кто на вашем конце, будут смеяться, прежде чем те, кто на дальнем конце, услышат кульминацию. Избегайте быстрых движений во время видеоконференции.
Оборудование работает на основе того, что движется. Чем больше движение, тем труднее оборудованию справляться с передачей данных. Выглядеть как телеведущий не обязательно, одежда спокойных цветов создает лучшую картинку.
к содержанию ↑Советы участникам конференции
- Прибыть вовремя.
- Действуйте и говорите естественно.
- Имейте в виду задержку передачи и паузу для комментариев.
- Всегда отключайте звук при наборе на многоточечный вызов, пока не будет ваша очередь давайть комментарий.
- Не кашляйте в микрофоны, не перетасовывайте бумаги, не касайтесь предметов и не ведите посторонних разговоров.
- Сидите спокойно, не вертитесь на стуле.
- Избегайте резких движений во время разговора.
- Задавайте прямые вопросы.
- Избегайте одежды с чрезмерно подробными узорами.
- Избегайте ярких, кричащих украшений, которые отражают свет.
- Носите синие или пастельные рубашки вместо белых.
к содержанию ↑Для качественных видеоконференций необходимо использовать проверенное ПО. У нас вы можете приобрести VIDEOMOST — единю систему коммуникаций для каждого рабочего места!
Как эффективно использовать ВКС
Видеоконференцсвязь обеспечивает возможность проводить встречи, переговоры, совещания и другие коммуникации, не смотря на расстояния и экономя ресурсы. Наибольшую эффективность обеспечивает использование ВКС, исходя из стоящих конкретных задач бизнеса.
Каталог ВКС-решений и проектов доступен в разделе Видеоконференцсвязь
В числе главных преимуществ использования видеоконференций в бизнесе принято называть сокращения расходов на командировки, повышение эффективности использования рабочего времени и эффективность взаимодействия. Например, ВКС может обеспечить проведение максимально приближенное к реальным встречам мероприятие, поддержать оперативность связи руководства с территориально удаленными подчиненными или обеспечить эффективность взаимодействия удаленных рабочих групп в рамках совместных проектов. Кроме того, ВКС – это удобный и эффективный инструмент проведения обучения персонала без выезда преподавателя или дистанционного интервьюирования.
В разных отраслях и в разных бизнесах ВКС имеет свои преимущества и наиболее эффективные сценарии применения. Как правило, все очень индивидуально, считают в компании Polymedia: «Единого рецепта нет, практически и у каждого заказчика есть своя задача и своя уникальная потребность, которую нужно удовлетворить. Кто-то говорит о необходимости проведения сеансов многоточечной видеоконференции до 100 абонентов, где-то проблемы с качественными каналами связи, где-то ограниченный бюджет».
Однако условно можно рассмотреть несколько примеров системных конфигураций для специфических задач предприятий.
к содержанию ↑Интегрированная система для индивидуального использования
В настоящее время практически каждый сотрудник компании имеет на своем рабочем столе персональный компьютер и монитор. Современные технологии позволили интегрировать в монитор мощнейшие системы видеоконференцсвязи. Не занимая места на столе и не требуя никакого дополнительного оборудования, эти системы становятся незаменимым помощником руководителя, позволяют участвовать в совещаниях, не покидая рабочего места.
Системы поддерживают многоточечные соединения и подключения через IP и ISDN соединения.
к содержанию ↑Большой конференц-зал
Системы такого уровня должны обеспечивать превосходное качество изображения и звука, высочайшую скорость передачи, максимальную функциональность и удобное управление. Для обслуживания систем такого уровня требуется подготовленный персонал.
Возможные сложности
«Для крупных компаний сложности при использовании ВКС представляет существующая ИТ-инфраструктура, которая часто бывает «лоскутно-кусочной», реализованная на различных платформах, — считает Алексей Уляшкин, начальник проектного бюро компании «Делайт 2000″. — В таких случаях компаниям приходится или находить возможности для дальнейшей поддержки разнообразного, не всегда легко совместимого между собой оборудования, или полностью переводить всю компанию на новое решение».
Другим препятствием для внедрения ВКС на крупных предприятиях, по мнению эксперта, является разрыв между ИТ-службами и лицами, управляющими бизнесом: первые плохо понимают бизнес-задачи компании, а последние – не владеют информацией о всех возможностях использования новых технологий. В результате часто выбираются не самые эффективные и перспективные решения. Проблемы и перспективы российского рынка блокчейн.
Обзор TAdviser
Мнение экспертаСтаростин Владислав СанычНаконец, отсутствие единой видеоинфраструктуры предприятия, частью которой является видеосвязь, также создает сложности для внедрения и дальнейшего эффективного использования ВКС, считают в «Делайт 2000 (DeLight)».
«Помните, как постепенно входили в нашу жизнь системы ERP? Если сначала на предприятиях использовались отдельные программы для склада, бухгалтерии, управления персоналом и т.п.), то через некоторое время многие перешли на единую ERP-систему. То же самое происходит и с различными системами, работающими с видеоконтентом. Уже в ближайшие годы многие компании придут к выводу, что необходимо создавать корпоративную систему для управления всеми существующими в компании видеоресурсами на единой платформе», — отмечает Алексей Уляшкин.
По мнению Никиты Карпук, менеджера продуктов ВКС «Мегафона», основные сложности проектов ВКС возникают на этапе внедрения системы, когда появляется аппетит (некоторые дополнительные функции, необходимость интеграции с другими системами и пр.) и нужно удовлетворить его в рамках подписанного контракта. Также общая проблема – это отсутствие на российских предприятиях культуры видеообщения. Порой случается, что система ВКС развернута, но ей почти не пользуются, т.к.
есть барьеры и технического, и психологического характера.
к содержанию ↑«Самое главное — изначально хорошо представить, каким образом организация будет применять видеотехнологии», — считает Никита Карпук. По его мнению, с помощью решений ВКС можно усовершенствовать практически все рабочие процессы, которые в данный момент предполагают использование телефонии, электронной почты или командировок. Правильность определения таких задач будет напрямую влиять на окупаемость инвестиций в ВКС.
Во время встречи:
8. Соблюдайте правила и формат встречи, озвученные ведущими. Следование правилам на видеовстречах критичнее, чем на очных встречах.
9. Не говорите одновременно с другим участником — в этом случае не будет слышно ни одного из вас. Дождитесь своей очереди или подайте сигнал о желании высказаться.
10. Когда говорите, старайтесь чаще смотреть в объектив камеры, а не на экран с изображением себя. Это создаст у слушателей ощущение, что вы смотрите на них.
11. Отдавайте предпочтение режиму «Показать всех участников», чтобы видеть все лица, а не только того, кто сейчас говорит.
12. Если у вас проблемы со звуком или вы находитесь в шумном месте, а наушников нет под рукой, включите субтитры.
13. Ограничьте ненамеренные движения. Замечали, насколько сложно не отвлекаться на включенный телевизор, входящего в комнату или проходящего мимо человека? Любое движение привлекает внимание.
Поднимайте руку, только если это сигнал, чтобы взять слово. И не держите ноутбук на коленях (хоть он и называется laptop).
14. Не занимайтесь параллельно другими делами. Фокусировка решает! Если во время встречи вы можете заниматься чем-то другим — вероятно, более важным, — то точно ли вам интересна эта встреча, и действительно ли вы нужны на ней? Присутствуйте на встрече полностью — это особенно критично при дистанционной работе.
15. Фиксируйте meeting minutes во время каждой встречи. В результатах встречи полезно фиксировать:
- повтор повестки с отметками, какие пункты были пройдены;
- решения и критерии их принятия, договоренности, задачи и исполнители, следующие шаги;
- обсуждаемые документы и слайды, созданные материалы, доски дискуссий и мозговых штурмов.
Спикерам и организаторам встреч:
16. Будьте гораздо эмоциональнее и выразительнее, чем при живом общении. Серьезно: намного-намного лучше артикулируйте! Если сомневаетесь, посмотрите запись проведенной вами встречи и проанализируйте свою подачу со стороны.
Если выглядите и звучите энергично, то оставьте, как есть. Если утомительно — срочно поднимайте бегунки эквалайзера повыше.
17. Перед каждым следующим блоком показывайте и оглашайте более детальную повестку.
18. Подсвечивайте активный тезис на слайде. Допустим, на вашем слайде шесть тезисов, которые вы будете комментировать по две минуты каждый. Если слушатель отвлечется от рассказа, ему будет сложно вернуться в контекст.
19. Показывайте только нужное окно, а не весь рабочий стол. Наблюдали такую ситуацию: ведущий показывает презентацию или демонстрирует систему, а справа выскакивает сообщение? И хорошо, если сообщение по рабочему вопросу, но всякое бывает.
20. При устной дискуссии объявите количество ответчиков и ограничение времени на каждый ответ. Выводите крупный таймер обратного отсчета, чтобы не выбиваться из повестки.
21. Разница между молчунами и болтунами на дистанционных встречах станет еще заметнее. Принимайте это во внимание и дайте возможность выразить свое мнение всем участникам. При большом количестве участников дайте слово тем, кто еще не отвечал.
22. Внимательно следите за временем, чтобы не пришлось неожиданно прервать встречу без толкового завершения.
к содержанию ↑
В конце встречи:
В офисе встреча завершается, когда участники покидают переговорную комнату. Однако и в офисе встречи часто заканчиваются невнятно: участники расходятся без ясного понимания, о чем договорились, какие действия и кто будет выполнять. Фиксация результатов при дистанционных встречах становится еще более важной.
23. Следите за временем и оставьте хотя бы 5–10 минут для организованного завершения встречи.
24. Устно подведите итоги встречи, озвучив основные решения и договоренности — это повысит вовлеченность и позволит лучше запомнить содержание встречи.
25. Попросите поставить оценку эффективности/пользы встречи и дать обратную связь, используя заранее подготовленные опросные формы.
26. Расскажите участникам, где и как получить материалы встречи.
Следующая
