Внутренние документы организации: перечень и образцы
Внутренние документы организации регулируют многие аспекты ее повседневной деятельности. Они обеспечивают управленческие процессы, определяют порядок и условия выполнения административных решений.
Содержание:
- Какие виды официальных бумаг входят в перечень внутренних документов
- Правила оформления и регистрации внутренних документов
- Как вести учёт внутренних документов в компании
Образцы внутренних документов компании:
Форма Т-3. Штатное расписание Скачайте бесплатноПравила внутреннего трудового распорядка Скачайте бесплатноПриказ о проведении инвентаризации Скачайте бесплатноПриказ об увольнении Скачайте образецСлужебная записка о премировании сотрудника Скачайте образецТрудовой договор Скачайте образецЖурнал регистрации приказов по личному составу Скачайте образец
Больше образцов внутренних документов компании найдете в статье >>>
к содержанию ↑Виды внутренних документов
Внутрикорпоративные акты помогают решать задачи в пределах конкретной организации. Есть множество видов подобной документации. Как правило, ее классифицируют по признакам назначения, содержания и порядка согласования официальной бумаги.
Перечень внутренних документов, которые компания использует в организационной и производственной деятельности, зависит от многих факторов, в том числе:
- формы собственности;
- организационно-правовой формы;
- сферы деятельности;
- численности штата;
- степени открытости
Внутренние документы организации: перечень
Выполняют функции правовой базы компании и включают обязательные к исполнению положения, основанные на нормах административного права. Устав, штатное расписание, регламент, правила внутреннего трудового распорядка, должностная инструкция
Фиксируют управленческие решения организационных вопросов. Например, приказы по основной деятельности, личному составу.
Сообщают информацию о фактическом положении дел, побуждают к принятию административных решений, изданию распорядительных актов. Служебные записки, заявления, протоколы, заключения.
Устанавливают гражданские права и обязанности двух или более сторон соглашения (физических или юридических лиц), изменяют или прекращают их. Договоры аренды, подряда, допсоглашения
Фиксируют различные аспекты деятельности организации, регулируют текущие вопросы. Это могут быть лицензии, разрешения, допуски, уведомления о начале деятельности. Лицензии, допуски, свидетельства, уведомления
Служебные бумаги по основной деятельности
Служат основой для синтетического и аналитического учета в компании, необходимы для составления отчетностей (налоговой, бухгалтерской, статистической) и бухгалтерского учета. Главная книга, отчеты, акты ревизий, балансы.
Фиксируют права и обязанности работодателя и его подчиненных, регламентируют трудовые отношения. Трудовые договоры, трудовые книжки, личные карточки, соглашения, графики отпусков
Создаются отдельными сотрудниками в индивидуальном порядке. Например, резюме, автобиографии, расписки, доверенности
к содержанию ↑Формы регистрации внутренних документов
Компания, в зависимости от своих потребностей, вправе самостоятельно выбрать, какую форму регистрации внутренних документов использовать.
Журнальная
Предпочтительна в случае незначительного объема документооборота, предполагает наличие отдельного журнала для каждой категории локальной документации. Удобная форма, когда документальный учет выступает на первое место в связи со спецификой деятельности компании. Занимает значительное время, приводит к дублированию операций, усложняет справочную работу и контроль сроков исполнения.
Чтобы упростить поиск, целесообразно вести отдельные журналы регистрации для каждого вида внутренних документов, например, журнал регистрации: дополнительных соглашений, приказов по основной деятельности, договоров аренды, служебных записок и пр.
Журнал регистрации трудовых договоров: образец
к содержанию ↑Какие документы относятся к внутренним документам организации
Внутренние документы организации – официальные документы, используемые в текущей деятельности организации. Такие документы разрабатывают сотрудники различных подразделений на основе решений руководства и в соответствии с принятыми в компании правилами разработки документов.
Организации и предприниматели обязаны хранить документы, которые используют в деятельности. Если уничтожить раньше срока, налоговые инспекторы вправе оштрафовать. Чтобы обеспечить сохранность документов и избежать споров, определитесь с правилам хранения документов.
О том, как правильно хранить документы организации, смотрите в Системе Главбух.
Следующая